نماذج بريد المتابعة بعد الحدث
اكتشف نماذج بريد متابعة فعالة بعد الحدث على LiveAgent. تعرف على أفضل الممارسات واستكشف عشرة نماذج أمثلة وحسّن التفاعل مع الحاضرين من خلال المتابعات الاستراتيجية...
6 دقيقة قراءة
LiveAgent
Email Templates
+2
إذا سبق لك عقد اجتماع مع شخص ما، فستدرك أهمية المتابعة معه بعد ذلك. هذا الأمر مهم بشكل خاص إذا كان الاجتماع مثمرًا وترغب في الاستمرار في العمل مع ذلك الشخص.
في هذا الدليل، سنناقش كيفية إرسال بريد متابعة بعد الاجتماع بطريقة تجعل المستلم يقدّر مهنيتك ورغبتك في التعاون.
أهمية إرسال بريد متابعة بعد الاجتماع
المتابعة بعد اجتماع مثمر جزء مهم من آداب الأعمال الجيدة. فهي تظهر اهتمامك بنتيجة الاجتماع والتزامك بدفع المشروع إلى الأمام.
عند إرسال بريد متابعة بعد الاجتماع، تساعد على التأكد من أن الجميع متفقون وأن جميع المهام أو القرارات الرئيسية التي تم اتخاذها أثناء الاجتماع قد تم تسجيلها وإبلاغها. كما أنها طريقة جيدة لإعطاء الجميع فرصة لمراجعة أي مهام أو قرارات تم اتخاذها خلال الاجتماع.
رسالة المتابعة السريعة توفر سجلًا لما تم الاتفاق عليه في الاجتماع، وهو أمر مفيد في حال وجود أي خلافات أو أسئلة لاحقًا. بالإضافة إلى ذلك، فهي وسيلة جيدة لإظهار مهنيتك.
كيف تختار عنوان بريد المتابعة بعد الاجتماع
يُفضل أن لا يكون عنوان البريد طويلاً، حيث ينبغي إبقاء الرسالة قصيرة وموجزة قدر الإمكان. عبارات بسيطة مثل “متابعة اجتماع” أو “ملخص اجتماع” ستكون كافية.
إضافة الكثير من التفاصيل في العنوان سيجعلها أطول وأصعب في القراءة، لذا احتفظ بهذه التفاصيل داخل نص البريد. ومع ذلك، يمكنك إضافة تفاصيل عن تاريخ أو ظروف الاجتماع ليسهل على الآخرين تصفية الرسائل في بريدهم الوارد.
أمثلة لعناوين بريد متابعة بعد الاجتماع
- متابعة اجتماع
- ملخص اجتماع
- ملاحظات اجتماع
- المشروع: تحديث الاجتماع
- متابعة: اجتماع [التاريخ]
- متابعة: اجتماع مع [الشخص]
- عناصر عمل: [قائمة]
كيفية كتابة بريد متابعة بعد الاجتماع
تلخيص النقاط الرئيسية للاجتماع يساعد على ضمان أن الجميع على نفس الصفحة ولا توجد سوء فهم. إذا كانت هناك مهام أو قرارات أو أعمال تم تكليفها، فاذكرها وحدد المسؤول عن كل منها حتى يبقى الجميع مسؤولًا ولا يسقط أي شيء سهوًا.
لا تتردد في تنسيق بريد المتابعة بما يناسب الحاجة. إذا كان هناك نقاط محددة تحتاج التأكيد عليها، استخدم الخط العريض أو المائل لإبرازها. يمكنك أيضًا استخدام النقاط للعناصر الهامة لعرض منظم وأوضح.
اشكر كل من شارك على وقته وجهده. متابعة الاجتماعات قد تكون مرهقة، لذا يُقدّر دومًا من يأخذ الوقت لإرسالها.
حافظ على الرسالة مختصرة حتى لا تهدر وقت المستلم الثمين. إذا أردت إرسال مرفقات، أضفها أسفل الرسالة.
عند الإرسال، تحقق من إضافة جميع من حضروا الاجتماع في خانة CC ليبقوا على اطلاع.
ماذا تضمن في بريد متابعة بعد الاجتماع
- النقاط الرئيسية للاجتماع
- عناصر العمل
- القرارات المتخذة
- المهام الموكلة
- من هو المسؤول عن كل عنصر
- تنسيق (عريض، مائل، نقاط)
- رسالة شكر
- مرفقات (إن وجدت)
- خطوات لاحقة
أمثلة ونماذج رسائل متابعة بعد الاجتماع
متابعة اجتماع
مرحبًا جميعًا،
شكرًا لحضوركم اجتماع اليوم. فيما يلي النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها:
[الموضوع] [الموضوع] [الموضوع]
يرجى إبلاغي إذا كان لديكم أي أسئلة. أرفق أيضًا ملاحظات الاجتماع للرجوع إليها.
شكرًا، [اسمك]
متابعة اجتماع – عناصر العمل
صباح الخير،
فيما يلي عناصر العمل التي تم تكليفها خلال اجتماع اليوم:
[البند] – [الشخص المسؤول] [البند] – [الشخص المسؤول]
يرجى إبلاغي إذا كان لديكم أي أسئلة.
تحياتي، [اسمك]
متابعة اجتماع – القرارات المتخذة
مرحبًا جميعًا،
فيما يلي القرارات التي تم اتخاذها خلال اجتماع اليوم:
[القرار] [القرار]
أود أن أشكر الجميع على مشاركتهم. يرجى إبلاغي إذا كان لديكم أي أسئلة.
شكرًا، [اسمك]
[مرفق – ملاحظات الاجتماع]
ملخص اجتماع
مرحبًا [الاسم]،
سعدت بلقائك في [الفعالية] البارحة. استمتعت بسماعك عن عملك كـ [المسمى الوظيفي] في [الشركة]. شكرًا مرة أخرى على وقتك في الحديث. سيكون من الرائع أن نلتقي مجددًا قريبًا.
تحياتي، [اسمك]
متابعة اجتماع
مرحبًا جميعًا،
شكرًا جزيلاً لحضوركم اجتماع اليوم. كما وعدتكم، أرسل لكم رسالة متابعة تتضمن عناصر العمل والخطوات التالية. يرجى إبلاغي إذا كان لديكم أي أسئلة.
تحياتي، [اسمك]
اجتماع الفريق بتاريخ [التاريخ]
مرحبًا جميعًا،
شكرًا لحضوركم اجتماع اليوم. فيما يلي الخطوات التالية التي اتفقنا عليها. إذا كان لديكم أي أسئلة، لا تترددوا في التواصل معي أو مع أي شخص آخر في الفريق.
شكرًا مرة أخرى، [اسمك]
ملخص اجتماع [التاريخ] [الوقت]
مرحبًا جميعًا،
الغرض من هذه الرسالة هو المتابعة بشأن الاجتماع الذي عُقد في [التاريخ] في [الوقت]. فيما يلي قائمة بعناصر العمل التي تم تكليف كل فرد بها.
[عنصر العمل]
إذا كان لديكم أي أسئلة أو استفسارات، لا تترددوا في التواصل معي.
تحياتي، [اسمك]
اجتماعنا حول [التفاصيل] – شكرًا لك!
مرحبًا [الاسم]،
سعدت بلقائك والتعرف أكثر على عملك مع [اسم الشركة]. متحمس لاستكشاف إمكانية التعاون مستقبلًا.
شكرًا لك على تخصيص وقت للاجتماع، وآمل أن نبقى على تواصل.
مع أطيب التحيات، [اسمك]
| ### اجتماع [اسم شركتك] x [اسم شركتهم] | [التاريخ] |
مرحبًا جميعًا،
كان لدينا اجتماع رائع مع [اسم شركتهم] البارحة. فيما يلي أهم النقاط:
[اسم شركتهم] مهتمون بالشراكة معنا في [المشروع] ينبغي علينا إعداد اقتراح وإرساله لهم بأسرع وقت ممكن بإمكانهم تزويدنا بمزيد من التفاصيل حول مشاركتهم في المشروع
يرجى إبلاغي إذا كان لديكم أي أسئلة. سأتواصل معكم قريبًا للمتابعة.
تحياتي، [اسمك]
[مرفق – ملاحظات الاجتماع]
اجتماع بتاريخ [التاريخ] – متابعة
عزيزي [الاسم]،
كان من المفيد جدًا لقاؤك في [التاريخ] لمناقشة إمكانية التعاون. بعد اجتماعنا، أعددت اقتراحًا لنرسله إلى [اسم شركتهم].
أعتقد أن هذه فرصة رائعة لكلتا الشركتين، وأتطلع لسماع ردك قريبًا.
شكرًا، [اسمك]
متابعة اجتماع [التاريخ]
مرحبًا،
أردت فقط المتابعة معك بشأن الاجتماع الذي عقدناه في [التاريخ]. سيكون من الجيد مواصلة النقاش عبر البريد الإلكتروني.
يرجى إبلاغي إذا كان لديك أي أسئلة.
تحياتي، [اسمك]
[مرفق – ملاحظات الاجتماع]
حول اجتماعنا في [التاريخ]
مرحبًا،
آمل أن تكون بخير. أردت فقط المتابعة معك حول اجتماع الأسبوع الماضي في [التاريخ].
تحدثنا عن إمكانية التعاون في المستقبل وأرغب في معرفة ما إذا كانت هناك أي مستجدات.
يرجى إبلاغي إذا كان لديك أي أسئلة.
تحياتي، [اسمك]
[مرفق – ملاحظات الاجتماع]
متابعة اجتماع [التاريخ]
مرحبًا،
مع اقتراب موعد اجتماعنا في [التاريخ]، أردت التأكد من أننا متفقون حول ما سيتم مناقشته.
العناصر المدرجة في جدول الأعمال:
مناقشة إمكانية التعاون مناقشة مشروعنا الحالي وكيف يمكنهم مساعدتنا
يرجى إبلاغي إذا كان لديكم أي أسئلة أو استفسارات.
تحياتي، [اسمك]
[مرفق – جدول أعمال الاجتماع]
اجتماعنا الأخير في [التاريخ]
مرحبًا،
آمل أنك بخير منذ اجتماعنا الأخير في [التاريخ].
في حال فاتك ذلك، إليك عناصر العمل التي تم تكليف كل شخص بها:
[عنصر العمل]
يرجى إبلاغي إذا كان لديك أي أسئلة أو استفسارات.
مع أطيب التحيات، [اسمك]
أفضل ممارسات رسائل المتابعة بعد الاجتماع
إرسال بريد متابعة بعد الاجتماع جزء أساسي من كونك عضوًا جيدًا في الفريق. فهو يظهر أنك منظم، منتبه، ومسؤول. إليك بعض النصائح لإرسال بريد متابعة بعد الاجتماع:
- تأكد من تضمين قائمة عناصر العمل والخطوات التالية. هذا يفيد المستلم ويساعدك ألا تنسى شيئًا.
- إذا كانت هناك أسئلة أو استفسارات، عالجها في البريد وشجع الآخرين على فعل المثل.
- اشكر كل من حضر الاجتماع ولا تنس إرسال رسالة متابعة شخصية لمن تحدثت معه مباشرة.
- كن استباقيًا وتواصل مع المستلم بأسرع وقت بعد الاجتماع. هذا يضمن نقل المعلومات اللازمة بفعالية.
- كن دائمًا مهنيًا ولبقًا عند كتابة بريد متابعة بعد الاجتماع. اشكر المستلم على وقته وعبّر عن حماسك للعمل المشترك مستقبلًا.
- لخص القرارات التي تم اتخاذها خلال الاجتماع وحدد بوضوح أي خطوات لاحقة يجب اتخاذها. بقليل من التنظيم تضمن أن الجميع على نفس الصفحة.
- يجب أن تكون رسائل المتابعة فعالة، مهذبة، مختصرة ومباشرة. الإيجاز هو الأساس.
- إذا لم تكن متأكدًا من كيفية التعامل مع موقف معين أو رغبت بتقييم رسالتك قبل إرسالها، استعن بشخص تثق به. هناك دائمًا مجال للتحسين، وطلب المساعدة طريقة رائعة لضمان أن رسالة المتابعة بعد الاجتماع في أفضل صورة.
- عندما تحتار، ارجع لهذه الإرشادات لتتأكد أن رسالتك فعالة ومهنية. بكتابة بريد متابعة منظم ومحترف، تظهر جديتك في العمل الجماعي والتواصل.
- خصص رسالتك. أشِر إلى شيء محدد ناقشته مع المستلم أو إلى ما تعرف أنه يهمه. هذا يدل على انتباهك وتذكرك لما قيل.
- كتابة بريد متابعة بعد الاجتماع جزء مهم من عملية التواصل والشراء. بقليل من المجهود والتنظيم يمكنك ضمان بقاء الجميع على المسار الصحيح ونقل كل المعلومات اللازمة بفعالية.
- لا تضع الكثير من الضغط على نفسك – إذا لم يكن لديك ما تبلغ عنه، يكفي قول “شكرًا على وقتك”. طالما كنت مهنيًا ولبقًا سيقدّر المستلم رسالتك.
أفضل طريقة لتصبح بارعًا في إرسال رسائل متابعة بعد الاجتماعات هي الممارسة. ابدأ بإرسال ملخص سريع لاجتماع اليوم لفريقك، ثم انتقل للحالات الأكثر تعقيدًا. قريبًا، ستصبح خبيرًا في التواصل بعد الاجتماعات.
ملخص
رسالة المتابعة الصحيحة بعد الاجتماع يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا، فهي تساعد في التأكد من توثيق كل النقاط الهامة وأن الجميع على نفس الصفحة.
لكن كتابة رسالة متابعة جيدة قد يكون أمرًا صعبًا. لا ترغب في إغراق الناس بالكثير من المعلومات، لكن تحتاج أيضًا لتغطية جميع النقاط الرئيسية.
لمساعدتك، جمعنا لك بعض النصائح لصياغة رسالة متابعة مثالية بعد الاجتماع. نأمل أن تكون مفيدة في المرة القادمة التي تحتاج فيها للمتابعة بعد اجتماع.
