اكتشف نصائح وقوالب لبدء رسائل البريد الإلكتروني المهنية مع تحيات وافتتاحيات مناسبة لمختلف سياقات الأعمال. عزز انطباعك الأول وكفاءة تواصلك مع أدلة وقوالب LiveAgent.
مع إرسال واستقبال أكثر من 300 مليار رسالة بريد إلكتروني يوميًا، أصبح البريد الإلكتروني وسيلة أساسية للتواصل. معرفة كيفية بدء بريد إلكتروني للأعمال بطريقة احترافية – خاصة عند الكتابة لشخص لا تعرفه – يمكن أن يكون تحديًا للمسوقين وموظفي المبيعات وخدمة العملاء على حد سواء.
في الواقع، طريقة بدء بريدك الإلكتروني يمكن أن تحدث الفرق بين أن يقوم المستلم بإغلاق البريد فورًا (وحذفه) أو الاستمرار في القراءة. تقدم المقالة التالية بعض النصائح حول كيفية بدء بريد إلكتروني بالإضافة إلى بعض التحيات والافتتاحيات الشائعة التي يمكنك استخدامها في مراسلاتك التجارية. من رسائل الانتقال إلى رسائل التواصل، وجود القالب المناسب في متناول يدك يمكن أن يكون نعمة. كما نوفر لك قوالب ختام البريد الإلكتروني للأعمال إذا كنت بحاجة إليها.
ابدأ بتحية مناسبة حسب مدى الرسمية التي تحتاجها. احرص دائمًا على تضمين اسم المستلم (إذا كنت تعرفه) لجعل التحية أكثر شخصية. وأخيرًا وليس آخرًا، تحقق جيدًا من كتابة اسم المستلم بشكل صحيح. نصيحتنا الاحترافية؟ انسخ اسمهم والصقه كما هو ظاهر في رسائل البريد السابقة أو توقيعات البريد الإلكتروني أو المواقع الإلكترونية لتجنب أي خطأ إملائي. وجود مجموعة متنوعة من قوالب البريد الإلكتروني الترويجية سيساعدك في جعل جهودك التسويقية أكثر كفاءة وفعالية.
عند الكتابة لشخص لأول مرة، عرف نفسك وأضف جملة مختصرة عن هدف رسالتك. يمكن أن تحدد هذه الجملة ما إذا كان المستلم سيقرأ بريدك الإلكتروني أو يتجاهله، لذا احرص على أن يكون هدفك واضحًا ومقنعًا.
إذا كان لديك أصدقاء أو زملاء أو معارف مشتركين، اذكرهم لأن ذلك يمكن أن يزيد من فرصك في الحصول على رد. على سبيل المثال، يمكنك ذكر ذلك بشكل لطيف هكذا: “مرحبًا [الاسم]، التقيت صديقنا المشترك ريتشارد (من [الشركة]) في عطلة نهاية الأسبوع وأخبرني أنك بحاجة إلى أداة مكتب مساعدة جديدة، لأن مزودك الحالي لم يعد كافيًا لك…”
إذا لم تكتب للمستلم منذ فترة طويلة أو إذا كانت علاقتك به ودية، سيكون من المناسب إضافة ملاحظة إيجابية سريعة مثل “آمل أن تكون بخير.” يمكن أن يضبط ذلك النغمة الصحيحة لبقية بريدك الإلكتروني.
بدلاً من ذلك، إذا شارك المستلم بعض الأخبار أو التحديثات على لينكدإن أو وسائل التواصل الاجتماعي الأخرى، يمكنك تهنئته على إنجازاته الأخيرة (الشخصية أو المهنية). يمكنك أن تقول مثلاً “مبروك على الترقية” أو “مبروك، من الرائع رؤية [شركة المستلم] تكتسب عميلاً هامًا مثل [الشركة].”
اعتمادًا على السياق، يمكنك إضافة سطر شكر قصير إلى مراسلتك. على سبيل المثال، إذا تواصل معك عميل محتمل أو عميل باستفسار، “شكرًا لتواصلك معنا” أو “شكرًا لتواصلك مع [الشركة]” أمرٌ لا بد منه. ومع ذلك، كلما أضفت عبارة شكر، من المهم أن تجعلها شخصية، إذ أن عبارات الشكر القياسية (مثل الأمثلة السابقة) قد تبدو عامة جدًا ويمكن أن تعطي انطباعًا باردًا أو متحفظًا.
ببساطة إضافة اسم قبل سطر الشكر يجعل الرسالة أكثر دفئًا وترحيبًا. إليك مثال: “إيميلي، شكرًا جزيلاً لتواصلك مع [الشركة] وطرحك لهذه المشكلة. أنتِ على حق تمامًا…”
“مرحبًا [الاسم]” ربما هي التحية الأكثر شيوعًا واستخدامًا في عالم الأعمال. يُوصى بهذه التحية عمومًا لأساليب التواصل شبه الرسمية وغير الرسمية. إذا أردت أن تكون أكثر رسمية قليلاً، يمكنك استبدال “مرحبًا” بـ “أهلاً.”
“السيد/السيدة [الاسم]” مناسبة أيضًا للتواصل الرسمي وغير الرسمي. لراحتك، أعددنا لك قائمة كاملة بتحيات عامة أخرى يمكنك الاختيار منها عند بدء بريدك الإلكتروني المهني. اطلع عليها:
عند الكتابة لشخص أو شخصين:
عند الكتابة لثلاثة أشخاص أو أكثر:
عندما لا تعرف اسم المستلم:
بعد التحية، يمكنك إضافة جملة افتتاحية قصيرة لبدء بريدك الإلكتروني. ومع ذلك، من الأفضل تجنب مثل هذه الجمل إذا كنت تكتب بريدًا رسميًا أو تراسل عميلًا محتملاً لأول مرة، لأنها قد تبدو ودودة للغاية. كما يجب أن تنتبه للنبرة التي تستخدمها، مثلاً في رسائل الاعتذار الرسمية. إليك بعض الأمثلة الشائعة لافتتاحيات البريد الإلكتروني:
إذا لم تكن متأكدًا مما تكتبه في بداية رسالة المتابعة، يمكنك إدراج إحدى العبارات التالية لكسر الجمود:
عند الرد على عميل أو عميل محتمل، غالبًا ما تكون عبارة “شكرًا لك” مناسبة في كثير من الحالات. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية تضمين “شكرًا” أو كنت بحاجة إلى بعض الإلهام، إليك بعض البدائل:
عند كتابة بريد إلكتروني بارد لعميل محتمل، الفقرة الأولى ستحدد ما إذا كان سيجد رسالتك تستحق القراءة، لذلك من المهم أن تترك انطباعًا مميزًا. إليك بعض الأمثلة لما يمكنك تضمينه في الفقرة الافتتاحية:
إذا أردت معرفة المزيد، اطلع على قوالب البريد البارد للمبيعات.
متابعة العميل المحتمل، خاصة إذا لم يرد على رسالتك السابقة، يمكن أن تكون أمرًا حساسًا. إذا كان هذا هو الحال، جرب إحدى هذه الجمل الافتتاحية الفعالة– فقد تكون مفيدة!
إذا أردت معرفة المزيد، اطلع على قوالب متابعة البريد الإلكتروني للمبيعات.
كلما اشترى شخص منتجك أو اشترك في خدمتك، يجب أن تشكره أو ترحب به كجزء من “العائلة” لضمان بداية علاقة جيدة. أفضل طريقة لذلك هي كتابة بريد ترحيبي يتضمن عبارة شكر، ومقدمة قصيرة، وأي معلومات مفيدة.
لا تتردد في الاطلاع على المزيد من قوالب البريد الإلكتروني ما بعد الشراء وقوالب الترحيب.
يجب أن تبدأ كل رسالة بريد إلكتروني لخدمة العملاء تقريبًا بعبارة “شكرًا لك”، سواءً كنت ترد على طلب خدمة بسيط أو تشكو عميل. إليك كيف يمكن أن يبدو ذلك:
إذا أردت معرفة المزيد، اطلع على قوالب خدمة العملاء.
عند الرد على عميل غاضب أو غير راضٍ، كن حريصًا على إظهار التعاطف وأرسل رسالة اعتذار بالنيابة عن شركتك. إليك كيف يمكنك القيام بذلك:
بداية بريدك الإلكتروني للأعمال (التحية، السطر الافتتاحي، والجملة الأولى) هي أول ما يراه المستلم عند فتح بريده. من خلال بدء بريدك الإلكتروني بطريقة احترافية، تزيد فرصتك في ترك انطباع إيجابي لديه. التحية التي تستخدمها والجمل الأولى التي تختارها في بداية رسائلك المهنية ستعتمد على جمهورك وسياق تواصلك. استخدم التحيات وعبارات افتتاح البريد الإلكتروني المذكورة أعلاه كمحفزات كلما لم تكن متأكدًا من كيفية بدء بريدك التالي لعميل أو عميل محتمل بارد.
تذكر دائمًا مراجعة بريدك الإلكتروني لأي أخطاء إملائية أو نحوية، وتأكد من كتابة اسم المستلم بشكل صحيح في كل مرة. نصيحتنا الأخيرة أن تبقي بريدك قصيرًا ومباشرًا، فلا أحد يرغب في قراءة رسائل طويلة. انتقل إلى النقطة بسرعة مستخدمًا النبرة المناسبة، وستحقق النجاح.
'مرحباً [اللقب]' و'أهلاً [الاسم]!' تعتبران غير رسميتين للغاية ويجب استخدامهما فقط إذا كنت قد تبادلت رسائل بريد إلكتروني سابقة وكان لديك علاقة جيدة مع المستلم. من ناحية أخرى، 'إلى من يهمه الأمر' و'السيد أو السيدة المحترمة' تعتبران رسميتين للغاية وقديمتين بعض الشيء، لذا يجب استخدامهما فقط في المراسلات الرسمية أو عندما لا تعرف أسماء الأشخاص الذين تكتب إليهم بالضبط.
من خلال بدء بريدك الإلكتروني بطريقة احترافية، تزداد فرصتك في ترك انطباع أول إيجابي لدى المستلم. عندما تكتب لشخص لأول مرة، يكون ذلك الانطباع حاسماً لأنه يمكن أن يشجع جمهورك ليس فقط على قراءة رسالتك بل أيضاً على الرد عليها.
البدء برسالة بريد إلكتروني بطريقة ودية وشخصية غالبًا ما يكون أكثر جاذبية، ومع ذلك، فإن الكتابة بأسلوب غير رسمي للغاية يمكن أن ينفر جمهورك. إذا لم تكن متأكدًا من النبرة التي يجب اتخاذها، فمن الأفضل أن تكون أكثر رسمية قليلاً بدلاً من أن تكون ودودًا للغاية. إذا لزم الأمر، يمكنك دائمًا تعديل النبرة بناءً على الرد الذي تتلقاه من المستلم.
ضع في اعتبارك النبرة والرسمية عند بدء بريد إلكتروني. استخدم تحيات مهذبة مثل 'السيد/السيدة [الاسم]' لتهيئة نبرة محترمة. أضف عبارات لطيفة مثل 'أتمنى أن تصلك هذه الرسالة وأنت بخير' لخلق جو ودود. هذه اللفتات تساهم في افتتاحية بريد إلكتروني مهذبة.
لايف إيجنت هو برنامج مكتب المساعدة الأكثر تقييماً ورقم 1 للشركات الصغيرة والمتوسطة. جربه اليوم مع فترة تجريبية مجانية لمدة 30 يومًا. لا حاجة لبطاقة ائتمان.
تعلم كيفية صياغة رسائل بريد إلكتروني احترافية فعالة للتقديم مع نصائح حول أسطر الموضوع والنص الأساسي والأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها. اكتشف أهمية رسائل التقديم ...
تعلم كيفية إنهاء رسائل البريد الإلكتروني للأعمال بفعالية مع نصائح وقوالب. أضف سطر إغلاق سلس وتوقيع احترافي ومعلومات الاتصال. تجنب اللغة غير الرسمية. تغطي القوال...
اكتشف نماذج بريد إلكتروني احترافية لتقديم الموظف الجديد لبناء الثقة وتعزيز علاقات العملاء وضمان انتقالات سلسة....
انضم إلى مجتمع عملائنا السعداء وقدّم دعماً مميزاً مع LiveAgent.
