كيفية الرفض بأدب

في أعماق النفس، من طبيعة الإنسان أن يحب ويسعى للحصول على تأكيد من الآخرين. لكن للأسف، مهما حاولنا، أحياناً يتعين علينا أن نختلف أو نرفض فعل شيء ما ونقول لا للشخص على الطرف الآخر. قد يكون هذا صعباً جداً بالنسبة لأولئك الذين يخافون من ردود الفعل السلبية ويريدون أن يحبهم الجميع. إذاً إليك بعض الطرق لرفض الأمور بأدب، سواء كان ذلك للعمل مثل خدمة العملاء أو أي موقف يومي آخر.

هذه الطرق تعمل في رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات الحقيقية والمكالمات الهاتفية وتطبيقات الدردشة أو أي موقف آخر حيث تحتاج إلى رفض طلب شخص ما.

اعتذر أولاً

قد يبدو هذا مثل نصيحة غريبة، خاصة إذا لم تكن قد فعلت شيئاً خاطئاً بموضوعية. ومع ذلك، قول آسف قبل قول لا له فوائد معينة. أولاً، تخبر الشخص الآخر أن أخباراً سيئة قادمة. ثانياً، أنت تظهر التعاطف، الذي يمكن أن يخفف حتى أقسى الضربات. هذه هي الطريقة التي ترفض بها الأمور بأدب ببساطة.

أنا آسف، لكن اضطررنا إلى رفض طلبك للانتقال إلى قسم آخر.

لا تتردد

إذا أنشأت إجابة معقدة على سؤال شخص ما فقط لرفض التماسه، يمكن حدوث شيئين.

أولاً، قد يعتقدون أنك تكذب بسبب تفاصيل إجابتك.

ثانياً، سيجدون طريقة لإقناعك بقول نعم من خلال إيجاد ثغرة في إجابتك.

لذا، بدلاً من كتابة رسالة رفض طلب كاملة، اجعلها سريعة وغير مؤلمة. ستكون أكثر صدقاً وهناك فرصة أقل لحدوث جدال لاحقاً.

لذا، بدلاً من: “أنا آسف، لكن لا يمكنني أن أقودك إلى المحطة غداً لأن ابنتي لديها دروس السباحة وإذا فاتتها تلك الدروس، فإن فرصها في الذهاب إلى بطولة الولاية في خطر.”

قل ببساطة:

أنا آسف لكن لا يمكنني مساعدتك، لدي شيء مخطط له غداً.

استخدم الكلمة الفعلية

أحياناً، تلطيف الكلام يمكن أن يسبب ضرراً أكثر من النفع. بدلاً من البحث عن طرق لتخفيف الضربة، استخدم الكلمة الفعلية مع الشخص الذي يتحدث إليك.

لا، أنا أخشى أنني لا أستطيع فعل ذلك من أجلك.

أو

هذا غير ممكن في الوقت الحالي.

أو

أفضل عدم الدخول في مثل هذا الموقف.

بهذه الطريقة، الشخص الذي يستمع سيكون لديه شك بأن إجابتك سلبية. هذا هو الحل الأسهل من بين جميع الحلول، لكن في نفس الوقت الأكثر خطورة لأنك قد تبدو فظاً أو مباشراً جداً.

قل لا مرتين، إذا اضطررت

أحياناً، سيستمر الناس في الإصرار بعد سماعهم رفضك للمرة الأولى. قد يعتقدون أنه من الممكن تغيير رأيك أو أنك قد تستسلم بعد إقناع كافٍ. ببساطة (وبأدب) أعد تأكيد إجابتك السلبية.

كما قلت، أنا أخشى أنني لا أستطيع مساعدتك في الوقت الحالي.

أو

كما ذكرت سابقاً، نحن لا نقدم خصومات للمسنين.

وجههم إلى شخص آخر

موقف واحد حيث لا يواجه الناس مشكلة في سماع لا هو عندما ترسلهم إلى شخص آخر قد يكون أكثر فائدة. بهذه الطريقة، لن يعتبروها رفضاً، بل مساعدة في الحصول على ما يحتاجونه حقاً. بالطبع، أولاً، تأكد من أن الشخص الذي ترسله إليه يمكنه القيام بالمهمة الفعلية.

لا يمكنني مساعدتك في الوقت الحالي لأنني لست خبيراً في الضرائب، لكن سوزان من قسم المحاسبة يمكنها أن تساعدك.

أو

بينما لا أستطيع حل هذه المشكلة على الفور، يمكنني ربطك بشخص من خدمة العملاء لمساعدتك.

عكس طلبهم

بالحديث عن التعاطف، إحدى أفضل التكتيكات للنجاح برد سلبي هي افتراض نفس موقفهم. إذا كنت تتعامل مع موقف صعب (أو شخص صعب)، فقد يساعد هذا في جعل ردك لا يبدو سلبياً جداً. تماماً كما في السيناريو السابق، أنت تبدأ بشكل لطيف قبل الرفض.

أنت محق، استغرقنا وقتاً طويلاً عند معالجة طلبك. ومع ذلك، لا يمكنني مساعدتك في هذا الوقت.

أو

من الصحيح أننا لم نفعل ما يكفي لقضيتك. ومع ذلك، أعتقد أننا لا نستطيع حقاً مساعدتك في طلبك.

اقترح بديلاً

بالتأكيد، الحصول على لا كإجابة لن يشعر بالرضا للشخص على الطرف الآخر. ومع ذلك، إذا أعطيتهم بديلاً يبدو جيداً بنفس القدر، فمن المحتمل أنهم سيقبلون الرفض بشكل أفضل بكثير.

أنا أخشى أنني لا أستطيع إعطاءك خصماً على خطة مميزة، لكن يمكنني إعطاؤك شهراً آخر من التجربة المجانية.

هذا ليس دائماً ممكناً، لأنه أحياناً لا توجد خيارات بديلة. أيضاً، ضع في الاعتبار أن إعطاء بديل قد يفتح نقاشاً أكثر غير ضروري.

العودة إليهم

في كثير من الأحيان، طلب شخص ما ببساطة لا يمكن تلبيته على الفور. قد لا تعرف ما إذا كان ممكناً، أو تحتاج إلى موافقة شخص آخر أو قد يكون شيئاً مختلفاً تماماً. في هذه الحالات، أخبر الشخص أنك ستتحقق وستعود إليه في وقت لاحق. بالطبع، تأكد من العودة إليهم فعلاً.

لا يمكنني إخبارك أين شحنتك في الوقت الحالي، لكنني سأتحقق من ذلك وأخبرك في وقت ما غداً إذا كان ذلك يناسبك.

أو

بينما لا أستطيع مساعدتك في الوقت الحالي، يمكنك العودة غداً ومعرفة ما إذا كان لدينا المزيد من تلك الأحذية في المخزون.

مثال حقيقي: كيفية رفض دعوة؟

دعنا نلقي نظرة على مثال محدد. كيفية رفض دعوة زفاف؟ إذا لم تتمكن من حضور حفل زفاف أو ربما لا تريد الحضور إلى حفل زفاف، فقد يكون معرفة كيفية رفض دعوة الزفاف بأدب صراعاً متكرراً.

نماذج رفض دعوة الزفاف:

شكراً لك كثيراً على الدعوة. للأسف، لا أستطيع الحضور. تهانينا لكما. أتمنى لكما يوماً جميلاً!

أو

أنا آسف، لكن لا يمكنني الحضور شخصياً. أود الاحتفال معكما عندما تتاح لنا الفرصة. على أي حال، تهانينا لكما!

الخلاصة

قول لا أو الرفض بأدب هو أحد أصعب الأشياء التي يجب القيام بها، بغض النظر عن الموقف أو الشخص أو اللغة. ستساعدك هذه النصائح على قول لا بسهولة أكبر وتجنب المواقف غير السارة مع الشخص على الطرف الآخر. إذا كنت تريد معرفة المزيد، تحقق من مقالة التواصل مع العملاء لدينا للحصول على معرفة إضافية.

اكتشف بنفسك

المعرفة قوة، لكن فقط عندما تطبقها في الممارسة. اختبر كل شيء في أكاديميتنا مباشرة داخل LiveAgent.

|

|