قوالب خدمة العملاء
عزز رسائل خدمة العملاء عبر البريد الإلكتروني باستخدام القوالب لتوفير الوقت، تقليل الأخطاء، وضمان الاتساق. تغطي القوالب سيناريوهات متنوعة مثل الرد على العملاء ال...
6 دقيقة قراءة
Customer Service
Email Templates
+2
فوائد استخدام نماذج البريد الإلكتروني لخدمة العملاء
يظل البريد الإلكتروني أحد القنوات الأساسية لخدمة العملاء لعدد هائل من المستهلكين. ومع ذلك، لا تبذل كل الشركات جهداً كبيراً في تقديم ردود سريعة واحترافية—وفي الواقع، بعضهم لا يرد على الإطلاق. أظهر استطلاع أن 62% من الشركات لا ترد على رسائل خدمة العملاء الإلكترونية، و90% لا تبلغ العميل بأنه تم استلام رسالته، بينما 97% لا يتابعون لمعرفة ما إذا كان العملاء راضين عن الإجابة.
بينما يكاد يكون من المستحيل كتابة كل بريد إلكتروني يدويًا للعملاء الحاليين أو المرتقبين، فإن استخدام نماذج خدمة العملاء التي تغطي مجموعة متنوعة من السيناريوهات يمكن أن يكون مفيدًا للغاية لفرق خدمة العملاء، خاصةً أولئك الذين يتعين عليهم التعامل مع عدد هائل من الرسائل. مع النماذج كنقطة انطلاق، يمكن لوكلائك مساعدة المزيد من العملاء في وقت أقل وبضغط أقل، والتأكد من تقديم خدمة متسقة. من إرسال رسائل الشكر إلى رسائل الغياب التلقائية، فإن الحفاظ على تدفق التواصل مع عملائك دائمًا أمر مفضل.
الفوائد الرئيسية:
- توفير الوقت وتحسين كفاءة الوكلاء - استخدام نماذج خدمة العملاء عند الرد على العملاء سيوفر على فريق الدعم لديك عناء إنشاء ردود فردية، ويُحسن من استغلال وقتهم وكفاءتهم.
- تقليل الأخطاء البشرية - باستخدام نماذج ردود خدمة العملاء الجاهزة والمجربة، يمكنك القضاء على الأخطاء البشرية وإزالة مخاطر إرسال رسائل غير صحيحة قد تزعج العملاء.
- الحفاظ على اتساق رسائل الشركة - تضمن نماذج البريد الإلكتروني لخدمة العملاء أن يكون جميع أعضاء فريق الدعم على نفس النهج بينما يبقى صوت علامتك التجارية حاضراً في كل تواصل.
نماذج البريد الإلكتروني الشائعة لخدمة العملاء
قد يكون بناء مكتبتك الخاصة من نماذج البريد الإلكتروني لخدمة العملاء أمراً صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً. هناك العديد من المواقف التي يجب أن تكون مستعدًا لها. من الرسائل الطويلة والمعقدة مثل رسائل الاعتذار وتذكيرات التجديد إلى الرسائل القصيرة والمباشرة مثل إعادة تعيين كلمة المرور، إليك بعض النماذج المجربة بناءً على سيناريوهات مختلفة يمكن لفريق الدعم لديك استخدامها وتخصيصها حسب الحاجة عند التفاعل مع العملاء والعملاء المحتملين.
نموذج الرد التلقائي على البريد الإلكتروني
مرحبًا [NAME]،
شكرًا لتواصلك مع [COMPANY]!
هذا الرد التلقائي لإبلاغك فقط بأننا استلمنا طلبك وسنعاود الاتصال بك بأسرع وقت ممكن. خلال [business_hours] نرد عادةً خلال بضع ساعات، وقد يستغرق الأمر وقتًا أطول قليلاً في المساء وعطلات نهاية الأسبوع.
أثناء انتظارك، ندعوك للاطلاع على قسم الأسئلة الشائعة أو تصفح قاعدة المعرفة الخاصة بنا حيث يمكنك العثور على الكثير من الإرشادات حول [PRODUCT].
أو، إذا كان طلبك عاجلاً، لا تتردد في الاتصال بنا على [number] أو بدء محادثة مباشرة مع فريق الدعم لدينا. نتطلع لإعادتك إلى العمل!
تحياتنا، [YOUR SIGNATURE]
نموذج متابعة مع العميل عبر البريد الإلكتروني
مرحبًا [NAME]،
آمل أن تكون بخير وأنك تستمتع بمنتجك. أتابع معك فقط لمعرفة ما إذا كان لديك أي أسئلة أو تحتاج إلى أي مساعدة. لقد أضفنا العديد من الميزات مؤخرًا وأعلم أنه قد يكون من الصعب متابعة جميع التحديثات.
كتذكير، إليك [link] لقاعدة المعرفة الخاصة بنا حيث يمكنك العثور على معلومات محدثة عن منتجنا وشركتنا في أي وقت.
لا تتردد في التواصل معي لأي استفسار، سأكون سعيدًا جدًا بمساعدتك.
مع التحية، [YOUR SIGNATURE]
نموذج بريد إلكتروني للشكر
عزيزي [NAME]،
شكرًا جزيلًا على ملاحظاتك الإيجابية وترك مراجعة على [website]، لقد رسمت ابتسامة كبيرة على وجوهنا!
يعمل فريقنا باستمرار على تحسين [المنتج/الخدمة] ومن الرائع دائمًا الاستماع لكلمات طيبة من عملائنا. نحن نحب أنك تحبنا، ومن الرائع أيضًا معرفة أن [المنتج/الخدمة] ساعدتك في تحقيق أهداف عملك.
شكرًا مرة أخرى لكونك عميلاً رائعًا!
مع التحية، [YOUR SIGNATURE]
نموذج الرد على عميل غاضب عبر البريد الإلكتروني
عزيزي [NAME]،
أنا آسف جدًا لسماع أنك مررت بتجربة سيئة لدرجة أنك لم تعد ترغب في التعامل معنا. كان رضا عملائنا دائمًا أولويتنا الأولى وأعتذر لأننا لم نتمكن من تلبية متطلباتك.
وبقدر ما يحزننا رحيلك، أفهم تمامًا مدى استيائك وأحترم قرارك بالكامل. أعتذر مرة أخرى عن أي إزعاج تسبّبنا به لك.
يرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة أو تعليقات أو ملاحظات إضافية. وإذا غيرت رأيك يومًا، سأكون هنا لمساعدتك بكل سرور.
مع أطيب التمنيات! [YOUR SIGNATURE]
نموذج الرد على عميل سعيد عبر البريد الإلكتروني
مرحبًا [NAME]،
يسعدنا جدًا سماع أنك راضٍ عن [PRODUCT/SERVICE]. في [COMPANY]، نسعى دائمًا لتقديم أفضل تجربة للعملاء، ويسعدنا أننا حققنا ذلك.
سنكون ممتنين إذا تركت لنا مراجعة على صفحتنا على فيسبوك حيث يمكن لآرائك أن تساعد المهتمين بمعرفة المزيد عنا.
شكرًا مرة أخرى ولا تتردد في التواصل معنا إذا كان هناك أي شيء يمكننا القيام به من أجلك في المستقبل!
مع خالص التقدير، [YOUR SIGNATURE]
نموذج الرد على شكوى عميل عبر البريد الإلكتروني
[NAME]،
أنا آسف جدًا لمعرفة أنك انتظرت على الخط مع قسم خدمة العملاء لدينا لما يقارب 30 دقيقة. أفهم تمامًا مدى الإحباط الذي شعرت به. لا يجب أن يحدث ذلك أبدًا لأننا نقدر وقت عملائنا. لقد أرسلت رسالتك إلى ممثل الخدمة المناسب.
فريق الدعم التقني لدينا يعطي الأولوية للمشكلة التي تواجهها مع برنامجنا، وهم يعملون الآن على حلها. سأقوم بإبلاغك فور إصلاحها.
أقدّر أنك أبلغتنا بتجربتك السلبية. نحن نسعى لضمان رضا العملاء في كل تفاعل، وأعتذر عن الإزعاج الذي سببناه لك.
في هذه الأثناء، يرجى إبلاغي إذا كان هناك أي شيء آخر يمكنني القيام به من أجلك.
تحياتي، [YOUR SIGNATURE]
نموذج الرد المتأخر عبر البريد الإلكتروني
مرحبًا [NAME]،
شكرًا لتواصلك مع [COMPANY]! تم استلام طلبك بتاريخ [date] برقم مرجعي: [number]. نعتذر لعدم الرد عليك حتى الآن. نحن حالياً نستقبل عددًا كبيرًا من طلبات الدعم ونقدّر صبرك أثناء عملنا على تقديم أعلى مستوى من الدعم لكل عميل. كن مطمئنًا، سيتواصل معك أحد وكلائنا في أقرب وقت ممكن.
تحياتي، [YOUR SIGNATURE]
نموذج المتابعة عبر البريد الإلكتروني
مرحبًا [NAME]،
آمل أن تكون بخير. أردت المتابعة معك بشأن المشكلة التي واجهتها قبل عدة أيام والمتعلقة بـ [وصف المشكلة]. هل تم حلها بنجاح؟
إذا كان هناك أي شيء يمكننا القيام به لتحسين تجربتك، فقط أخبرنا بالرد على هذه الرسالة. سأكون سعيدًا بمساعدتك في كل الأحوال وأتطلع لسماع أخبارك قريبًا.
يوم سعيد، [YOUR SIGNATURE]
نموذج تذكير بتجديد الاشتراك عبر البريد الإلكتروني
مرحبًا [NAME]،
نود أن نشكرك على استخدام منتجنا خلال العام الماضي ونأمل أننا أحدثنا فرقًا بالنسبة لك.
لاحظت أن اشتراكك السنوي سينتهي خلال أسبوعين، لذا أردت التواصل معك بخصوص الخطوات التالية. هل ترغب في تجديد اشتراكك؟ إذا كنت تدرس خياراتك، يسعدني النقاش معك لمساعدتك في اتخاذ القرار المناسب.
بانتظار ردك.
تحياتي، [YOUR SIGNATURE]
نموذج بريد إلكتروني لاسترداد المبلغ
مرحبًا [NAME]،
لقد قمنا بمعالجة عملية الاسترداد، ويجب أن يظهر المبلغ في حسابك خلال 1-3 أيام عمل حسب البنك الخاص بك.
أنا آسف لكونك غير راضٍ عن منتجنا، لكنني أتفهم تمامًا أنه قد لا يناسب الجميع. ونظرًا لأن أي ملاحظات تهمنا، هل يمكنك توضيح المزيد حول ما لم يعجبك تحديدًا؟
في هذه الأثناء، شكرًا لوقتك ولتجربتك لنا. نأمل أن نلتقي بك مجددًا في المستقبل القريب.
مع أطيب التحيات، [YOUR SIGNATURE]
