قوالب خدمة العملاء
عزز رسائل خدمة العملاء عبر البريد الإلكتروني باستخدام القوالب لتوفير الوقت، تقليل الأخطاء، وضمان الاتساق. تغطي القوالب سيناريوهات متنوعة مثل الرد على العملاء ال...
6 دقيقة قراءة
Customer Service
Email Templates
+2
خدمة العملاء جزء أساسي من أي نشاط تجاري ناجح، بغض النظر عن المجال الذي يعمل فيه. ومع ذلك، فإن تقديم خدمة ودعم ممتازين للعملاء لا يقتصر فقط على الإجابة عن أسئلتهم أو حل مشكلاتهم والمضي قدمًا. يجب التأكد من بقاء العميل راضيًا وسعيدًا عن الحل، ولهذا تعتبر المتابعة المستمرة أمرًا محوريًا. ومع ذلك، لدى العديد من الشركات تتوقف خدمة العملاء بمجرد معالجة طلب العميل. ورغم أن المتابعة مهمة بسيطة نسبيًا، إلا أنه غالبًا ما يتم تجاهلها.
في الواقع، وفقًا لأحدث تقرير SuperOffice لمعايير خدمة العملاء:
- 62% من الشركات لا ترد على رسائل خدمة العملاء عبر البريد الإلكتروني.
- 90% من الشركات لا تؤكد أو تعلم العميل باستلام البريد الإلكتروني.
- 97% من الشركات لا ترسل رسالة متابعة للعملاء لمعرفة ما إذا كانوا راضين عن الرد.
ما هي رسالة خدمة العملاء عبر البريد الإلكتروني؟
البريد الإلكتروني لخدمة العملاء هو أحد قنوات التواصل. التواصل عبر هذا البريد لا يحدث في الوقت الفعلي. لا حاجة لوجود الطرفين في نفس الوقت لبدء التواصل. تصل الرسائل تقريبًا بشكل فوري إلى المستلم. لإعلانات رسمية، يضمن استخدام نماذج بريد إلكتروني احترافية وضوح رسالتك واحترافيتها ووصولها للجمهور الصحيح.
قوة نماذج المتابعة لخدمة العملاء عبر البريد الإلكتروني
يمكن لرسائل المتابعة أن يكون لها تأثير كبير على تجربة العميل. غالبًا ما تدرك الشركات الصغيرة هذا الأمر وتستفيد منه، بينما تميل المنظمات الأكبر إلى نسيانه. يرغب معظم العملاء في الحصول على رد فوري، حيث يعتبر الكثير منهم أن الرد الفوري عبر البريد الإلكتروني يجب أن يكون خلال أقل من عشر دقائق. ومع برنامج إدارة البريد الإلكتروني المناسب لخدمة العملاء، يصبح إنشاء وإرسال رسائل المتابعة بعد أي تفاعل مع خدمة العملاء أمرًا سلسًا وفعالًا.
هذه الرسائل يمكن أن:
- تسعد العملاء من خلال إظهار أنك تهتم وتسعى لضمان رضاهم المستمر.
- تحسن تجربة خدمة العملاء بشكل عام.
- تعيد تفاعل العملاء وتشجعهم على مواصلة التواصل من خلال تقديم دعم استباقي.
- تعزز خيارات الخدمة الذاتية وتوجه العملاء إلى مصادر مساعدة مفيدة.
- تستعرض رؤى قيمة من ملاحظات العملاء.
10 نماذج رسائل متابعة لخدمة العملاء عبر البريد الإلكتروني
سواء كان الأمر يتعلق بتحديث العملاء حول حالة طلباتهم، أو طلب ملاحظاتهم، أو تقديم رعاية استباقية بعد الحل، لا يجب التقليل من قيمة المتابعة من قبل فريق خدمة العملاء لديك. إليك 10 نماذج رسائل متابعة تغطي مراحل مختلفة من عملية المتابعة — استخدمها كإلهام عند إعداد رسائل المتابعة الخاصة بك.
نموذج متابعة لتحديث حول المشكلة
مرحبًا [الاسم]،
أردت أن أطلعك على حالة مشكلتك قبل عطلة نهاية الأسبوع. لا تزال قيد المعالجة ويعمل عليها فريق الدعم الفني لدينا. نحن نولي طلبك أولوية، وسأتأكد من حل هذه المشكلة خلال عطلة نهاية الأسبوع. سيتم إعلامك فور الانتهاء.
يمكنك أيضًا متابعة حالة طلبك في أي وقت عبر تسجيل الدخول إلى حساب [العلامة التجارية] الخاص بك والنقر على علامة التبويب الطلبات.
شكرًا لصبرك! عطلة نهاية أسبوع سعيدة،
[توقيعك]
نموذج متابعة استباقي
مرحبًا [الاسم]،
آمل أن تكون بخير. أردت فقط الاطمئنان عليك بخصوص المشكلة التي واجهتها مؤخرًا بشأن [تفاصيل المشكلة]. هل تم حلها؟ هل تحتاج إلى أي مساعدة إضافية؟ يرجى إعلامي — سأكون سعيدًا بمساعدتك في أي حال.
يوم سعيد،
[توقيعك]
متابعة بعد تجربة خدمة إيجابية
مرحبًا [الاسم]،
على الرحب والسعة. أنا سعيد أنه من بين مئات العملاء الذين نرسل لهم رسائل يوميًا، يوجد من يقدر الجهد الذي نبذله لتقديم أعلى جودة من خدمة العملاء. عملاء مثلك هم السبب في سعينا الدائم للتميز في عملنا.
لا تتردد في التواصل معنا مجددًا إذا كان لديك أي أسئلة أو مشكلات أو استفسارات — نحن دائمًا على بُعد رسالة بريد إلكتروني وسنكون سعداء بمساعدتك.
تحياتي،
[توقيعك]
متابعة بعد تجربة خدمة سلبية
مرحبًا [الاسم]،
أعتذر مجددًا عن التجربة غير المرضية التي مررت بها مؤخرًا مع فريق الدعم لدينا. أردت فقط إعلامك بأننا قررنا إخضاع جميع أعضاء فريق الدعم لتدريب إضافي لضمان عدم تكرار مثل هذه المواقف مستقبلًا.
وفي هذه الأثناء، إذا كان لديك أي أسئلة أو ملاحظات أو احتجت لأي مساعدة أخرى، لا تتردد في إخباري.
شكرًا لك،
[توقيعك]
رسالة متابعة لتشجيع الخدمة الذاتية
مرحبًا [الاسم]،
سعدت بحل [المشكلة]. بالمناسبة، يمكنك معرفة المزيد حول إدارة [حسابك/خيارات الدفع/الإعدادات، إلخ] في مركز المساعدة لدينا. هناك مقال يشرح مشكلتك بالتفصيل [أدخل الرابط].
إذا كان لديك أي أسئلة أخرى، أو إذا كان هناك أي شيء يمكننا القيام به لجعل تجربتك معنا أفضل، يرجى إبلاغنا.
شكرًا لك،
[توقيعك]
رسالة متابعة بعد عدم الرد
مرحبًا [الاسم]،
أتابع معك بخصوص حالتك المتعلقة بـ [موضوع الحالة] للمرة الأخيرة. لقد مضى [عدد الأيام] يومًا منذ آخر تواصل بيننا، لذا أردت إعلامك بأننا سنغلق هذه التذكرة.
لا تتردد في إعادة فتح هذه التذكرة أو فتح تذكرة جديدة إذا احتجت لأي مساعدة أخرى — سنكون سعداء بمساعدتك.
شكرًا لك على تعاملك معنا!
[توقيعك]
رسالة متابعة عند إغلاق تذكرة الدعم
مرحبًا [الاسم]،
شكرًا لتواصلك معنا بخصوص [تفاصيل المشكلة]. تشير سجلاتنا إلى أنه تم حل مشكلتك، لذا سيتم إغلاق تذكرتك تلقائيًا خلال 3 أيام. إذا كنت لا تزال بحاجة لمساعدتنا أو لديك أي أسئلة أخرى، فقط اضغط على ‘رد" وسنعاود التواصل معك قريبًا.
تحياتي،
[توقيعك]
متابعة لطلب ملاحظات العميل
مرحبًا [الاسم]،
نتواصل معك بخصوص مشكلتك الأخيرة المتعلقة بـ [تفاصيل المشكلة] والتي تم حلها في [التاريخ]. لمساعدتنا في خدمتك بشكل أفضل، نود معرفة رأيك في تجربتك مع فريق الدعم لدينا.
على مقياس من 1 إلى 5، ما مدى سهولة حل مشكلتك؟
1 = صعب جدًا 2 = صعب 3 = عادي 4 = سهل 5 = سهل جدًا
نقدّر ملاحظاتك. وكما هو الحال دائمًا، إذا كان هناك أي أمر آخر يمكننا القيام به من أجلك في المستقبل — لا تتردد في التواصل معنا مجددًا.
شكرًا لك،
[توقيعك]
رسالة متابعة لدعوة للمشاركة في استبيان
مرحبًا [الاسم]،
تواصلت معنا مؤخرًا بخصوص [تفاصيل المشكلة] التي تم حلها في [التاريخ]. يسرنا معرفة تجربتك مع خدمة العملاء لدينا. هل يمكنك أخذ دقيقة واحدة للإجابة على هذا الاستبيان السريع؟ لن يستغرق الأمر أكثر من 60 ثانية!
شكرًا جزيلًا لك، ملاحظاتك ستساعدنا في خدمتك بشكل أفضل مستقبلًا.
[رابط الاستبيان]
شكرًا مجددًا،
[توقيعك]
رسالة متابعة بعد مشكلة أثرت على جميع العملاء
مرحبًا [الاسم]،
كما قد تكون على علم، واجه بعض عملائنا هذا الأسبوع مشكلة في [المنتج/الخدمة/الميزة، إلخ]. تمكّن فريق الهندسة لدينا من حلها بعد حوالي ساعتين من الإبلاغ الأول. نعتذر مجددًا عن أي إزعاج قد تسبب فيه ذلك.
ولضمان عدم تكرار ذلك، نعمل على عدة تحسينات في [المنتج/الخدمة/الميزة/العمليات، إلخ]. في هذه التدوينة، نشرنا شرحًا كاملًا لما حدث، وما فعلناه لمعالجته، وما سنقوم به لمنع حدوثه مستقبلًا: [رابط التدوينة].
شكرًا لصبرك وتفهمك. وكما هو الحال دائمًا، إذا كان لديك أي أسئلة أو واجهت أي مشاكل، يرجى إبلاغنا — نحن هنا لمساعدتك.
مع أطيب التحيات،
[توقيعك]
