قائمة التحقق لخطة التواصل أثناء الأزمات
أنشئ خطة تواصل فعّالة أثناء الأزمات باستخدام قائمة التحقق من لايف إيجنت. حدد أصحاب المصلحة، صِغ الرسائل، درّب الفرق، وابقَ مستعدًا!...
10 دقيقة قراءة
تحدد خطط الاتصالات كيفية تفاعل الشركة أو المنظمة أو الفرد مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين للحفاظ على تحديثهم بشأن أحدث التطورات.
تتضمن من وماذا ومتى وأين ولماذا وكيف استراتيجيات وتكتيكات الاتصالات المصممة لمشروع أو حملة معينة.
في منشور المدونة هذا، سنوفر قوالس خطة اتصالات يمكنك استخدامها لعملك الخاص كلما احتجت إلى توصيل أنواع مختلفة من الرسائل إلى مختلف المساهمين. سنناقش أيضاً بعض النصائح لإنشاء خطة اتصالات فعالة.
أهمية وجود خطة اتصالات
في عالم اليوم سريع الخطى والمتغير باستمرار، من الأهم من أي وقت مضى أن يكون لديك خطة واضحة وموجزة للاتصالات جاهزة عند الحاجة.
بدونها، يمكن للشركات أن تغرق بسهولة في التفاصيل وتفوت فرصاً مهمة للتواصل مع أصحاب المصلحة، أو تفشل في القيام بذلك بسرعة كافية.
يمكن لقالب خطة الاتصالات أن يكون أداة قيمة للمنظمات من جميع الأحجام. سواء كنت تتواصل مع موظفيك أو عملائك أو شركائك أو وسائل الإعلام، يمكن لخطة الاتصالات أن تساعد في ضمان أن رسالتك واضحة وموجزة وفي الهدف.
كيفية تسمية خطة الاتصالات
يجب أن يعكس عنوان هذا المستند غرضه، والذي عادة (وليس دائماً) يعني تضمين “خطة الاتصالات” وبعض التفاصيل المحددة. بهذه الطريقة، سيعرف كل من يتعامل مع المستند ما هو عليه ويمكنه الرجوع إليه بسهولة عند الحاجة.
على سبيل المثال، إذا كانت خطة الاتصالات لإطلاق منتج جديد أو حملة تسويقية معينة، فقد تعطيها عنواناً يوضح ذلك بالضبط. العناصر الأخرى التي يمكن تضمينها في العنوان هي التواريخ التي ستكون خطة الاتصالات سارية المفعول فيها واسم المنظمة أو الفريق الذي تنطبق عليه.
سيؤدي تضمين هذا النوع من المعلومات في موضوع المستند إلى إبلاغ الأطراف ذات الصلة بخطة الرسائل والحصول على موافقة الجميع على نفس الصفحة فيما يتعلق بموعد إمكانية أو الحاجة إلى إجراء أنشطة اتصالات معينة.
أمثلة على سطر الموضوع في خطة الاتصالات
- خطة اتصالات إطلاق المنتج الجديد
- [العنوان]: خطة اتصالات الحملة التسويقية
- خطة الاتصالات الداخلية [اسم الشركة]
- خطة الاتصالات الاستراتيجية: [اسم الشركة]
- خطة اتصالات إدارة المشروع [اسم المشروع]
- خطة الاتصالات الجديدة [التغيير في الشركة]
- خطة الاتصالات مع أصحاب المصلحة: [اسم الشركة]
- [تاريخ البداية] – [تاريخ النهاية]: خطة الاتصالات في مارس
كيفية كتابة خطة اتصالات
تعتمد طريقة بدء خطة الاتصالات على الغرض أو نوع الاتصالات.
في بعض الأحيان يكون من المفيد البدء بمقدمة توفر السياق وتحدد نبرة أسلوب الاتصالات الذي سيتبع، بينما في أوقات أخرى قد يكون من الأفضل الانتقال مباشرة إلى أهداف الاتصالات والاستراتيجيات.
بشكل عام، سيكون من المفيد اتباع الخطوات أدناه لكتابة خطة اتصالات فعالة لضمان أن رسالتك تصل إلى الهدف:
- إجراء تدقيق لاستراتيجية الاتصالات الحالية (إن أمكن) – سيسمح لك هذا بتحديد أي مناطق مشكلة أو فجوات في المحتوى (على سبيل المثال، المواد التسويقية المفقودة) التي تحتاج إلى تضمينها في الخطة الجديدة أو المحدثة.
- حدد أهداف SMART لخطة الاتصالات الخاصة بك – سيساعدك تحديد أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة بوقت على تحديد فعاليتها.
- طور بيان المهمة والقيم الأساسية والرسائل الرئيسية لمنظمتك – يجب أن تكون هذه هي الأساس الذي تُبنى عليه جميع استراتيجيات وأنشطة الاتصالات. قد يتم تحديدها أيضاً بشكل صريح في خطة الاتصالات.
- حدد شرائح الجمهور المستهدفة لخطة الاتصالات الخاصة بك – معرفة وفهم متلقي رسالتك يجعل من الأسهل تحديد النبرة الصحيحة لهم.
- قرر القناة (القنوات) التي سيتم توصيل رسائلك من خلالها – سواء كانت أفضل طريقة للوصول إلى جمهورك المستهدف عبر البريد الإلكتروني أو بيان صحفي، على سبيل المثال، يؤثر على كيفية كتابة خطة الاتصالات.
- تعيين الأطراف المسؤولة – قرر من سيكون مسؤولاً عن تنفيذ خطة الاتصالات الخاصة بك على القنوات المختلفة وللجمهور المختلف.
- احسب المدة التي ستستغرقها كل خطوة وبالتالي المدة الإجمالية لخطة الاتصالات – هذا ضروري لتوضيح الجدول الزمني وتخصيص ميزانية لتوفير الموارد اللازمة.
- قياس نتائج خطتك بعد التواصل مع أصحاب المصلحة ذوي الصلة – يعني التعرف على مجالات التحسين أنه يمكنك تحديث استراتيجيتك لزيادة فعاليتها.
ما يجب تضمينه في خطة الاتصالات
- الغرض – ما الذي تهدف خطة الاتصالات المحددة هذه إلى تحقيقه
- الجمهور المستهدف – الجمهور المستهدف لرسالتك
- التواريخ – متى تم إنشاؤها و/أو متى ستنطبق خطة الاتصالات المحددة هذه
- الطرق – القنوات الاتصالية التي سترسل رسائلك من خلالها
- الأدوار والمسؤوليات – المهام التي سيتولاها كل طرف متورط
- الأفعال والممنوعات – الممارسات الجيدة والأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها عند التواصل مع أصحاب المصلحة في المشروع
- إطار التصعيد – على سبيل المثال، “خط الدفاع الأول” وتحديد “فريق الاستجابة الأكبر”
- التحديثات – كيفية ومتى تعديل المستند للحفاظ على خطة اتصالات فعالة
أمثلة وقوالس خطة الاتصالات
خطة اتصالات إطلاق المنتج الجديد
[اسم الشركة]: خطة اتصالات إطلاق [اسم المنتج]
تنطبق خطة الاتصالات هذه على إطلاق [اسم المنتج] وتكون سارية المفعول من [تاريخ البداية] – [تاريخ النهاية]، قبل وبعد تاريخ الإطلاق [تاريخ الإطلاق].
الأهداف: • التأكد من أن جميع الموظفين على علم بتاريخ الإطلاق وحصولهم على المعلومات اللازمة عن المنتج • إثارة الإثارة والاهتمام بالمنتج بين الموظفين • توفير رسالة واضحة وموجزة للعملاء حول المنتج • إدارة التوقعات فيما يتعلق بأوقات التسليم والتوفر
وسائل الاتصالات: • البريد الإلكتروني • بيان صحفي • منشور وسائل التواصل الاجتماعي – [القناة 1]، [القناة 2]، …
مراحل الإطلاق: • أنشطة ما قبل الإطلاق • يوم الإطلاق • متابعة ما بعد الإطلاق
أنشطة ما قبل الإطلاق ([X] أشهر قبل الإطلاق): • [النشاط 1] • [النشاط 2] • [النشاط 3] …
يوم الإطلاق: • الكشف المباشر عن المنتج • مقابلات مع [وسائل الإعلام] • تتبع ردود الفعل
متابعة ما بعد الإطلاق (حتى [X] أشهر بعد الإطلاق): • [النشاط 1] • [النشاط 2] • [النشاط 3] …
الأدوار والمسؤوليات: • [الشخص 1] سيكون مسؤولاً عن صياغة جميع مواد الاتصالات • [الشخص 2] سيكون مسؤولاً عن إرسال مواد الاتصالات إلى وسائل الإعلام • [الشخص 3] سيكون مسؤولاً عن التعامل مع استفسارات العملاء
الأفعال: • أنشئ جدول زمني للاتصالات للتأكد من أن جميع أنشطة الاتصالات تتم بطريقة في الوقت المناسب ومنسقة • استخدم الصور المرئية (على سبيل المثال، الصور والرسوم البيانية) لتقسيم النص وإضافة الاهتمام • تدقيق جميع مواد الاتصالات قبل إرسالها
الممنوعات: • لا تحمل أصحاب المصلحة بكمية كبيرة جداً من المعلومات في المرة الواحدة – قدم التحديثات على أساس منتظم لتجنب إرهاقهم. • لا تنسَ تضمين دعوة للعمل (على سبيل المثال، قم بزيارة موقعنا على الويب، اشترك في رسالتنا الإخبارية) لإشراك القارئ • لا تهمل اختبار مواد الاتصالات (على سبيل المثال، إرسال بريد إلكتروني اختباري) قبل إرسالها إلى قائمة أصحاب المصلحة بأكملها
إطار التصعيد: • إذا كانت هناك أي مشاكل في خطة الاتصالات، يرجى الاتصال بـ [الشخص المسؤول]. • إذا كان [الشخص المسؤول] غير متاح، يرجى الاتصال بـ [جهة الاتصال البديلة]
التحديثات: • سيتم مراجعة خطة الاتصالات هذه وإنهاؤها في [تاريخ المراجعة] • قد يتم إجراء تغييرات على أهداف الاتصالات والجمهور المستهدف والقنوات • يجب إرسال خطط الاتصالات المحدثة إلى [الفريق الداخلي/القسم المسؤول]
[العنوان]: خطة اتصالات الحملة التسويقية
ستطلق [اسم الشركة] حملة تسويقية لـ [اسم المنتج] من [تاريخ البداية] إلى [تاريخ النهاية].
الأهداف: • [الهدف 1] • [الهدف 2] • [الهدف 3] …
تحليل SWOT: • نقاط القوة – [نقطة القوة 1]، [نقطة القوة 2]، [نقطة القوة 3]، … • نقاط الضعف – [نقطة الضعف 1]، [نقطة الضعف 2]، [نقطة الضعف 3]، … • الفرص – [الفرصة 1]، [الفرصة 2]، [الفرصة 3]، … • التهديدات – [التهديد 1]، [التهديد 2]، [التهديد 3]، …
التكتيكات: • [التكتيك 1] • [التكتيك 2] • [التكتيك 3] …
القنوات: • البريد الإلكتروني • البحث المدفوع • الإعلانات المعروضة • وسائل التواصل الاجتماعي – Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram • بيان صحفي • منشور مدونة • الأحداث والندوات عبر الويب – [الحدث 1]، [الحدث 2]، [الحدث 3]، …
الأدوار والمسؤوليات: • [الشخص/الفريق المسؤول 1] سيكون مسؤولاً عن صياغة جميع مواد الاتصالات. • [الشخص/الفريق المسؤول 2] سيكون مسؤولاً عن إرسال مواد الاتصالات إلى وسائل الإعلام. • [الشخص/الفريق المسؤول 3] سيكون مسؤولاً عن التعامل مع استفسارات العملاء. • [الشخص/الفريق المسؤول 4] سيكون مسؤولاً عن إدارة الميزانية.
الميزانية: • $[X] لـ [التكتيك/القناة 1] • $[Y] لـ [التكتيك/القناة 2] • $[Z] لـ [التكتيك/القناة 3] …
التقييم: • سيتم استخدام [KPI 1] لقياس نجاح هذه الحملة التسويقية • سيتم تتبع [KPI 2] على أساس أسبوعي والإبلاغ عنه إلى [الشخص/الفريق المسؤول] • [KPI 3] …
الجدول الزمني: • [النشاط 1] – [تاريخ البداية] إلى [تاريخ النهاية] • [النشاط 2] – [تاريخ البداية] إلى [تاريخ النهاية] • [النشاط 3] – [تاريخ البداية] إلى [تاريخ النهاية] …
سيتم إنهاء خطة الاتصالات هذه في [تاريخ المراجعة] وبالتالي تخضع للتغيير حتى ذلك التاريخ.
خطة الاتصالات الداخلية [اسم الشركة]
الأهداف: التأكد من أن جميع أصحاب المصلحة يتم إبقاؤهم على اطلاع بالتطورات، والحفاظ على قنوات الاتصالات مفتوحة.
التحليل الموقفي: تم تحديد الاتصالات الداخلية في [اسم الشركة] كمجال يحتاج إلى تحسين. على وجه الخصوص، تم تحديد الاتصالات بين الإدارة والموظفين، والاتصالات بين أعضاء الفريق كمجالات تحتاج إلى تحسين.
أصحاب المصلحة: جميع موظفي [اسم الشركة]
التنفيذ: • سيتم وضع خطة اتصالات لتحسين الاتصالات في [اسم الشركة] • سيتم إبلاغ جميع الموظفين بخطة الاتصالات وأدوارهم فيها • سيتم مراجعة خطة الاتصالات على أساس منتظم وتحديثها حسب الضرورة
الفرق المشاركة: فريق الإدارة، فريق الموارد البشرية، فريق الاتصالات
الأدوار والمسؤوليات: • فريق الإدارة – مسؤول عن الاتصالات مع الموظفين • فريق الموارد البشرية – مسؤول عن الاتصالات بين أعضاء الفريق • فريق الاتصالات – مسؤول عن صياغة وإرسال مواد الاتصالات
الرسائل الرئيسية: • الاتصالات الفعالة في جميع الأوقات حاسمة • الاتصالات في [اسم الشركة] تحتاج إلى تحسين • سيتم وضع خطة الاتصالات هذه لتحقيق التغييرات اللازمة • لكل موظف دور يلعبه في خطة الاتصالات • سيتم مراجعة خطة الاتصالات على أساس منتظم • الاتصالات عملية ثنائية الاتجاه • يجب أن يشعر الموظفون بحرية طرح الأسئلة وتقديم التعليقات
الإرشادات: • يجب أن تكون جميع الاتصالات واضحة وموجزة • يجب إرسال مواد الاتصالات في الوقت المناسب • يجب مراقبة قنوات الاتصالات بانتظام • يجب أن تكون الاتصالات محترمة واحترافية في جميع الأوقات
الموافقة: [الشخص المسؤول]، [المنصب]، [تاريخ الإنشاء]
خطة الاتصالات الاستراتيجية: [اسم الشركة]
الملخص التنفيذي: خطة الاتصالات هذه مخصصة لـ [الغرض] وستكون سارية المفعول من [تاريخ البداية] حتى [تاريخ النهاية].
الأهداف: الحفاظ على اتصالات فعالة مع الجماهير المختلفة للحفاظ على مهمة وقيم الشركة.
بيان المهمة: [بيان مهمة الشركة]
القيم الأساسية: [قيم الشركة]
التحليل الموقفي: [معلومات الخلفية والسياق حول الموقف أو المشكلة التي تم تصميم خطة الاتصالات للتعامل معها]
| الجمهور | الرسالة (الرسائل) | الوسيط أو القناة | التكرار | التوقيت | عضو الفريق المعين | طريقة التعليقات |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [الجمهور 1] | [الرسالة 1] | وجهاً لوجه | أسبوعي | كل [يوم الأسبوع] | [الشخص/الفريق المسؤول 1] | استطلاع |
| [الجمهور 2] | [الرسالة 2] | تقرير | شهري | في غضون [X] ساعة من الموافقة | [الشخص/الفريق المسؤول 2] | نموذج التقييم |
| [الجمهور 3] | [الرسالة 3] | البريد الإلكتروني | يومي | [الوقت] | [الشخص/الفريق المسؤول 3] | المراجعة |
خطة اتصالات إدارة المشروع [اسم المشروع]
اسم المشروع: [اسم المشروع]
مدير المشروع: [اسم مدير المشروع]
تاريخ البداية: [تاريخ البداية]
تاريخ الانتهاء: [تاريخ النهاية]
أهداف المشروع: تصميم وبناء موقع ويب وتطبيق جوال للعميل لعمل التجارة الإلكترونية الجديد. تحسين الأول لترتيب محرك البحث (SEO) وكليهما للتحويل، وفقاً لأحدث إرشادات SEO [اسم الشركة]. اجعل الموقع والتطبيق سهل الاستخدام وسريع الاستجابة للجوال وجذاباً بصرياً، بما في ذلك دعوة فعالة للعمل (CTA) تشجع المستخدمين على التحويل بسهولة.
| هدف الاتصالات | طريقة الاتصالات | الجمهور | التكرار |
|---|---|---|---|
| [الهدف 1] | [الطريقة 1] | [الجمهور 1] | [يومي/أسبوعي/شهري] |
| [الهدف 2] | [الطريقة 2] | [الجمهور 2] | [يومي/أسبوعي/شهري] |
| [الهدف 3] | [الطريقة 3] | [الجمهور 3] | [يومي/أسبوعي/شهري] |
خطة الاتصالات الجديدة [التغيير في الشركة]
أنشأها: [الشخص المسؤول]
سارية المفعول من: [تاريخ البداية]
الملخص: • [التغيير 1] يحدث لأن [السبب 1] • [التغيير 2] هو نتيجة [السبب 2] • [التغيير 3] ضروري من أجل [السبب 3] …
ماذا يعني هذا للموظفين؟ [شرح كيف سيؤثر التغيير على الموظفين]
أصحاب المصلحة: • [الجمهور 1] سيتأثر بـ [التغيير 1] • [الجمهور 2] سيتأثر بـ [التغيير 2] • [الجمهور 3] سيحتاج إلى التكيف نتيجة [التغيير 3]
المراحل:
| المهمة | الجدول الزمني | الشخص/الفريق المسؤول |
|---|---|---|
| [المهمة 1] | [اليوم 1/الأسبوع 1/تاريخ البداية/إلخ.] | [الشخص/الفريق المسؤول 1] |
| [المهمة 2] | [اليوم 2/الأسبوع 2/التاريخ الأوسط/إلخ.] | [الشخص/الفريق المسؤول 2] |
| [المهمة 3] | [اليوم 3/الأسبوع 3/تاريخ النهاية/إلخ.] | [الشخص/الفريق المسؤول 3] |
خطة الاتصالات مع أصحاب المصلحة: [اسم الشركة]
سارية المفعول من: [تاريخ البداية] إلى [تاريخ النهاية]
الأهداف: • [الهدف 1] • [الهدف 2] • [الهدف 3] …
الأهداف: • [الهدف 1] • [الهدف 2] • [الهدف 3] …
التغييرات: • [التغيير 1] • [التغيير 2] • [التغيير 3] …
التوقعات: • [التوقع 1] • [التوقع 2] • [التوقع 3] …
اتصالات أصحاب المصلحة: • [القناة 1] • [القناة 2] • [القناة 3] …
تفاصيل الاتصال: [الشخص المسؤول]، [المنصب]، [رقم الهاتف/عنوان البريد الإلكتروني/إلخ.]
[تاريخ البداية] – [تاريخ النهاية]: خطة الاتصالات
اسم الشركة: [اسم الشركة]
تاريخ الإنشاء: [تاريخ الإنشاء]
معلومات الاتصال: [تفاصيل الاتصال]
المقدمة: تم إنشاء خطة الاتصالات هذه لـ [الغرض] وستكون سارية المفعول من تاريخ الإنشاء.
الأهداف: • [الهدف 1] • [الهدف 2] • [الهدف 3] …
الجمهور: • [المستخدم المستهدف 1] • [المستخدم المستهدف 2] • [المستخدم المستهدف 3] …
أفضل الممارسات في خطة الاتصالات
- ابدأ بجدول أو مخطط لتحديد أنواع الرسائل – القنوات الاتصالية التي ستستخدمها، من تستهدفه، والنبرة، إلخ.
- يجب إنشاء خطة عمل قبل إرسال أي اتصالات – من الأفضل أن تكون استباقياً وأن يكون لديك استراتيجيات لرسائل مختلفة موضحة قبل البدء في نشاطك أو قبل حدوث أي شيء خاطئ.
- قم بتضمين خطة اتصالات الأزمات كجزء من اتصالاتك الأكبر – المزيد عن ذلك هنا ➡️ قائمة التحقق من خطة الاتصالات في حالات الأزمات
- راجع وحدث خطة الاتصالات الخاصة بك بانتظام مع تقدم المشروع – ستتغير الأشياء حتماً وتريد أن تتكيف رسائلك وفقاً لذلك.
- تأكد من أن الجميع في فريق الاتصالات على علم بالمستند ويعرفون دورهم – خطط العمل فعالة فقط بقدر الأشخاص الذين ينفذونها.
- عين شخصاً ليكون مسؤولاً عن الاتصالات وتأكد من أن لديهم الوقت والموارد التي يحتاجونها لتحقيق النجاح.
الخلاصة
الاتصالات هي مفتاح النجاح في أي عمل، وإنشاء خطة لكيفية القيام بذلك لا يجب أن تكون عملية معقدة.
باتباع قالب، يمكنك كتابة خطة اتصالات فعالة توضح كيف ستوصل رسائلك إلى جماهيرك الرئيسيين في حالات مختلفة.
مع وثيقة خطة اتصالات مكتوبة جيداً، يمكنك الحصول على الجميع في منظمتك على نفس الصفحة حول نوع الرسائل التي تحتاج إلى إرسالها، ومتى، وكيف.
سيحافظ وجود هذا على استراتيجية الرسائل الخاصة بك متماسكة ومتوافقة مع أهداف عملك، مما يزيد من فرصك في تحقيق أهداف الاتصالات الخاصة بك.
