قالب بريد إلكتروني للتواصل الاحترافي
عزز مهارات التواصل الاحترافي لديك باستخدام قوالب البريد الإلكتروني من LiveAgent والنصائح المفيدة. تعلم كيفية صياغة أسطر موضوع جذابة ورسائل فعالة للتواصل وبناء ا...
11 دقيقة قراءة
LiveAgent
Email Templates
+1
بدأ التواصل عبر البريد الإلكتروني في عام 1971 عندما أرسل راي توملينسون أول بريد إلكتروني لنفسه. على الرغم من أن هذه التكنولوجيا يزيد عمرها عن 50 سنة، يتم إرسال مليارات رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. أحياناً نقرأ ونرسل يومياً رسائل بريد إلكتروني أكثر من عدد الأشخاص الذين نقابلهم شخصياً. ومع ذلك، في التواصل عبر البريد الإلكتروني نرتكب نفس الأخطاء التي يجب أن نتجنبها لصالحنا. فكيف يمكننا تحسين رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا؟
فيما يلي 10 نصائح للتواصل الفعال عبر البريد الإلكتروني:
1. كن واضحاً وموجزاً
معظم الناس ليس لديهم وقت كافٍ في اليوم لقراءة والرد على رسائل البريد الإلكتروني. يجب أن يكون نص البريد الإلكتروني إعلامياً ومباشراً. حتى إذا كنت تستخدم بدائل أخرى للبريد الإلكتروني، فسيقدر المستقبل الرسائل القصيرة والواضحة. فكر في استخدام النقاط النقطية أو كتابة بريد إلكتروني منفصل لكل موضوع تحتاج إلى التواصل بشأنه مع شخص ما.
تذكر: رسائل البريد الإلكتروني الطويلة تستنزف حياة الناس.
2. كن مهذباً
ما لم تكن على علاقة جيدة مع شخص ما، تجنب اللغة غير الرسمية والمصطلحات والعامية والاختصارات غير المناسبة. فكر في كيف يشعر بريدك الإلكتروني عاطفياً. إذا كان يمكن سوء فهم عواطفك، ابحث عن طريقة أخرى لصياغة كلماتك. كن ودياً ومحترماً وممتناً.
هل تريد أن تعرف متى تستخدم نبرة عادية أو رسمية أو جادة أو ودية؟
3. استخدم سطر موضوع واضح
على أساس سطر الموضوع يقرر الناس ما إذا كانوا سيفتحون البريد الإلكتروني أم لا. يتلقى الكثير من الناس كمية ضخمة من رسائل البريد الإلكتروني، من المهم وصف ما سيجده القارئ بالداخل. يقوم صندوق الوارد الخاص بمستقبلك بالتنظيف الأول لهم. والرسائل بدون سطر موضوع تعتبر رسائل بريد إلكتروني سيئة وبالتالي يتم إرسالها إلى البريد العشوائي.
4. انتبه للإملاء والقواعد النحوية
هذه طريقة سهلة لإظهار أنك تهتم. حاول قراءة رسالتك بصوت عالٍ لمساعدتك في اكتشاف أي أخطاء نحوية أو صياغة محرجة قد تفوتك بخلاف ذلك.
5. تذكر أن البريد الإلكتروني ليس خاصاً أبداً
قد يتم إعادة توجيه رسالتك إلى أشخاص آخرين دون علمك. إذا كانت معلوماتك سرية للغاية، فتأكد من وصولها إلى الشخص المناسب.
6. ضع نقطتك الرئيسية في البداية
إذا كنت تجيب على سؤال في بريد إلكتروني لشخص ما، ضع الإجابة بالقرب من البداية. معظم الناس لا يحبون قراءة فقرات طويلة للحصول على النقطة الرئيسية في نهاية الرسالة.
7. استخدم مفتاح الرد
أدرج الرسالة السابقة عندما تكون تجيب على بريد إلكتروني. لا تبدأ بريداً إلكترونياً جديداً. تحفظ هذه الممارسة وقتك ووقت المستقبل.
8. كن صديقاً للبيئة
تجنب طباعة رسائل البريد الإلكتروني كلما أمكن ذلك. ستتمكن من الحفاظ على تنظيم اتصالاتك بشكل أفضل وعلاوة على ذلك توفير الأشجار.
9. تجنب الصراخ
لا تستخدم جميع الأحرف الكبيرة، فهذا يعني الصراخ. من الصعب أيضاً قراءة الأحرف المكتوبة بنفس الحجم، لذا أعطِ قرّاءك فترة راحة.
10. أضف توقيعك
لا تختبئ خلف بريد إلكتروني وأضف اسمك. أغلق رسالتك بـ “مع أطيب التحيات،” أو “مع التقديرات،” أو “كل التمنيات الطيبة،” حسب الموقف. لا تنسَ كتابة اسم الشركة تحت اسمك أو مشاركة بطاقة العمل الرقمية الخاصة بك.
الأفكار النهائية
أدرك أنه بمجرد إرسال رسالتك، من المستحيل استدعاؤها. بإرسال الرسالة الخاطئة إلى شخص ما قد تضر وتدمر عملك أو حياتك المهنية. تحقق دائماً مرتين من رسالتك وسطر المستقبل قبل إرسال أي بريد إلكتروني. من الجيد أيضاً إنشاء حساب بريد إلكتروني جديد مخصص للتواصل والاتصالات مع العملاء.
