أمثلة البريد الإلكتروني السيء

أهمية أمثلة البريد الإلكتروني السيء

كطريقة سريعة وفعالة للتواصل مع الناس، يعتبر البريد الإلكتروني جزءاً ضخماً من التواصل التجاري. يمكن أن تكون طريقة رائعة لبناء علاقات مع العملاء المحتملين والعملاء الحاليين وأعضاء الفريق والمصلحين والمتعاونين المحتملين.

ومع ذلك، إذا لم تكن حذراً، فقد تبدو رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك غير احترافية أو حتى وقحة.

في هذا الدليل، سننظر إلى بعض أمثلة رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة بشكل سيء ونناقش كيفية تجنب ارتكاب نفس الأخطاء بنفسك ثم الاضطرار إلى التوصل إلى رسائل اعتذار.

البريد الإلكتروني هو أحد أهم الأدوات في مجموعة أدوات أي صاحب عمل أو موظف، حيث يمكن استخدام طريقة الاتصال هذه لكل شيء من التسويق، من خلال الوصول البارد عبر البريد الإلكتروني، إلى خدمة العملاء. ومع ذلك، إذا لم يتم القيام به بشكل صحيح، فقد يسبب البريد الإلكتروني ضرراً أكثر من النفع.

لهذا السبب من المفيد أن يكون لديك بعض أمثلة ممارسات البريد الإلكتروني غير الاحترافية للرجوع إليها قبل إرسال أي رسائل إلى العملاء المحتملين أو الزملاء.

من خلال معرفة ما يجب تجنبه، ستتمكن من كتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة للعمل بدلاً من تلك التي لا تُفتح حتى أو - الأسوأ من ذلك - تضر بصورتك المهنية.

كيفية تجنب عناوين البريد الإلكتروني السيء

يجب أن يكون سطر الموضوع في كل بريد إلكتروني تُرسله موجزاً وذا صلة بمحتوى الرسالة. على هذا النحو، اذكر دائماً موضوع بريدك الإلكتروني في الرأس وليس شيئاً غامضاً مثل “مرحبا”.

على سبيل المثال، إذا كنت تُرسل بريداً إلكترونياً للتواصل مع شخص التقيت به في حدث حديث، فإن سطر موضوع مثل “كان من الجميل أن التقيت بك في المؤتمر الأسبوع الماضي” سيوفر بعض السياق للمستقبل. سيعرفون بالضبط ما يتعلق به البريد الإلكتروني ويجعل رسالة بريد إلكتروني أكثر فعالية من مجرد “مرحبا، دعنا نتحدث”، والذي من المحتمل أن يتم تجاهله أو تخطيه في صندوق وارد مزدحم.

من المهم حتى أكثر توضيح ما يتعلق به رسالتك في سطر الموضوع إذا كنت تقوم بالبريد البارد، حيث لن يتعرف المستقبل على اسم المرسل.

عندما يتم الرد على بريد إلكتروني وتتقدم المحادثة، من المعتاد أن يكون سطر الموضوع مسبوقاً بـ “رد: “. هذه ممارسة مقبولة طالما لم يتغير موضوع النقاش، وفي هذه الحالة من الأفضل أن يتغير الرأس ليبقى ذا صلة بالموضوع الحالي وينشئ خيط بريد إلكتروني جديد وفقاً لذلك.

بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك دائماً تجنب استخدام جميع الأحرف الكبيرة أو علامات التعجب المفرطة في سطر الموضوع، حيث يمكن أن يبدو هذا عدوانياً أو غير احترافي. علاوة على ذلك، قد يؤدي استخدام مثل هذا التنسيق أو الترقيم إلى تفعيل مرشحات البريد العشوائي ومنع رسالتك من الوصول إلى صندوق البريد الرئيسي للمستقبل.

أمثلة على عناوين البريد الإلكتروني السيء

• عاجل!!!!
• نحتاج إلى التحدث
• هل يمكنني اختيار دماغك؟
• سؤال سريع
• مجرد متابعة
• مرحبا!
• كيف حالك؟
• رد: رد: [الموضوع]
• إعادة توجيه: إعادة توجيه: [الموضوع]
• هل رأيت هذا؟؟؟

كيفية عدم كتابة بريد إلكتروني سيء

بالنسبة لنص البريد الإلكتروني، من المهم استخدام نبرة مهذبة واحترافية. هذا يعني عدم استخدام أي لغة عامية أو اختصارات أو مصطلحات قد لا يفهمها المستقبل، وكذلك الرموز التعبيرية التي لا مكان لها في التواصل الرسمي.

من الأفضل أيضاً تجنب الفكاهة أو الملاحظات الذكية أو السخرية، حيث لا تُترجم جيداً في النص وقد تؤدي إلى سوء فهم محرج أو حتى غير سار. الشيء نفسه ينطبق على الشكوى أو الثرثرة حول الزملاء أو الحياة الشخصية، والتي يجب أن تقتصر على رسائل البريد الإلكتروني الشخصية.

بالإضافة إلى ذلك، اجعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك موجزة وموجزة قدر الإمكان. لا أحد يريد قراءة بريد إلكتروني طويل وغير منظم، لذا انتقل مباشرة إلى النقطة وقدم أي معلومات أو مرفقات ذات صلة مقدماً.

يمكن أن تبدو الأحرف الكبيرة المفرطة في نص البريد الإلكتروني، كما هو الحال في سطر الموضوع، عدوانية وقد تؤدي إلى تفعيل مرشحات البريد العشوائي. من غير الضروري أيضاً استخدام ألوان و/أو خطوط مختلفة لأن النص المخصص قد يظهر بالطريقة الافتراضية للمستقبل أو، الأسوأ من ذلك، قد يكون غير قابل للقراءة.

بدء نص رسالتك بسطر افتتاحي ضعيف وغير فعال هو طريقة أخرى مؤكدة لترك انطباع سيء. تشمل بعض الأماكن الشائعة “مرحبا”، و"آمل أن تجد هذا البريد الإلكتروني بخير”. غالباً ما تكون هذه الأسطر مستخدمة بكثرة وتقليدية.

تنسيق بريدك الإلكتروني بطريقة أخرى غير رسالة العمل هو خطأ آخر. يتضمن ذلك الأحرف الكبيرة المذكورة أعلاه والألوان والخطوط، بالإضافة إلى إضافة مقاطع فيديو أو صور غير ذات صلة بالنقاش.

عنصر آخر من البريد الإلكتروني السيء سيكون إدراج استدعاءات إجراء غير واضحة (CTAs) أو الإفراط في استخدامها. تعليمات لمستقبل البريد الإلكتروني تخبره بما يجب فعله بعد ذلك، مثل “يرجى الاتصال بي في أقرب وقت ممكن”، يمكن أن تكون فعالة. ومع ذلك، إذا كانت استدعاءات الإجراء الخاصة بك غامضة أو كان هناك عدد من منها، فقد يتم تجاهلها تماماً.

ما قد يتم تضمينه في بريد إلكتروني سيء

• لغة عامية
• اختصارات
• مصطلحات متخصصة
• رموز تعبيرية
• نكات
• ملاحظات ذكية
• سخرية
• شكاوى
• ثرثرة
• الكثير من المعلومات
• كتل نصية طويلة
• أحرف كبيرة مفرطة
• استخدام غير ضروري للألوان و/أو الخطوط
• سطر افتتاحي ضعيف أو غير فعال
• صور أو مقاطع فيديو أو وسائط أخرى غير ذات صلة
• استدعاءات إجراء غير واضحة أو مفرطة
• صورة التوقيع الشخصي
• إخلاءات مسؤولية أو رسائل طويلة بعد التوقيع

أمثلة على رسائل بريد إلكتروني غير احترافية وقوالب

عاجل!!!!

نحتاج إلى التحدث

هل يمكنني اختيار دماغك؟

سؤال سريع

مجرد متابعة

مرحبا!

كيف حالك؟

رد: رد: [الموضوع]

إعادة توجيه: إعادة توجيه: [الموضوع]

هل رأيت هذا؟؟؟

ممارسات البريد الإلكتروني السيء

• تضمين عدد كبير جداً من المستقبلين في حقل “إلى:” - استخدم قوائم البريد الإلكتروني إذا كنت تراسل عدداً كبيراً من الأشخاص في وقت واحد.
• نسخ أو نسخ شخص ما دون علمهم - قم بتضمين شخص ما في محادثة فقط بموافقتهم، وإلا فقد يؤدي ذلك إلى سوء فهم.
• نسيان إرفاق ملف تم ذكره في البريد الإلكتروني - هذا خطأ شائع ويمكن أن يكون محبطاً للشخص الذي تراسله. سيتعين عليك أيضاً إرسال بريد إلكتروني متابعة مع المرفق، مما قد يؤدي إلى تكديس صندوق الوارد الخاص بالمستقبل.
• إرسال مرفقات كبيرة - إذا أرسلت ملفاً كبيراً، فقم بتحميله إلى خدمة تخزين سحابي مثل Google Drive أو Dropbox وشارك الرابط بدلاً من ذلك.
• الرد على الجميع عندما لا يكون ضرورياً - قم بتضمين الجميع في المحادثة فقط إذا كان ردك ذا صلة بكل واحد منهم.
• إعادة توجيه إعادة توجيه - تجنب تمرير بريد إلكتروني عدة مرات بحيث يكون الرسالة الأصلية بالكاد معروفة. إذا قمت بإعادة توجيه بريد إلكتروني سابق، فقم بتقليصه إلى الأجزاء ذات الصلة.
• عدم تضمين تحية (مثل عزيزي) أو إغلاق (على سبيل المثال مع أطيب التحيات) - هذه آداب أساسية يجب عدم تجاهلها عند بدء أو إغلاق بريد إلكتروني.
• حذف اسم “من” - إذا لم تقم بتضمين اسمك في البريد الإلكتروني، فقد لا يعرف المستقبل من يكون. قد يكون هذا محيراً بشكل خاص إذا كنت ترد على خيط بريد إلكتروني حيث تكون أسماء المشاركين الآخرين مرئية.
• عدم مراجعة بريدك الإلكتروني قبل الضغط على إرسال - خذ دائماً بضع لحظات لقراءة رسالتك قبل إرسالها، لتجنب أي أخطاء إملائية أو نحوية محرجة.
• إرسال بريد إلكتروني عندما تكون منزعجاً - من الأفضل دائماً الانتظار بضع ساعات (أو الأفضل من ذلك، يوم واحد) قبل الضغط على إرسال رسالة غاضبة ستندم عليها لاحقاً.
• كتابة شيء ما في بريد إلكتروني عندما يمكنك قوله للمستقبل وجهاً لوجه - إذا أمكن، غالباً ما يكون من الأفضل إجراء محادثة بدلاً من محاولة حل الأمور عبر البريد الإلكتروني.
• عدم استخدام عنوان بريد إلكتروني احترافي - إذا كان بريدك شيئاً مثل “iluvkitties@gmail.com ”، فقد حان الوقت لإنشاء واحد جديد لأغراض العمل.
• عدم كفاية التخصيص الناتج عن عدم كفاية البحث - من المرجح أن يتم تجاهل الرسائل العامة. خذ الوقت الكافي لتعلم المزيد عن المستقبل وما قد يهمهم قبل أن تبدأ الكتابة.
• عدم وجود فوائد للمستقبل - يجب أن يكون لكل بريد إلكتروني غرض وهذا الغرض يجب أن يكون واضحاً للشخص الذي تُرسله إليه. تأكد من أن رسالتك شيء سيجده مفيداً أو مثيراً للاهتمام.
• حذف التوقيع تماماً - على الأقل، قم بتضمين اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك حتى يعرف المستقبل كيفية التواصل معك. يمكنك أيضاً إضافة عنوانك الوظيفي واسم الشركة ومعلومات أخرى ذات صلة مثل ملفات تعريف وسائل التواصل الاجتماعي.
• إرسال رسائل إلى المستقبلين الخاطئين - على الرغم من أنها محرجة بشكل خاص، إلا أنها يمكن أن تحدث بسهولة أكثر مما قد تعتقد. تحقق دائماً من المستقبل (المستقبلين) قبل الضغط على إرسال.

الخلاصة

يمكن لرسائل البريد الإلكتروني السيء للعمل أن تكلفك الوقت والمال والعملاء. تذكر مراجعة رسائلك وكن محترماً لوقت المستقبل وتأكد من أن بريدك الإلكتروني له غرض.

باتباع نصائحنا البسيطة وعدم تكرار الأمثلة السيئة المذكورة أعلاه، ستتأكد من ترك انطباع جيد مع مراسلاتك التجارية.