قائمة التحقق من العمل عن بعد
قائمة تحقق شاملة للعمل عن بعد تساعد أصحاب العمل على إدارة الفرق البعيدة من خلال إعداد الأدوات وخطط الاتصال وثقافة الشركة. تغطي ساعات العمل والمسؤوليات والإجازات...
12 دقيقة قراءة
هل تخطط للذهاب في إجازة وتحتاج إلى تعيين رسالة غياب عن المكتب؟ أم أنك تأخذ يوماً واحداً فقط وتفضل عدم الانشغال بالعمل. على أي حال، ستساعدك قالب غياب عن المكتب جيد على إنجاز المهمة.
عادة ما تكون هذه القوالب بسيطة وسهلة الاستخدام، مما يسمح لك بتخصيص رسالتك بالطريقة التي تريدها. اليوم، سنعرض لك عدة قوالب مختلفة للغياب عن المكتب يمكنك استخدامها للرد التلقائي على إجازتك.
لماذا يجب عليك استخدام قالب غياب عن المكتب
يستخدم معظم الناس أدوات إدارة البريد الإلكتروني، مثل ردود قوالب الغياب عن المكتب، عندما يكونون بعيداً عن بريدهم الإلكتروني لفترة طويلة - في إجازة أو مجرد أخذ يوم واحد، على سبيل المثال. يمكنك تعيين رد تلقائي يخبر الناس بأنك لن تتحقق من صندوق الوارد الخاص بك وستعود قريباً. بهذه الطريقة، لن يتوقعوا ردك على الفور ويمكنك الاستمتاع بوقتك بدون القلق بشأن العمل.
لكن هناك أوقات أخرى قد تريد فيها استخدام رد قالب أيضاً. إذا كنت تعلم أنك ستكون مشغولاً ولن تتمكن من الوصول إلى بريدك الإلكتروني بقدر المعتاد، فإن رسالة الغياب عن المكتب تخبر الناس بأنك قد لا تتمكن من الرد على الفور. يمكنهم بعد ذلك تحديد ما إذا كانوا سينتظرون الرد أو يجدون طريقة أخرى للاتصال بك.
يمكن لرسالة الغياب عن المكتب أيضاً أن تساعد في إدارة توقعات الناس إذا كنت مثقلاً بالعمل ولا يمكنك الرد على كل بريد إلكتروني على الفور. إخبار الناس بأنك مشغول لكنك ستعود إليهم في أقرب وقت ممكن يمكن أن يساعد في تجنب الإحباط من كلا الجانبين.
كيفية تسمية قالب بريد إلكتروني للغياب عن المكتب
اجعله قصيراً وموجزاً - غياب عن المكتب أو رد الإجازة التلقائي أو بعيد هي خيارات جيدة. في سطر الموضوع، من الجيد أيضاً تضمين متى ستعود حتى يعرف الناس كم من الوقت سيتعين عليهم الانتظار للحصول على رد.
على سبيل المثال، “غياب عن المكتب حتى 15 يناير” سيعمل بشكل جيد. يساعد هذا أيضاً في التصفية إذا كان لديك نظام رسائل بريد إلكتروني يمكنه القيام بذلك، لكن الأهم من ذلك أنه يخبر الآخرين متى يتوقعون الرد دون الحاجة إلى قراءة نص رسالتك. بهذه الطريقة، تظهر أنك تهتم بوقتهم.
أمثلة على سطر موضوع بريد إلكتروني للغياب عن المكتب
- غياب عن المكتب: [التاريخ]
- غياب عن المكتب: [تفاصيل الإجازة]
- غياب عن المكتب: [سبب الغياب]
- في إجازة: [التاريخ] – [التاريخ]
- عطلة: [التاريخ] – [التاريخ]
- غياب: يوم مرض
- غير متاح: خارج البلاد
- في حالة الطوارئ:
- بعيد عن مكتبي في [التاريخ]
- حالياً في إجازة
- أنا خارج الحلقة
- سأعود قريباً
- في إجازة استراحة
- في طريقي للحصول على قليل من الراحة والاسترخاء
كيفية كتابة قالب غياب عن المكتب
هناك عدة أشياء يجب وضعها في الاعتبار عندما يتعلق الأمر بنص رسالة الرد التلقائي.
أولاً، تريد التأكد من أنه واضح أنك بعيد عن مكتبك ولن تتمكن من الرد على رسائل البريد الإلكتروني على الفور. إذا كنت ستتحقق من صندوق الوارد الخاص بك من وقت لآخر، أخبر الناس متى يمكنهم توقع الرد. إذا كنت غير متأكد، فمن الأفضل تجنب هذا الجزء بدلاً من جعل الناس ينتظرون ردود قد لا تأتي.
ثانياً، في حالة الطوارئ، يمكنك ترك رقم هاتفك الخاص. تذكر، مع ذلك، أن تلاحظ أنك قد لا تتمكن من الرد على الفور، واطلب من الناس الاتصال بك بهذه الطريقة فقط إذا كان الأمر عاجلاً جداً.
من الجيد أيضاً تضمين من يمكنهم الاتصال به في غيابك، بالإضافة إلى أي معلومات ذات صلة قد يحتاجونها (مثل المواعيد النهائية أو تحديثات المشروع). وبالطبع، لا تنسَ أن تقول متى ستعود. اجعلها قصيرة وحلوة - لا أحد يريد قراءة رواية عندما يحاول الاتصال بك.
أخيراً وليس آخراً - وهذا اختياري - يمكنك تضمين رسالة قصيرة تخبر الناس بما يجب عليهم فعله في غيابك. على سبيل المثال، حيث يمكنهم العثور على المعلومات التي قد يحتاجونها إذا لم تتمكن من توفيرها لهم.
ما يجب تضمينه في قالب بريد إلكتروني للغياب عن المكتب
- اسمك
- التواريخ التي ستكون فيها بعيداً أو التاريخ الذي ستعود فيه
- رسالة قصيرة تخبر الناس بأنك خارج المكتب أو أنك ستعود قريباً
- من يمكن الاتصال به في غيابك (إن أمكن)
- متى يمكنهم توقع الرد منك (إذا كنت ستتحقق من صندوق الوارد الخاص بك أثناء الإجازة)
- طرق بديلة للاتصال بك
أمثلة وقوالب بريد إلكتروني للغياب عن المكتب
قوالب غياب عن المكتب رسمية
الموضوع: غياب عن المكتب
أنا حالياً خارج المكتب وسأعود في 15 يناير. سأتحقق من بريدي الإلكتروني بشكل دوري، لكن إذا كنت بحاجة إلى رد فوري، يرجى الاتصال بـ [الاسم] على [عنوان البريد الإلكتروني] بدلاً من ذلك. شكراً،
[اسمك]
الموضوع: قالب غياب عن المكتب
مرحباً، أنا حالياً خارج المكتب وسأعود في [التاريخ]. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية، يرجى الاتصال بـ [الاسم] على [عنوان البريد الإلكتروني] أو الاتصال بي على الهاتف المحمول على [رقم الهاتف]، مع ملاحظة أنني قد لا أتمكن من الرد على الفور. شكراً،
[اسمك]
الموضوع: غياب عن المكتب [التاريخ من-التاريخ إلى]
مرحباً، أنا خارج المكتب بدون وصول إلى البريد الإلكتروني من [التاريخ من] حتى [التاريخ إلى]. للمسائل العاجلة خلال هذا الوقت، يرجى الاتصال بـ [الاسم] على [عنوان البريد الإلكتروني] أو الاتصال بي على الهاتف المحمول على [رقم الهاتف]. مع التقدير،
[اسمك]
الموضوع: غياب عن المكتب – عطلة
مرحباً، سأكون خارج المكتب من [التاريخ من] إلى [التاريخ إلى] وسيكون لدي وصول محدود إلى البريد الإلكتروني. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية خلال هذا الوقت، يرجى محاولة الاتصال بـ [الاسم] على [عنوان البريد الإلكتروني] بدلاً من ذلك أو للمسائل العاجلة فقط قد تحاول الاتصال بي على [رقم الهاتف]. أطيب التمنيات، [اسمك]
الموضوع: عطلة [التاريخ]
مرحباً، أنا حالياً خارج المكتب أستمتع ببعض الوقت المستحق. سأعود في [التاريخ]، ولن يكون لدي وصول إلى البريد الإلكتروني حتى ذلك الحين. للمسائل العاجلة خلال هذا الوقت، يرجى الاتصال بـ [الاسم] على [عنوان البريد الإلكتروني] بدلاً من ذلك، وقد تم إخطاره بتوقع مراسلات إضافية في غيابي. مع أطيب التمنيات،
[اسمك]
الموضوع: غير متاح: خارج البلاد [التاريخ]
مرحباً، سأكون خارج البلاد من [التاريخ من]-[التاريخ إلى]. سيكون لدي وصول محدود إلى البريد الإلكتروني خلال هذا الوقت. للمسائل العاجلة، يرجى الاتصال بـ [الاسم] على [عنوان البريد الإلكتروني] بدلاً من نفسي. مع أطيب التحيات،
[اسمك]
الموضوع: في إجازة استراحة [التاريخ]
مرحباً، أنا حالياً في إجازة استراحة وسأكون خارج المكتب حتى [التاريخ]. لن يكون لدي وصول إلى البريد الإلكتروني خلال هذا الوقت. إذا كان هناك حالة طوارئ، [الاسم] على [عنوان البريد الإلكتروني] سيكون متاحاً خلال هذا الوقت. إلى اللقاء قريباً،
[اسمك]
الموضوع: إجازة مرضية [التاريخ]
مرحباً، أنا خارج المكتب وفي إجازة مرضية حتى [التاريخ]. خلال هذا الوقت، لن أتمكن من التحقق من بريدي الإلكتروني. في حالة الطوارئ، يرجى التواصل مع [الاسم] على [عنوان البريد الإلكتروني]. مع أطيب التحيات،
[اسمك]
الموضوع: غياب عن المكتب: مؤتمر [التاريخ]
مرحباً، أنا خارج المكتب لحضور مؤتمر من [التاريخ]. سأرد على رسائل البريد الإلكتروني عندما يكون لدي وصول، لكن للحصول على رد أسرع، يرجى الاتصال بي على [رقم الهاتف] إذا كانت هناك مسألة عاجلة. شكراً،
[اسمك]
الموضوع: غياب عن المكتب: انسحاب الشركة [التاريخ]
مرحباً، أنا خارج المكتب في انسحاب الشركة من [التاريخ]. خلال هذا الوقت، سيكون لدي وصول محدود إلى البريد الإلكتروني. في حالة الطوارئ، يرجى التواصل مع [الاسم] على [عنوان البريد الإلكتروني] أو الاتصال برقم الخط الرئيسي للمكتب على [رقم الهاتف]. شكراً،
[اسمك]
الموضوع: غياب عن المكتب [التاريخ]
مرحباً، سأكون خارج المكتب للأيام القادمة [X]. في غيابي، يرجى الاتصال بـ [الاسم] الذي سيكون أكثر من سعيد بمساعدتك في أي استفسارات قد تكون لديك. شكراً على تفهمك. مع أطيب التمنيات،
[اسمك]
الموضوع: غياب [التاريخ]
مرحباً، شكراً على التواصل. أنا حالياً خارج المكتب وسأعود في [التاريخ] في أقصى الحدود. أعتذر عن الإزعاج وأود أن أطلب منك بأدب أن ترسل بريداً إلكترونياً إلى زميلي، [الاسم]، على [عنوان البريد الإلكتروني] في الوقت الحالي. مع أطيب التمنيات،
[اسمك]
قوالب غياب عن المكتب غير رسمية
الموضوع: بعيد عن مكتبي
مرحباً، أنا حالياً بعيد عن مكتبي، أحتسي الكوكتيلات على شاطئ ما. سأعود في [التاريخ] وسيكون لدي وصول محدود إلى البريد الإلكتروني حتى ذلك الحين. زميلي [الاسم] سيتولى رسائل بريدي الإلكترونية في غيابي، لذا يرجى الاتصال بـ [هو/هي/هم] على [عنوان البريد الإلكتروني] للمسائل العاجلة. شكراً، وأتمنى لك يوماً رائعاً.
[اسمك]
الموضوع: أخذ فترة راحة حتى [التاريخ]
مرحباً، آسف على أنك فاتتني. أنا خارج المكتب حتى [التاريخ]. ومع ذلك، سأأخذ فترات راحة دورية من مشاهدة كل شيء فاتني للتحقق من بريدي الإلكتروني من حين لآخر أثناء غيابي. إذا لم تكن هذه المسألة حساسة للوقت، فكن مطمئناً بأنني سأرد عندما أعود من هذه الفترة. مع أطيب التمنيات،
[اسمك]
الموضوع: غياب عن المكتب [التاريخ]
مرحباً، أنا خارج المكتب من [التاريخ من] إلى [التاريخ إلى]. سأكون متاحاً على هاتفي المحمول على [رقم الهاتف]، لكن للمسائل العاجلة يرجى الاتصال بـ [الاسم] بدلاً من ذلك. إلى اللقاء قريباً،
[اسمك]
الموضوع: أنا (أخيراً) في إجازة
مرحباً، أنا خارج المكتب وفي إجازة من [تاريخ البداية] إلى [تاريخ النهاية]. لن يكون لدي وصول إلى البريد الإلكتروني خلال هذا الوقت، لكن إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية يرجى الاتصال بزميلي [الاسم] على [عنوان البريد الإلكتروني]. شكراً،
[اسمك] ملاحظة: أنا متحمس جداً لهذه الفترة. 🎉
ملاحظة إضافية: إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بي بشكل عاجل، يرجى الاتصال بي على الهاتف المحمول على [رقم الهاتف].
الموضوع: أنا خارج الحلقة [التاريخ]
مرحباً،
سأكون خارج المكتب من [تاريخ البداية] إلى [تاريخ النهاية]. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية، يرجى الاتصال بـ [اسم الزميل] على [بريد الزميل الإلكتروني]. وإلا، سأرد على رسالتك عند عودتي. أتمنى لك يوماً رائعاً. مع أطيب التمنيات،
[اسمك]
الموضوع: آسف، أنا خارج المكتب [التاريخ]
مرحباً [الاسم]، أنا خارج المكتب هذا الأسبوع، لكن إذا كنت بحاجة إلى أي شيء بشكل عاجل يرجى عدم التردد في الاتصال بزميلي [الاسم]. شكراً،
[اسمك]
الموضوع: خارج المكتب من [التاريخ] إلى [التاريخ]
مرحباً. أنا حالياً خارج المكتب وسأعود في [التاريخ]. في الوقت الحالي، إذا كنت بحاجة إلى مساعدة، يرجى الاتصال بـ [الاسم أو القسم]. مع أطيب التمنيات،
[اسمك]
الموضوع: على الشاطئ [التاريخ]
مرحباً. أنا حالياً خارج المكتب وأستمتع ببعض الوقت المستحق على الشاطئ. سأعود إلى المكتب في [التاريخ] وسأكون سعيداً بالرد على بريدك الإلكتروني في ذلك الوقت. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة أثناء غيابي، يرجى الاتصال بزميلي [الاسم] على [عنوان البريد الإلكتروني]. شكراً.
[اسمك]
أفضل الممارسات لقوالب الغياب عن المكتب
اجعلها قصيرة
عند كتابة رسالة الغياب عن المكتب، من المهم أن تجعلها قصيرة وحلوة. لا حاجة للدخول في تفاصيل كبيرة حول من أنت أو ما تفعله. فقط أعط الأساسيات حتى يعرف زملاؤك كيفية الاتصال بك في حالة الطوارئ.
استخدم نبرة الصوت الصحيحة
رسالة الغياب عن المكتب الخاصة بك تعكس ثقافة وقيم شركتك، لذا من المهم استخدام نبرة الصوت الصحيحة. إذا لم تكن متأكداً من نبرة الصوت التي يجب استخدامها، فمن الأفضل أن تميل نحو الاحترافية.
لا تريد أن تبدو غير احترافي أو عارضاً جداً، لأن القيام بذلك قد ينعكس بشكل سلبي على شركتك. إذا كان لدى شركتك كتاب علامات تجارية خاص بها ونبرة صوت، فاستخدمه كدليل عند كتابة رسالة الغياب عن المكتب الخاصة بك.
إذا استخدمت لغة عامية أو مصطلحات متخصصة، فتأكد من أن الجميع الذين يقرؤون رسالتك سيفهمونها. ما قد يكون مضحكاً بالنسبة لك قد لا يكون مضحكاً لمستقبلي ردك التلقائي، خاصة إذا لم يكونوا من نفس البلد أو المنطقة.
أضف تواريخ غيابك
عندما يكون ذلك ممكناً، أضف تواريخ غيابك إلى رسالة الغياب عن المكتب الخاصة بك. سيساعد هذا زملاؤك وعملاؤك و/أو شركاؤك في العمل على معرفة متى يمكنهم توقع الرد منك. إذا لم تكن متأكداً من متى ستعود، فأعط نطاق تواريخ أو تقدير. في هذه الحالة، من الأفضل أن تكون حذراً وتعطي إطار زمني أطول مما تعتقد أنك ستحتاجه.
اذكر أشكال الاتصال البديلة
في رسالة الغياب عن المكتب الخاصة بك، تأكد من ذكر أشكال الاتصال البديلة في حالة الطوارئ. قد يكون هذا عنوان بريد إلكتروني لزميل أو رقم هاتف أو حتى عنوان فعلي. إذا كنت مرتاحاً لمشاركة تفاصيلك الشخصية، يمكنك أيضاً تضمين رقم هاتفك المحمول أو مقابض وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك.
فقط تذكر أنه كلما زادت المعلومات التي تضمنها، زادت احتمالية أن يتصل بك شخص ما أثناء غيابك. على هذا النحو، يجب عليك فقط تضمين أشكال الاتصال البديلة إذا كنت مرتاحاً للاتصال بك أثناء وقت راحتك.
إذا قررت مشاركة تفاصيل اتصال زملائك، فتأكد من أنهم يعرفون عن ذلك ويوافقون على أن يكونوا نقطة الاتصال قبل إضافة معلوماتهم إلى رسالة الغياب عن المكتب الخاصة بك.
لا تذهب بعمق أو تكن محدداً جداً
عند كتابة رسالة الغياب عن المكتب الخاصة بك، قاوم الرغبة في الذهاب بعمق أو أن تكون محدداً جداً. هذا ليس الوقت المناسب لمشاركة قصة حياتك أو صور إجازتك الأخيرة. اذهب مباشرة إلى النقطة حتى يتمكن زملاؤك من العودة إلى العمل بأقل قدر من الانقطاع، وشركاؤك في العمل يمكنهم العثور على المعلومات التي يحتاجونها دون الاضطرار إلى البحث في رواية.
قم بإعداد قالب غياب عن المكتب داخلي وخارجي
إذا كان لديك رسائل غياب عن المكتب بشكل متكرر، فقم بإعداد قالب غياب عن المكتب داخلي وخارجي لتوفير الوقت. بهذه الطريقة، كل ما عليك فعله هو ملء الفراغات بمعلوماتك المحددة في كل مرة تحتاج فيها إلى الابتعاد عن مكتبك.
رسالة الغياب عن المكتب الداخلية يتم إرسالها إلى الأشخاص داخل شركتك، بينما يتم إرسال الرسالة الخارجية إلى أولئك خارجها. الفرق الرئيسي بين الاثنين هو أن رسالة الغياب عن المكتب الداخلية لا تحتاج إلى أن تكون رسمية مثل الرسالة الخارجية.
الخلاصة
رسائل الرد التلقائي ضرورة حتمية عندما تحتاج إلى أخذ بعض الوقت بعيداً عن العمل. باتباع أفضل هذه الممارسات، يمكنك كتابة رسالة غياب عن المكتب احترافية وغنية بالمعلومات ومفيدة للجميع الذين سيتلقونها. قد يقدرون رسالة الغياب عن المكتب أكثر مما تعتقد.
