نماذج بريد المتابعة بعد تقديم الطلب
تعلم كيفية كتابة رسائل بريد إلكترونية فعالة للمتابعة بعد تقديم طلبات العمل مع نماذج ونصائح. يُظهر بريد المتابعة الاهتمام والاهتمام بالتفاصيل، مما يساعدك على الت...
9 دقيقة قراءة
LiveAgent
Email Templates
+1
إذا حاولت في أي وقت الاتصال بشركة معينة ولم تتلق رداً، فأنت على الأرجح تعرف الإحباط من التساؤل عما إذا كان المستقبل المقصود قد تلقى رسالتك أم لا. قد يكون من المغري الاستسلام بعد عدة محاولات، لكن هل تعلم أن بريداً إلكترونياً مهذباً للمتابعة قد ينجح أحياناً؟
اليوم سنناقش بعض النصائح لكتابة رسائل متابعة فعالة بعد عدم الحصول على رد ونقدم بعض رسائل القالب التي يمكنك تعديلها حسب احتياجاتك.
لماذا يجب عليك إرسال بريد متابعة بعد عدم الحصول على رد؟
من الجيد دائماً المتابعة بعد أن تتصل بشخص ما عبر البريد الإلكتروني ولم تتلق رداً. قد يعني عدم الرد أن المستقبل غير مهتم، أو قد يعني أنه مشغول فقط أو لديه مئات رسائل البريد الإلكتروني ولم يتح له الوقت للنظر في رسالتك بعد.
من خلال المتابعة، يمكنك تذكيرهم بأنك لا تزال تريد متابعة موضوع بريدك الإلكتروني الأول. ستعطيهم أيضاً فرصة لإخبارك إذا كانوا غير مهتمين. بالإضافة إلى ذلك، قد تنعش ذاكرة المستقبل وتجعله يرد أخيراً على رسالتك. لا تعرف أبداً، قد يكون خارج المدينة أو مشغولاً بمشاريع أخرى وببساطة فاتته رسالتك الإلكترونية.
كيف تضع عنواناً لبريد متابعة بعد عدم الحصول على رد؟
يجب أن يكون سطر الموضوع في بريدك الإلكتروني واضحاً وموجزاً. شيء مثل “متابعة بريدي الإلكتروني السابق بشأن [الموضوع]” أو “التحقق من [الموضوع]”. تريد أن تجعل من السهل على المستقبل أن يرى ما يتعلق به بريدك الإلكتروني، حتى يتمكن من تقرير ما إذا كان سيفتحه أم لا.
إضافة “لا توجد استجابة” إلى عنوانك ربما ليست فكرة جيدة لأنها قد تجعل المستقبل يشعر بأنه يتم استدعاؤه. لا تعرف أبداً ما قد يكون السبب في عدم ردهم، لذا من الأفضل أن تبقيها بسيطة لأنك قد تبدو مزعجاً بخلاف ذلك.
أمثلة على أسطر موضوع بريد المتابعة
- متابعة بشأن [الموضوع]
- التحقق من – [الموضوع]
- فقط أردت التأكد من أنك تلقيت بريدي الإلكتروني السابق بشأن [الموضوع]
- هل هناك تحديث بشأن [الموضوع]؟
- [الموضوع] – طلب تحديث
- [الموضوع] – متابعة فقط
كيف تكتب بريداً إلكترونياً للمتابعة بعد عدم الحصول على رد؟
أولاً، لا تأخذ الأمر على محمل شخصي إذا لم تتلق رداً على بريد إلكتروني. قد يكون المستقبل مشغولاً أو ببساطة لم يرَ رسالتك.
ومع ذلك، هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لزيادة احتمالية رد المستقبل على بريد المتابعة الخاص بك. أولاً، تأكد من أن رسالتك الأولية كانت واضحة وموجزة. إذا لم تكن كذلك، فيجب أن يكون بريد المتابعة الخاص بك أكثر وضوحاً. اذهب مباشرة إلى النقطة واشرح لماذا تكتب مرة أخرى.
قم بتضمين معلومات حول سبب رغبتك في ممارسة الأعمال التجارية وذكّر المستقبل بخبرتك الرئيسية
قد يكون من المفيد أيضاً تضمين رابط إلى محفظتك أو موقعك الإلكتروني حتى لو فعلت ذلك من قبل. لا تنسَ إضافة عدة طرق اتصال حتى يسهل عليهم التواصل معك.
أخيراً، أنهِ رسالتك الإلكترونية بدعوة للعمل. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول شيئاً مثل “سأتابع مرة أخرى في غضون أسبوع، وفي الوقت الحالي، يرجى عدم التردد في الاتصال بي إذا كان لديك أي أسئلة”. يوضح هذا أنك لا تزال مهتماً بالموضوع وعلى استعداد للمتابعة، دون أن تكون مزعجاً جداً.
يمكنك إعداد هذه الرسالة كرد بريد إلكتروني آلي، لكن لا تنسَ تخصيصها وتكييفها مع عميلك المحدد.
ما الذي يجب تضمينه في بريد متابعة بعد عدم الحصول على رد؟
- اسمك
- موضوع العمل
- كيف تواصلت مع المستقبل سابقاً ومتى
- مستنداتك/المرفقات/محفظتك/موقعك الإلكتروني
- دعوة للعمل
- تفاصيل الاتصال
أمثلة على بريد متابعة بعد عدم الحصول على رد وقوالب المتابعة
متابعة بشأن [الموضوع]
مرحباً [الاسم الأول]،
آمل أن تكون بخير. أرسلت لك بريداً إلكترونياً قبل بضعة أيام ولم أسمع منك، لذا أردت فقط أن أتحقق لأرى ما إذا كنت قد تلقيت رسالتي. أخبرني إذا كان هناك أي شيء يمكنني فعله للمساعدة.
مع أطيب التحيات، [اسمك]
طلب تحديث الموضوع – [اسمك]
مرحباً
آمل أن تكون بخير. أردت فقط أن أتحقق لأرى ما إذا كان قد يكون لديك أي تحديث بعد نقاشنا؟ أنا فضولي فقط لمعرفة ما يحدث.
شكراً، [اسمك]
هل هناك أي تحديث بشأن [الموضوع]؟
صباح الخير،
أرسلت لك بريداً إلكترونياً بشأن [الموضوع] في [التاريخ] ولم أسمع منك حتى الآن. أردت فقط أن أتحقق لأرى ما إذا كان هناك أي تحديث للنقاش؟
أنا لا تزال مهتماً جداً بممارسة الأعمال التجارية وأود أن أتحدث معك أكثر عن الموضوع.
شكراً، [اسمك]
[الموضوع] – متابعة فقط
مرحباً،
اسمي [اسمك] وأنا مهتم بممارسة الأعمال التجارية معك.
أرسلت لك بريداً إلكترونياً قبل [X] أسابيع لكنني لم أسمع منك، لذا أردت فقط أن أتحقق لأرى ما إذا كان لديك تحديث بشأن اقتراحي؟
أود أن أتحدث معك أكثر عن الموضوع.
شكراً، [اسمك]
طلب تحديث – [الموضوع]
مرحباً،
أتساءل عما إذا كان قد يكون لديك تحديث بشأن [الموضوع]؟
أرسلت لك بريداً إلكترونياً قبل [X أيام/أسابيع] ولم أسمع منك حتى الآن، لذا أردت فقط أن أتحقق.
شكراً، [اسمك]
[الموضوع] – هل لا يزال من الممكن ممارسة الأعمال التجارية؟
مرحباً [الاسم الأول]،
آمل أن تكون بخير. أنا [اسمك] وأرسل هذا البريد الإلكتروني للمتابعة بشأن نقاشنا حول [الموضوع].
تواصلت معك قبل [X] أيام وكنت أتساءل عما إذا كان قد يكون لديك تحديث حتى الآن؟
شكراً، [اسمك]
تحديث بشأن [الموضوع]؟
مرحباً [الاسم الأول]،
أكتب فقط للمتابعة بشأن [الموضوع]. تحدثنا قبل بضعة أسابيع لذا أردت أن أتحقق عما إذا كان قد يكون هناك أي تحديث؟
أنا متحمس جداً لفرصة ممارسة الأعمال التجارية معك وأود أن أتحدث معك أكثر عن الموضوع.
شكراً، [اسمك]
متابعة بشأن [الموضوع] الخاص بي
مرحباً [الاسم]،
آمل أن تكون بخير. أكتب للمتابعة بشأن العمل مع شركتك. تواصلت معك في [التاريخ] ولم أسمع رداً حتى الآن.
سيكون من الممتاز جداً إذا تمكنت من إخبارني بحالة ترتيبنا أو ما إذا قررت العمل مع شخص آخر. أنا واثق من أن لدي الخبرة والمعرفة للعمل بشكل جيد معك وأود أن أتاح لي فرصة للتحدث معك عن الموضوع بشكل أكبر.
شكراً على وقتك، [اسمك]
هل تلقيت طلبي السابق؟
مرحباً [الاسم الأول]،
أكتب فقط للمتابعة بشأن اتصالي السابق مع شركتك. أرسلت بريداً إلكترونياً في [التاريخ] ولم أسمع رداً حتى الآن.
سأقدر تحديثاً بشأن [الموضوع] أو أخبرني إذا كنت مشغولاً جداً الآن. أعتقد أنه يمكننا أن نفعل أشياء رائعة معاً، وقد يكون لدينا نقاش رائع عن الموضوع إذا كنت مهتماً.
شكراً على وقتك، [اسمك]
أردت فقط المتابعة بشأن [الموضوع] الخاص بي
صباح الخير،
أردت فقط المتابعة بشأن بريدي الإلكتروني السابق وشكرك مرة أخرى على تخصيص الوقت لقراءته. لم أسمع منك حتى الآن وأردت فقط التأكد من أنك تلقيت الرسالة.
شكراً على وقتك والنظر في الموضوع، [اسمك]
[الموضوع] – تحديث
مرحباً،
آمل أن لا تمانع في إرسالي بريداً إلكترونياً. أردت فقط أن أتحقق عما إذا كان هناك أي تحديث بشأن نقاشنا حول [الموضوع]؟
لقد مرت بضعة أسابيع منذ أن تواصلت معك لذا أردت فقط التأكد من أن رسالتي تم استقبالها وأن لديك فرصة لقراءتها.
شكراً، [اسمك]
[الموضوع] – متابعة فقط
مرحباً [الاسم الأول]،
أكتب فقط للمتابعة بشأن محادثتنا حول ممارسة الأعمال التجارية مع شركتك. أرسلت بريداً إلكترونياً في [التاريخ] ولم أسمع رداً حتى الآن.
أفهم أنك قد تتلقى الكثير من الرسائل لكنني أردت فقط التأكد من أن رسالتي تم استقبالها والتحقق عما إذا كان لديك فرصة لقراءتها.
شكراً على وقتك، [اسمك]
متابعة فقط بشأن [الموضوع] الخاص بي
مرحباً [الاسم الأول]،
أكتب فقط للمتابعة بشأن آخر اتصال لي مع شركتك. كتبت إليك عبر البريد الإلكتروني في [التاريخ] ولم أسمع رداً حتى الآن.
هل هناك وقت محدد تقريباً لموعد اتخاذ القرار، أم أنه تم اتخاذ قرار بالفعل؟ سأقدر أي تحديث بشأن حالة ترتيبنا.
شكراً، [اسمك]
بريد متابعة بعد عدم الحصول على رد – الأخطاء الشائعة
أن تكون مزعجاً جداً
لا تكن مزعجاً جداً وإلا ستبدو يائساً. هذا خط رفيع يجب المشي عليه، لكن كن حذراً وتجنب أن تبدو وكأنك تطالب بإجابة منهم. لا حاجة للتوسل للحصول على رد.
مثال على ما لا يجب فعله:
“لقد مرت أسبوعان ولم أسمع منك حتى الآن. أتساءل فقط عما إذا كنت قد تلقيت بريدي الإلكتروني؟”
يبدو هذا مزعجاً قليلاً وقد يبدو وقحاً. طريقة أفضل لصياغة هذا ستكون:
“آمل أن لا تمانع في التواصل معي مرة أخرى. أردت فقط التأكد من أنك تلقيت بريدي الإلكتروني من بضعة أسابيع وأسأل عما إذا كان لديك تحديث؟”
هذا أكثر مهذباً ويعطي المستقبل طريقة سهلة للخروج إذا لم يكن مهتماً.
عدم تضمين معلومات كافية
عند المتابعة، تأكد من تضمين قدر كافٍ من التفاصيل حتى يعرف المستقبل من أنت وما تتحدث عنه. يجب عليك تضمين موضوع المحادثة والتاريخ الذي تواصلت فيه آخر مرة. سيساعد هذا على تنشيط ذاكرتهم إذا نسوا عنك.
العديد من رسائل البريد الإلكتروني لا تتضمن معلومات كافية، لذا فإن الشخص الذي يقرأها لن يكون لديه أي فكرة عن هوية المرسل أو ما يشير إليه أمر العمل. إضافة تفاصيلك والمرفقات وأي مستندات أو محفظتك مرة أخرى ستكون مفيدة للمستقبل.
إرسال رسائل متابعة كثيرة جداً
لا ترسل رسائل متابعة كثيرة جداً لأن هذا سيزعج المستقبل فقط. مرة واحدة في الأسبوع كافية. إذا أرسلت عدة رسائل بريد إلكتروني ولم تسمع شيئاً حتى الآن، فقد حان الوقت للاستسلام. إرسال أكثر من رسالة متابعة واحدة لا بأس به، لكن اترك وقتاً كافياً بين كل واحدة حتى لا تبدو يائساً.
أخيراً، يمكنك محاولة المتابعة برسالة هاتفية. قد يبدو قديماً، لكن أحياناً تكون أفضل طريقة للتواصل مع شخص ما إذا لم تحصل على رد. فقط تأكد من عدم الاتصال مباشرة بعد إرسال بريد إلكتروني – سيكون هذا كثيراً جداً.
إرسال بريد إلكتروني إلى الشخص الخاطئ
عند التواصل مع شخص ما، تأكد من أن لديك العنوان الصحيح. سيكون من المؤسف أن تبذل كل هذا الجهد في كتابة بريد متابعة مهذب فقط لإرساله إلى الشخص الخاطئ. قم بأبحاثك وتحقق مرتين من أن لديك تفاصيل الاتصال الصحيحة قبل الضغط على إرسال.
إذا لم تكن متأكداً تماماً من الشخص الذي سترسل رسالتك إليه، يمكنك نسخ أو إخفاء نسخ شخص آخر في بريد المتابعة الخاص بك. قد يكون هذا صديقاً مشتركاً أو زميلاً قد يتمكن من دفع الشخص الذي تراسله للرد. افعل هذا كملاذ أخير فقط.
أن تكون وقحاً وطالباً
من المهم أن تكون مهذباً عند إرسال بريد إلكتروني لشخص ما. لا تريد أن تبدو وقحاً أو طالباً. كن مهذباً واحترم، حتى لو كنت تشعر بالإحباط من عدم تلقي رد.
يمكن لكلمة بسيطة “من فضلك” أو “شكراً” أن تقطع شوطاً طويلاً في جعل بريدك الإلكتروني أكثر مهذباً واحترافياً. قد تكون هناك أسباب عديدة لعدم تلقيك رداً حتى الآن ومن المهم أن تتذكر أن المستقبل قد يكون مشغولاً.
الخلاصة
المتابعة بعد إرسال بريد إلكتروني هي طريقة جيدة لإظهار أنك مهتم بالموضوع الذي تواصلت معه في البداية وتذكير المستقبل بعملك. فقط تأكد من أن لديك خطة وتعرف ما يجب تجنبه قبل أن تبدأ في إرسال رسائل بريد إلكتروني للأشخاص. عند القيام به بشكل صحيح، يمكن لبريد المتابعة أن يساعدك على إغلاق الصفقة.
