لماذا يجب عليك دمج البرامج؟

في الوقت الحاضر، من الطبيعي أن تمتلك الشركة واحداً على الأقل من البرامج واستخدامه، أليس كذلك؟ قبل بضع سنوات، لم يكن هذا واضحاً؛ الآن أصبح إلزامياً. حتى في الماضي، كانت الشركات التي تمتلك برامج قوية تعتبرها ميزة تنافسية؛ اليوم، لم تعد ميزة؛ بل أصبحت ضرورة. علاوة على ذلك، دمج البرامج هو ضرورة اليوم.

من الجدير بالذكر أن 17% من رجال البيع يسمون نقص التكامل مع الأدوات الأخرى بأنه أكبر تحدٍ في وظائفهم. تؤكد هذه الإحصائية الأهمية الحاسمة لدمج البرامج في عمليات الأعمال الحديثة.

البرامج والأجهزة

منذ بعض الوقت، كان من الضروري أن تمتلك خوادمك الخاصة، حيث تحتفظ بأنظمتك ومعلوماتك وبياناتك. بهذه الطريقة، كنت “متأكداً” من أن كل شيء تحت سيطرتك، في مكان تمتلكه.

كانت هذه الممارسة الأكثر شيوعاً. كانت هناك برامج قابلة للتثبيت معروفة متاحة على أجهزة الكمبيوتر فقط. حتى اليوم، تستمر العديد من الشركات (بجميع أحجامها) في استخدام برامج قابلة للتثبيت محلياً بسبب سياسات الأمان الداخلية، أو ببساطة لأن تغيير هذا النوع من الأنظمة في الهياكل الكبيرة والبيروقراطية معقد وقد يستغرق وقتاً طويلاً.

يتطلب استخدام برامج محلية مثبتة أجهزة. والأجهزة (بصرف النظر عن البرامج) هي استثمار أيضاً. يجب أن تضع في الاعتبار أن المعدات التي تستخدمها اليوم ستصبح قديمة، وستضطر إلى ترقيتها.

العصر الجديد

اليوم، بفضل منصات الاتصالات السحابية الشهيرة أو حلول البرامج كخدمة (SaaS)، لن تضطر أبداً إلى القلق بشأن إبقاء رف الأجهزة الخاص بك محدثاً بخوادم مكلفة، والأفضل من ذلك، لن تضطر إلى القلق بشأن الأمان.

كيف يكون هذا ممكناً؟ حسناً، لتبسيط الأمر جداً، تقدم بعض الشركات خدمة العمل كخادم لك، لكن في السحابة (عبر الإنترنت). لذا، بدلاً من القلق بشأن الأجهزة، تسلمهم المسؤولية عنها؛ وللأمان أيضاً، باستخدام شهادات معروفة جداً. في معظم الحالات، تكون هذه الشركات Google Cloud و Amazon Web Services.

ما هو دمج البرامج في المقام الأول؟

إذاً، في اللحظة التي تقرر فيها نقل عملياتك إلى بيئة برامج قائمة على السحابة، هناك العديد من الأنظمة التي يمكنك الاختيار من بينها. وهناك العديد من الفرص الجديدة المتاحة أمامك. إحدى هذه الفرص تسمى دمج البرامج.

يمكّنك من ربط الأدوات والأنظمة التي تستخدمها عادة بشكل منفصل، في منصة واحدة. بفضل ربطها، تسمح لحلول وتطبيقات مختلفة بتبادل البيانات والتواصل مع بعضها البعض. يتم تخزين جميع البيانات في مكان واحد؛ لا يضطر فريقك إلى تسجيل الدخول إلى أنظمة مختلفة للقيام بنفس الوظيفة أو العثور على المعلومات التي يحتاجونها.

يتم أتمتة العديد من المهام اليدوية أو المملة، وتوحيد عمليات الأعمال. يمكنك الاستفادة القصوى من برامجك والاستفادة من قوة التآزر من خلال الجمع بين أفضل ميزاتها.

كيف تتواصل الأنظمة؟

حسناً، كيف يمكن لهذه الأنظمة أن تتواصل مع بعضها البعض؟ هذا هو التحدي الرئيسي لامتلاك عدة برامج. وهنا يأتي الاستخدام الحقيقي لـ واجهات برمجة التطبيقات (APIs).

تُعرّف واجهات برمجة التطبيقات بأنها مجموعات من الإجراءات والوظائف التي تسمح لأنظمة وتطبيقات مختلفة بالوصول إلى البيانات أو ميزات برنامج أو حل آخر. واجهة برمجة التطبيقات هي اتصال قابل للبرمجة بين عدد من الأدوات التي تحدد ما يمكن نقله من بيانات من كيان إلى آخر. بهذه الطريقة وبفضل التكنولوجيا، يمكنك أتمتة العديد والعديد من العمليات التي تقوم بها في مؤسستك باستخدام حلول مختلفة.

دعنا نلقي نظرة على بعض الأمثلة:

• عندما يصبح العميل المحتمل عميلاً (يحدث هذا في CRM)، تريد أن يطالب النظام باتخاذ إجراء في ERP، وإعداد فاتورة إلكترونية، وإرسالها إلى بريد العميل الجديد.
• في كل مرة تضيف فيها منتجاً جديداً إلى ERP والمخزون أكبر من 0، تريد أن يضيف النظام على eBay و Amazon بنفس السعر، وكل تغيير في السعر يحدث تلقائياً.
• عندما ينهي شخص ما مهمة، يجب أن يخبر نظام إدارة المشروع الشخص المسؤول التالي بأنه يجب عليه البدء بالمهمة اللاحقة. في نهاية هذه العملية، يجب أن يرسل لك النظام بريداً إلكترونياً تلقائياً يحتوي على ملف PDF لملخص ما تم إنجازه والوقت الذي قضاه كل شخص في مهامهم.

وهناك آلاف وآلاف من الأمثلة الأخرى.

ما أنواع البرامج أو الأنظمة التي يمكنك دمجها؟

كما ذُكر أعلاه، تدرك الشركات تدريجياً أنها تحتاج إلى برامج قائمة على السحابة. لكن عادة ما تحتاج إلى عدة أنواع من البرامج، كل منها يخدم غرضاً رئيسياً واحداً. البرنامج الذي يفي بجميع احتياجاتك ربما لا يوجد. وإذا كان هناك واحد، فهو ليس جيداً.

إذا كنت تدير شركة صغيرة، قد تجد برنامجاً يوفر جميع الميزات التي تحتاجها. لكن ما أقصده هو أن برنامجاً عالمياً يغطي كل ما تحتاجه معظم الشركات لا يوجد. تحتاج إلى دمجه مع أدوات أخرى لتوسيع ميزاته وقدراته.

هذه هي الأنواع الرئيسية للأنظمة المستخدمة في الشركات بجميع أحجامها:

ERP (تخطيط موارد المؤسسة)

إنه الفاعل الرئيسي في كل منظمة تستخدمه. تستخدم الشركات ERP لتخزين البيانات من العديد من أنشطة الأعمال، حيث يكون لديك أيضاً الإدارة العامة للتكاليف والنفقات والمدفوعات والتحصيلات وإدارة النفقات، من بين أشياء أخرى مثل الإنتاج واللوجستيات، إلخ.

برامج مكتب المساعدة

برامج مكتب المساعدة هي حل يمكّنك من تقديم جميع أنواع الدعم لعملائك من خلال قنوات مختلفة. يجب أن تتضمن الاتصال عبر البريد الإلكتروني ومركز الاتصالات والدردشة المباشرة وإمكانية إدارة تفاعلات وسائل التواصل الاجتماعي. كل ذلك مجمع تحت سقف واحد وقابل للوصول في صندوق وارد مشترك واحد.

CRM (إدارة علاقات العملاء)

إنه برنامج يسمح لك بإقامة علاقات مع عملائك المحتملين قبل أن يصبحوا عملاء، وبينما هم عملاؤك. يمكن أيضاً استخدامه من قبل فريق المبيعات الخاص بك لإدارة عمليات البيع. (مثال: HubSpot).

BPM (إدارة عمليات الأعمال)

برنامج مصمم لمساعدة أتمتة العمليات والسير العمل الداخلية للأعمال. يُستخدم برنامج BPM بشكل شائع من قبل الشركات المتوسطة والكبيرة. تميل هذه الأنظمة إلى التركيز على التحليل والتحسين طويل الأجل والمستمر وتسمح للمستخدمين بالتحكم في وضوح العمليات والإنتاجية المتزايدة. (مثال: KiSSFLOW).

CMS (برامج إدارة المحتوى)

نظام CMS يسمح لنا بإنشاء وإدارة محتوى موقعنا الإلكتروني والمدونة وصفحات الهبوط.

HRS (نظام الموارد البشرية)

نظام مصمم بشكل أساسي لإدارة عمليات الموارد البشرية الضرورية في المنظمة، وتوثيق الاتفاقيات مع كل موظف، وتنظيم الإجازات، والمزيد. يمكن أن يكون أيضاً أي برنامج موارد بشرية آخر، مثل Toggl أو Sparkbay.

هذه مجرد بعض الأمثلة على أنواع البرامج المستخدمة من قبل الشركات. يتم إدراجها بشكل أساسي للتأكيد على عدد الحلول المختلفة المتاحة وكم الأغراض المختلفة التي تخدمها. كل واحد من هذه الأنظمة يمكن أن يكون معقداً جداً بحد ذاته، وسيظل يتطلب بعض الإضافات أو الملحقات.

ما هي فوائد تكاملات البرامج

1. إمكانية الوصول إلى البيانات ومزامنتها

يتم تسجيل جميع البيانات من الأنظمة المدمجة تلقائياً في منصة واحدة مختارة، وبالتالي تشكيل قاعدة بيانات متماسكة ونظيفة. يحدث هذا في الوقت الفعلي. جميع المعلومات الضرورية متاحة في متناول يدك.

2. تقليل التكاليف والوقت المستغرق

هل تقيس مقدار الوقت الذي يقضيه موظفوك على المهام اليدوية مثل تدوين الملاحظات بعد المكالمة، وملء النماذج في CRM الخاص بك، ونسخ الاتفاقيات المبرمة عبر البريد الإلكتروني إلى BPM الخاص بك؟ كم من الوقت يحتاجون للعثور على البيانات التي يحتاجونها؟

إذا قدمت تكاملات البرامج الصحيحة، سيكون لدى وكلاء خدمة العملاء أو ممثلي المبيعات الوقت للتركيز على مهام أكثر أهمية تحقق دخلاً (إغلاق الصفقات والبيع الإضافي). سيكون عملهم أكثر كفاءة.

تظهر البيانات أن الموظفين يقضون 19% من وقتهم في البحث عن الموارد والمستندات والمعلومات الضرورية للقيام بوظائفهم.

3. التفاعل بين أجزاء مختلفة من الأعمال

تسهل تكاملات البرامج رؤية الأنشطة والتفاعلات بين الأقسام والفرق المختلفة داخل الشركة. يكون الجميع أكثر اطلاعاً لأن البيانات متاحة للجميع.

4. التحليل التاريخي من مكان واحد

يمكن تحليل البيانات المجمعة بمرور الوقت على منصات مدمجة مختلفة من مكان واحد.

5. تحديد وتنفيذ مؤشرات الأداء الرئيسية الجديدة

من خلال الوصول إلى المزيد من البيانات والمعلومات، يمكنك تحديد أهداف جديدة بناءً على مؤشرات جديدة ذات صلة بالشركة.

6. اتخاذ القرارات بناءً على سلوك المستخدم

يسمح التكامل بين المنصات بالتركيز على المستخدمين وسلوكهم، حيث أن جميع البيانات حول عملائك والعملاء المحتملين متاحة في مكان واحد. يمكنك تقديم دعم مخصص للأشخاص المناسبين، في الوقت المناسب، وتخصيص اتصالاتك أو حملاتك. لا توجد طريقة أفضل لتقديم تجربة عملاء متعددة القنوات.

7. تحديد ربحية الحملات المنفذة في وسائط مختلفة

نظراً لأن حساب ربحية الحملات المنفذة متكامل، من الأسهل التخلص مما لا يعمل وتحسين ما هو مفيد بطريقة سريعة وفعالة.

8. أخطاء أقل

العمل اليدوي عرضة للأخطاء؛ يمكن حدوث العديد من الأخطاء بينما ينقل الموظفون البيانات ذهاباً وإياباً عبر منصات مختلفة. يقلل دمج البرامج من كمية البيانات المتناثرة والمتداخلة. يجعل من الأكثر أماناً اتخاذ قرارات قائمة على البيانات.

ربط LiveAgent مع أدواتك وحلولك المفضلة

يقدم LiveAgent تكاملات مع أكثر من 30 أداة ونوع برامج حتى تتمكن من تقديم خدمة عملاء متميزة لعملائك. دمج مكتب المساعدة الشامل LiveAgent مع CRM الخاص بك و CMS والمنصات الإلكترونية المفضلة لديك وأدوات التسويق عبر البريد الإلكتروني والفواتير وحلول إدارة المشاريع.