الدليل الشامل لبناء قاعدة معرفة داخلية فعالة

في متاهة العمليات التجارية اليومية، يمكن للمعرفة الجماعية للشركة أن تكون إما أقوى أداة لديها أو أكبر عائق لها. قاعدة المعرفة الداخلية، عند بنائها بشكل فعال، يمكن أن تمكّن كل عضو في الفريق بالرؤى التي يحتاجونها في متناول يدهم، مما يعزز الكفاءة والابتكار. لكن كيف تبني مثل هذه الأداة التي تتوافق مع احتياجات مؤسستك، وتكون بديهية لفريقك، وتصمد أمام المتطلبات المتطورة؟

هذا الدليل هو إجابتك. من خلال التنقل عبر الطبقات المعقدة لإنشاء المحتوى والتصنيف والمشاركة من قبل المستخدمين، سنضع خطة شاملة من 7 خطوات لنحت قاعدة معرفة تصبح حقاً مركز الأعصاب في مؤسستك. استعد، وهيا بنا نبدأ هذه الرحلة المنيرة معاً.

ما هي قاعدة المعرفة الداخلية؟

قاعدة المعرفة الداخلية هي مستودع رقمي مركزي مصمم خصيصاً لاحتياجات المنظمة الفريدة. فهي تضم ثروة من المعلومات الأساسية للشركة، من البرامج التعليمية خطوة بخطوة وأفضل الممارسات إلى العمليات والبروتوكولات المفصلة.

الهدف من مثل هذه المنصة هو ضمان أن الموظفين يمكنهم الوصول بسرعة واستقلالية إلى المعرفة التي يحتاجونها، وبالتالي تعزيز الكفاءة والاتساق في جميع أنحاء المنظمة.

تخيل سيناريو يحتاج فيه مدير تسويق جديد إلى فهم إرشادات العلامة التجارية للشركة. بدلاً من التواصل مع الزملاء أو البحث في ملفات متعددة، يمكنهم الرجوع بسهولة إلى قاعدة المعرفة الداخلية. في غضون لحظات، لديهم فهم واضح لألوان الألوان والطباعة واستخدام الشعار والمزيد، مما يضمن أن جميع أعمالهم اللاحقة تتوافق تماماً مع هوية العلامة التجارية للشركة.

لا تعزز مثل هذه المنصة الإنتاجية فحسب، بل تضمن أيضاً أن المعرفة والخبرة الجماعية للمنظمة تبقى متسقة ومنظمة وسهلة الوصول إليها، بغض النظر عن التغييرات في الموظفين أو احتياجات الأعمال المتطورة.

7 علامات تشير إلى أن عملك يحتاج إلى قاعدة معرفة داخلية

تكشف إحصائية مذهلة أن الموظفين يهدرون حوالي 20% من وقتهم - تقريباً يوم واحد في الأسبوع - في البحث عن معلومات داخلية أو طلب المساعدة من الزملاء. يمكن لهذا عدم الكفاءة أن يعيق الإنتاجية والابتكار بشكل كبير. لكن كيف تعرف ما إذا كان عملك يعاني من غياب مستودع معرفة مركزي؟ فيما يلي سبع علامات واضحة تشير إلى الحاجة إلى قاعدة معرفة داخلية:

• الأسئلة المتكررة: إذا كانت الأقسام مثل الموارد البشرية أو تكنولوجيا المعلومات أو الإدارة تواجه باستمرار طوفاناً من الأسئلة المتكررة من الموظفين حول عمليات الشركة أو الأدوات، فهذا مؤشر واضح على وجود فجوات في المعلومات.
• العمليات غير المتسقة: الاختلافات الملحوظة في كيفية تنفيذ الفرق أو الأعضاء المختلفين للمهام يمكن أن تشير إلى نقص المراجع الموحدة أو الإرشادات.
• عملية إدراج طويلة: إذا كان دمج الموظفين الجدد بالكامل والإنتاجية يستغرق وقتاً طويلاً بسبب تحديات الوصول إلى المعرفة، فهذا علم أحمر.
• الاعتماد على الموظفين الرئيسيين: إذا توقفت العمليات في كل مرة يكون فيها عضو فريق رئيسي غائباً لأنهم الحامل الوحيد لمعرفة معينة، فهذا يسلط الضوء على الحاجة إلى نظام أكثر ديمقراطية لتوزيع المعلومات.
• التوثيق المشتت: عندما تكون التوثيق والإرشادات الخاصة بالشركة موزعة عبر منصات مختلفة أو محركات أقراص أو حتى ملفات فعلية، فهذا يؤكد الحاجة إلى المركزية.
• إعادة اختراع العجلة: إذا وجد أعضاء الفريق أنفسهم في كثير من الأحيان يعيدون إنشاء مواد أو موارد قام بها شخص آخر في الشركة بالفعل، فهذا يشير إلى نقص الرؤية المشتركة للمعرفة.
• التعليقات من أعضاء الفريق: يمكن أن تكون التعليقات المباشرة أو الشكاوى حول صعوبة الوصول إلى المعلومات الأساسية أو أفضل الممارسات أبسط علامة من بين الجميع.

يمكن أن يكون الاعتراف بهذه العلامات وتنفيذ قاعدة معرفة داخلية تحويلياً، مما يحول الوقت الضائع إلى ابتكار ويعزز ثقافة التعاون والنمو المشترك.

ما المعلومات التي يتم تخزينها عادة في قاعدة المعرفة الداخلية؟

قاعدة المعرفة الداخلية هي مستودع للرؤى الحرجة للشركة، لكن محتواها يمكن أن يختلف بناءً على طبيعة واحتياجات كل منظمة. عادة، تشمل هذه القواعس مجموعة متنوعة من الفئات المعلوماتية:

• سياسات وإجراءات الشركة: أدلة مفصلة حول الممارسات والعمليات المقبولة داخل الشركة، مما يضمن التوحيد في جميع أنحاء المجلس.
• مواد التدريب: من البرامج التعليمية للموظفين الجدد إلى جلسات بناء المهارات المتقدمة للمحاربين القدامى، تعزز هذه المواد التطور المستمر للموظفين.
• توثيق المنتج أو الخدمة: أوصاف مفصلة وإرشادات الاستخدام وخطوات استكشاف الأخطاء وإصلاحها للمنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة.
• الأسئلة الشائعة: الأسئلة الشائعة وإجاباتها حول جوانب مختلفة من الشركة - يمكن أن يتراوح هذا من مشاكل تكنولوجيا المعلومات إلى سياسات الموارد البشرية.
• أفضل الممارسات: الاستراتيجيات والنهج المثبتة الموصى بها للمهام والعمليات المختلفة داخل الشركة.
• دلائل الفريق والمخططات التنظيمية: معلومات حول من هو من داخل الشركة وأدوارهم وكيف يناسبون الهيكل التنظيمي الأكبر.
• محاضر الاجتماعات والملخصات: سجلات ما تمت مناقشته والقرارات المتخذة في اجتماعات الشركة.
• أدلة إدارة المشاريع: إرشادات وقوالب وأدوات لإدارة المشاريع بفعالية.
• الكتيبات التقنية والبرامج: تعليمات ونصائح لاستخدام برامج أو أدوات أو بنية تحتية تقنية محددة في الشركة.

من الضروري ملاحظة أنه بينما تعتبر هذه مكونات شائعة في العديد من قواعس المعرفة، يمكن أن يختلف المحتوى الدقيق بشكل كبير بناءً على الصناعة والخصائص المحددة للشركة. على سبيل المثال، قد تحتوي شركة صيدلانية على وثائق بحثية مفصلة وإرشادات الامتثال التنظيمي، بينما قد تضم شركة تطوير برامج توثيق كود واسع ومراجع API. يعتبر تخصيص قاعدة المعرفة لتلبية الاحتياجات الفريدة والدقيقة للصناعة أمراً بالغ الأهمية لفعاليتها.

فوائد إنشاء واستخدام قاعدة معرفة داخلية

يؤدي تنفيذ قاعدة معرفة داخلية إلى فوائد عديدة، تتجاوز مجرد كفاءة المنظمة. يتم التأكيد على أهميتها بشكل أكبر من خلال البحث الذي يسلط الضوء على تأثيراتها الأوسع، لذا دعنا نتعمق في أبرز فوائد استخدام قاعدة معرفة داخلية.

• الإنتاجية المحسنة: وفقاً لتقرير McKinsey، يقضي الموظفون حوالي 20% من وقتهم في البحث عن معلومات داخلية. يتم تقليل وقت البحث هذا بشكل كبير من خلال دمج المعلومات في قاعدة معرفة، مما يعزز الإنتاجية بشكل مباشر.
• الوصول المتسق للمعلومات: تضمن قاعدة المعرفة أن جميع الموظفين لديهم إمكانية الوصول إلى نفس المعلومات، مما يعزز الاتساق في الممارسات واتخاذ القرارات في جميع أنحاء المنظمة.
• الإدراج المبسط: وجدت دراسة أجرتها Glassdoor أن عملية إدراج قوية يمكن أن تحسن الاحتفاظ بالموظفين الجدد بنسبة 82%. مع قاعدة معرفة منظمة بشكل جيد، يمكن للموظفين الجدد أن يتعرفوا بسرعة على عمليات الشركة، مما يقلل من منحنى التعلم.
• الاعتماد المخفض: من خلال ديمقراطية الوصول إلى المعلومات، تقلل قاعدة المعرفة الاعتماد على الموظفين الرئيسيين، مما يضمن عدم عرقلة العمليات في غيابهم.
• كفاءة التكاليف: يشير البحث من Panopto إلى أن أدوات مشاركة المعرفة، بما في ذلك قواعس المعرفة، يمكن أن توفر للشركات الكبيرة ما يصل إلى 47 مليون دولار سنوياً. تنشأ هذه المدخرات من تقليل الوقت المستغرق في الإجابة على الأسئلة والإدراج الأسرع وإدارة المعلومات بشكل أفضل.
• تشجيع ثقافة التعاون: تعزز قاعدة معرفة منظمة بشكل جيد ثقافة التعاون، حيث يمكن للموظفين المساهمة برؤاهم، مما يعزز عقلية النمو الجماعي.
• تحسين صنع القرار: أشارت دراسة أجرتها PwC إلى أن صنع القرار المستند إلى البيانات يمكن أن يحسن الإنتاجية الإجمالية بنسبة تصل إلى 6%. قاعدة المعرفة، التي تعمل كمستودع للبيانات والرؤى الحيوية، يمكن أن تكون محفزاً في هذا النهج المستند إلى البيانات.
• الاحتفاظ بالمعرفة: دوران الموظفين أمر حتمي. ومع ذلك، مع وجود قاعدة معرفة في مكانها، يمكن الحفاظ على الرؤى والخبرة للموظفين المغادرين لصالح المنظمة.

7 خطوات رئيسية لإنشاء قاعدة معرفة داخلية فعالة

يتعلق بناء قاعدة معرفة داخلية بأكثر من مجرد تجميع المعلومات؛ يتعلق الأمر بضمان أن المعلومات يمكن الوصول إليها وقابلة للتنفيذ ومفيدة لكل عضو في الفريق. فيما يلي سبع خطوات أساسية لبناء مورد يصبح أصلاً لا غنى عنه داخل مؤسستك.

الخطوة 1: تحديد احتياجات المستخدمين

فهم احتياجات المستخدمين الحقيقية هو الأساس لقاعدة معرفة فعالة. من خلال استطلاع فريقك، يمكنك اكتشاف فجوات المعرفة وتحديد أولويات المعلومات الأساسية. يضمن تلبية احتياجات المستخدمين أن قاعدة المعرفة تبقى ذات صلة وتكون أداة يريد الموظفون استخدامها بانتظام.

الخطوة 2: اختر منصة سهلة الاستخدام

يوفر اختيار حل SaaS (البرنامج كخدمة) لقاعدة المعرفة قابلية التوسع وتقليل مشاركة تكنولوجيا المعلومات والتحديثات المستمرة. المفتاح هو اختيار منصة بديهية وسهلة الوصول إليها، مما يضمن أن حتى أولئك الذين ليسوا متمرسين في التكنولوجيا يمكنهم التنقل بسهولة.

الخطوة 3: نظم معلوماتك بوضوح

تعتمد قيمة قاعدة المعرفة على مدى سهولة تمكن المستخدمين من العثور على ما يبحثون عنه. ركز على تصميم وتخطيط سهل الاستخدام. يمكن لأدوات التصنيف والميزات أن تساعد في تبسيط المحتوى إلى أقسام منطقية، مما يجعل استرجاع المعلومات سريعاً وسهلاً.

الخطوة 4: تعاون مع فريقك

الجهد الجماعي، الذي يستفيد من خبرة أعضاء الفريق المتنوعين، سيثري قاعدة المعرفة الخاصة بك. شجع مساهمات الموظفين لتعزيز الشعور بالملكية والمجتمع حول المورد. يمكن لأدوات التعاون أن تساعد الفرق على المساهمة بكفاءة، مما يضمن مستودع حكمة شامل وجماعي.

الخطوة 5: تأكد من أن قاعدة المعرفة قابلة للبحث

يرتبط فعالية قاعدة المعرفة ارتباطاً وثيقاً بقدرات البحث فيها. يجب أن يجد المستخدمون ما يحتاجون إليه بسرعة. يعزز تنفيذ وظائف البحث القوية تجربة المستخدم، مما يضمن أن التفاصيل الحاسمة دائماً في متناول اليد.

الخطوة 6: حافظ على تحديث قاعدة المعرفة الخاصة بك

الركود هو عدو قاعدة المعرفة. تضمن عمليات التدقيق والتحديثات المنتظمة أن المحتوى يبقى ذا صلة ويعكس أحدث ممارسات المنظمة. يمنع هذا النهج الاستباقي المعلومات الخاطئة ويوفر قيمة باستمرار.

الخطوة 7: اجمع التعليقات وحسّن بشكل مستمر

التحسين المستمر هو اسم اللعبة. من خلال الحصول على التعليقات، يمكنك تحديد مجالات التحسين. يوفر مراقبة أنماط الاستخدام للمقالات المحددة رؤى حول احتياجات المعرفة السائدة ويساعد في توجيه تحديثات المحتوى الخاصة بك.

8 أفضل ممارسات لقاعدة المعرفة الداخلية

قاعدة معرفة داخلية، عند تحسينها بفعالية، يمكن أن تكون منارة وضوح لفريقك. إن إمكانيتها لتبسيط العمليات وتعزيز الإنتاجية لا مثيل لها. دعنا نتعمق في أفضل الممارسات لضمان أن قاعدة المعرفة الخاصة بك تقف كمورد أساسي لمؤسستك.

• قدم عناوين ووصفات واضحة: العناوين والأوصاف المباشرة توجه المستخدمين مباشرة إلى المعلومات التي يحتاجونها. يعمل العنوان المحدد جيداً كلافتة إرشادية، مما يجعل التنقل أكثر بديهية. عند إنشاء محتوى، استخدم عناوين وصفية وموجزة، مما يضمن أن الوصف يقدم نظرة عامة موجزة على المحتوى بداخله.
• قم بإعداد فريق قاعدة المعرفة: وجود فريق مخصص لقاعدة المعرفة الخاصة بك يضمن سلامتها وجودة المحتوى المتسقة. قم بتعيين أدوار محددة مثل منشئي المحتوى والمحررين والمديرين. يضمن النهج المنظم إنتاج محتوى عالي الجودة والتحديثات في الوقت المناسب.
• قم بتضمين أدلة خطوة بخطوة والأسئلة الشائعة: توفر الأدلة المفصلة والأسئلة الشائعة رؤى لا تقدر بثمن للمستخدمين، مما يعالج استفساراتهم الشائعة. استند إلى أسئلتك الشائعة على الأسئلة الحقيقية التي طرحها الموظفون وللمهام المعقدة، استخدم تنسيقاً خطوة بخطوة لتبسيط الفهم.
• استخدم قوالب قاعدة المعرفة الداخلية: تجلب القوالب الاتساق في كيفية تقديم المحتوى، مما يجعل المعلومات أسهل في التحديد والفهم. أنشئ قوالب مناسبة لأنواع محتوى مختلفة، سواء كانت أدلة إرشادية أو أسئلة شائعة أو وثائق السياسة.
• استخدم الوسوم والبيانات الوصفية: يعتبر دمج الوسوم والبيانات الوصفية أداة حاسمة في تحسين قابلية البحث في قاعدة المعرفة الخاصة بك. من خلال التفكير من منظور المستخدم عند وضع الوسوم، تضمن أنهم يجدون معلومات ذات صلة دون عناء.
• أنشئ مراجع متقاطعة: يوفر ربط المحتوى ذي الصلة من خلال المراجع المتقاطعة للمستخدمين فهماً شاملاً ويقلل من الحاجة إلى عمليات بحث متكررة. كلما كان لموضوع محتوى ذي صلة، تأكد من أنه مرتبط مباشرة.
• قيّم نجاح المحتوى: يساعد تحليل المقاييس المتعلقة بمشاركة المستخدم في تحديد المحتوى الذي يتردد أكثر والفجوات المحتملة. من خلال استخدام التحليلات لمراقبة المقالات التي يتم الوصول إليها أكثر أو حيث يقضي المستخدمون معظم وقتهم، أنت مجهز بشكل أفضل لاتخاذ قرارات محتوى مستنيرة.
• أعد كتابة أو حسّن المحتوى القديم: يعتبر الصلة والدقة الدقيقة للمحتوى حاسمة. قم بتحديث المحتوى بانتظام لضمان بقاؤه حالياً. جدول مراجعات محتوى دورية، وإذا بدا شيء ما قديماً أو نادراً ما يتم الوصول إليه، فقد يكون الوقت قد حان لمراجعته أو أرشفته.

كيفية اختيار أداة إدارة المعرفة الداخلية المناسبة

يعتبر اختيار أداة إدارة المعرفة الداخلية المناسبة أمراً بالغ الأهمية لضمان نشر المعلومات بكفاءة والمشاركة المثلى للموظفين وتبسيط العمليات داخل المنظمة. لا تقتصر الأداة الجيدة على تخزين المعلومات - فهي تسهل فهماً أفضل والتعاون بين فريقك. إليك ما يجب الانتباه له لاتخاذ الخيار الصحيح.

تحديد احتياجات مؤسستك

قبل الغوص في عدد لا يحصى من الخيارات المتاحة، من الضروري أن يكون لديك فهم واضح لما تحتاجه مؤسستك. هل تبحث عن أداة أساسية لتخزين الأسئلة الشائعة والمستندات؟ أم أنك تحتاج إلى منصة أكثر تطوراً تتكامل مع الأنظمة الأخرى وتقدم تحليلات؟

سهولة الاستخدام

يجب أن يكون للبرنامج واجهة بديهية. إذا وجد فريقك أنه مرهق أو صعب التنقل، فمن غير المرجح أن يستخدموه، مما ينفي الغرض من وجود قاعدة معرفة.

القدرة على البحث

تعتبر وظيفة البحث القوية حيوية. يجب أن يتمكن المستخدمون من تحديد موقع المعلومات التي يبحثون عنها بسرعة دون المرور عبر صفحات أو روابط متعددة. تعزز ميزات مثل البحث التنبؤي والمرشحات والوسوم كفاءة البحث.

قابلية التخصيص

كل منظمة فريدة، وكذلك متطلباتها. يجب أن تسمح الأداة بالتخصيص السهل من حيث التخطيط وفئات المحتوى وأدوار المستخدم والمزيد.

ميزات التعاون

قاعدة معرفة ليست فقط لتخزين المعلومات - بل لبنائها. ابحث عن أدوات تسمح بتعاون عدة مستخدمين على المحتوى وتقدم قدرات التعليق وتتبع التغييرات.

الأمان والامتثال

قد تحتوي معرفتك الداخلية على معلومات حساسة. تأكد من أن البرنامج يتوافق مع اللوائح الخاصة بالصناعة ويوفر ميزات أمان قوية مثل التشفير والمصادقة متعددة العوامل والنسخ الاحتياطية المنتظمة.

قابلية التوسع

مع نمو شركتك، ستنمو قاعدة المعرفة الخاصة بك أيضاً. اختر أداة يمكنها النمو معك، مما يستوعب المزيد من البيانات والمستخدمين دون المساس بالأداء.

قدرات التكامل

يجب أن تتكامل أداة إدارة المعرفة الخاصة بك بسهولة مع الأنظمة الأخرى المستخدمة، مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء أو أدوات إدارة المشاريع أو منصات الاتصالات. يضمن هذا تدفقاً سلساً للمعلومات عبر المنظمة.

التعليقات والتحليلات

لتحسين قاعدة المعرفة بشكل مستمر، من الضروري فهم كيفية استخدام الموظفين لها. الميزات التي تسمح للمستخدمين بتقديم التعليقات على المحتوى والتحليلات لتتبع مقاييس المشاركة لا تقدر بثمن.

التكلفة

أخيراً، ضع في الاعتبار إجمالي تكلفة الملكية، وليس فقط التكلفة الأولية. يتضمن هذا رسوم الاشتراك وتكاليف التدريب والتخصيص المحتمل وأي تكاليف قابلية التوسع المستقبلية.

أفضل 5 برامج قاعدة معرفة داخلية في عام 2025

LiveAgent

يوفر LiveAgent حلاً برنامج قاعدة معرفة بديهياً للشركات التي تتطلع إلى تبسيط الاتصالات الداخلية والوصول إلى المعلومات. مع تصميمه الموجه نحو المستخدم وقدراته الغنية بالميزات، يبرز LiveAgent كخيار أفضل في عام 2025.

قائمة الميزات:

• محرر سهل الاستخدام لإنشاء مقالات قاعدة المعرفة بسهولة
• بوابة عملاء شاملة تتضمن مقالات قاعدة المعرفة والمنتديات والتعليقات والاقتراحات
• توافق متعدد المتصفحات بما في ذلك Chrome و Edge و Firefox و Safari و Opera
• تخصيص التصميم ليتوافق مع هوية العلامة التجارية
• تحميل الصور وخيار النص البديل لتحسين تحسين محركات البحث
• قنوات الاتصال المباشر عبر المنتديات

الإيجابيات

• واجهة بديهية وسهلة الاستخدام
• خيارات التسعير بأسعار معقولة وقابلة للتوسع
• مجموعة واسعة من الميزات القابلة للتخصيص
• تصميم سريع الاستجابة بدون أخطاء أو تأخير مبلغ عنها

السلبيات

• لا توجد ميزة معاينة لأجهزة متعددة

التسعير + النسخة المجانية:

• النسخة المجانية: نعم
• صغير: 15 دولار/وكيل/شهر
• متوسط: 29 دولار/وكيل/شهر
• كبير: 49 دولار/وكيل/شهر

رأي الخبير

قاعدة معرفة LiveAgent هي أداة شاملة تبسط الاتصالات الداخلية مع توفير مجموعة من الخيارات القابلة للتخصيص. يجعل تصميمه السلس، إلى جانب بأسعاره المعقولة، منافساً أفضل للشركات من جميع الأحجام.

نجد نظام التذاكر وقاعدة المعرفة في LiveAgent مفيدة بشكل خاص بسبب الحجم الكبير من الاستفسارات التي نتلقاها. يقوم أعضاء فريقنا بمشاركة التذاكر بشكل عادل، وقد يتواصلون مع بعضهم البعض لتقديم دعم سريع. الخيارات ذاتية الخدمة متاحة الآن، مما يسمح لنا بتقديم الدعم على مدار الساعة.

HelpCrunch

يوفر HelpCrunch برنامج قاعدة معرفة ديناميكي يهدف إلى تقليل استفسارات خدمة العملاء مع تبسيط تجربة الخدمة الذاتية. موثوق به من قبل آلاف الشركات، الكبيرة والصغيرة، أصبح الخيار المفضل لأولئك الذين يتطلعون إلى تحسين تجربة دعم العملاء الخاصة بهم.

قائمة الميزات:

• أداة مركز المساعدة المدمجة
• آلية التعليقات
• التخصيص الكامل
• وظيفة بحث قوية
• دعم متعدد اللغات

الإيجابيات

• واجهة سهلة الاستخدام حتى للمبتدئين
• ميزات تحسين محركات البحث تساعد في زيادة رؤية المقالات

السلبيات

• قد يتطلب بعض الوقت للإعداد والتنظيم في البداية
• قد يكون التكامل مع منصات الطرف الثالث معينة محدوداً

التسعير + النسخة المجانية:

• النسخة المجانية: لا
• أساسي: 12 دولار/وكيل/شهر
• احترافي: 20 دولار/وكيل/شهر
• غير محدود: 495 دولار/شهر

رأي الخبير

يوفر HelpCrunch حلاً مبسطاً لقاعدة المعرفة مع التركيز على إنشاء محتوى سهل الاستخدام والميزات التكاملية. يجعل دعمه متعدد اللغات وواجهته البديهية خياراً تنافسياً في السوق.

Notion

يعمل Notion كأداة مساحة عمل شاملة. بينما لا يقتصر على برنامج قاعدة معرفة حصري، يسمح تصميمه المرن بتخصيصه بشكل فعال إلى واحد.

قائمة الميزات:

• قوالب قابلة للتخصيص
• هياكل هرمية متسقة
• قدرات التكامل
• وضع العلامات والتصفية الفعالة
• بوابات دعم العملاء

الإيجابيات

• مرن وقابل للتخصيص بدرجة عالية
• يخدم أغراضاً متعددة تتجاوز قاعدة المعرفة

السلبيات

• يمكن أن يكون معقداً للمستخدمين الجدد
• يتطلب تكاملات الطرف الثالث لميزات قاعدة معرفة متخصصة

التسعير + النسخة المجانية:

• النسخة المجانية: نعم
• بلس: 8 دولار/مستخدم/شهر
• عمل: 15 دولار/مستخدم/شهر
• مؤسسة: تسعير مخصص عند الطلب

رأي الخبير

تجعل تعددية استخدامات Notion خياراً أفضل للفرق التي تبحث عن منصة موحدة لإدارة المهام والملاحظات وتخزين المعرفة.

Document360

Document360 هي أداة إدارة معرفة قوية مصممة لتوفير الجماهير الداخلية والخارجية بتوثيق شامل. تلبي احتياجات الشركات التي تتطلب قاعدة معرفة منظمة وسهلة الوصول إليها، وتوفر تصاميم موجهة نحو المستخدم مقترنة بميزات خلفية قوية.

قائمة الميزات:

• موقع قاعدة المعرفة
• محرك بحث في الوقت الفعلي
• العلامات التجارية والتخصيص
• التنقل البسيط
• CSS/JavaScript مخصص
• محسّن لمحركات البحث

الإيجابيات

• خيارات العلامات التجارية والتخصيص متعددة الاستخدامات
• قدرات البحث المتقدمة
• طبقات متعددة من الوصول والضوابط الأمنية

السلبيات

• قد يكون مربكاً للمبتدئين بسبب ميزاته الواسعة
• CSS/JavaScript المخصص يتطلب معرفة تقنية

التسعير + النسخة المجانية:

• النسخة المجانية: نعم
• معياري: 146 دولار/مشروع/شهر
• احترافي: 299 دولار/مشروع/شهر
• عمل: 399 دولار/مشروع/شهر
• مؤسسة: 599 دولار/مشروع/شهر

رأي الخبير

يبرز Document360 كحل شامل للشركات التي تريد الجماليات والقوة في نظام إدارة المعرفة الخاص بها. إنه مناسب بشكل خاص للمؤسسات متوسطة إلى كبيرة الحجم التي تتطلب قاعدة معرفة متعددة الاستخدامات وعميقة.

HelpJuice

أسس HelpJuice نفسه كأفضل برنامج قاعدة معرفة مصنفة منذ عام 2011. يُعترف به على نطاق واسع لتسهيل دعم العملاء السلس والتعاون بين الفريق.

قائمة الميزات:

• التخصيص
• التحليلات
• تحسين محركات البحث
• دعم متعدد اللغات

الإيجابيات

• واجهة قابلة للتخصيص بدرجة عالية
• دعم العملاء السريع والماهر تقنياً
• يوسع دعم متعدد اللغات قاعدة المستخدمين

السلبيات

• قد يُنظر إليه على أنه غني بالميزات جداً للشركات الصغيرة جداً
• يمكن أن يكون التخصيص مربكاً لبعض المستخدمين

التسعير + النسخة المجانية

• النسخة المجانية: لا
• مبتدئ: 120 دولار/شهر/حتى 4 مستخدمين
• تشغيل: 200 دولار/شهر/حتى 16 مستخدم
• محدود احترافي: 289 دولار/شهر/حتى 60 مستخدم
• احترافي غير محدود: 499 دولار/شهر/مستخدمين غير محدودين

رأي الخبير

يحتوي HelpJuice بالفعل على ميزات جديرة بالثناء، خاصة في التخصيص ومحرك البحث المحدد الخاص به. بينما تعتبر التحليلات والدعم متعدد اللغات إضافات إيجابية، هناك منحنى تعليمي مرتبط بثرواتها، والذي قد يكون صعباً على البعض.

كيفية إنشاء قاعدة معرفة داخلية باستخدام LiveAgent؟

يسمح إعداد قاعدة معرفة داخلية داخل LiveAgent لموظفيك بالوصول إلى معلومات الشركة الحاسمة بكفاءة. إليك دليل خطوة بخطوة لإنشاء واحدة:

1. تسجيل الدخول/إنشاء حساب

ابدأ بتسجيل الدخول إلى حساب LiveAgent الخاص بك. إذا كنت مستخدماً جديداً، قم بالتسجيل للاستفادة من النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يوماً.

2. انتقل إلى قاعدة المعرفة

بمجرد تسجيل الدخول، ابحث عن خيار قاعدة المعرفة وانقر عليه.

3. إنشاء فئات

يعتبر تنظيم قاعدة المعرفة الخاصة بك أساسياً لسهولة التنقل. ابدأ بإنشاء فئات مختلفة بناءً على احتياجات شركتك. يمكن أن يتراوح هذا من عمليات الإدراج إلى أخبار الشركة أو أدلة تكنولوجيا المعلومات. عند إعداد كل فئة، تأكد من تحديد خيار الوصول الداخلي للحفاظ على المعلومات خاصة وحصرية لموظفيك.

4. بناء المحتوى

بعد إعداد الفئات الخاصة بك، حان الوقت لملؤها بالمحتوى. يمكن أن يتضمن هذا مقالات أو منتديات أو اقتراحات مخصصة لكل فئة. أثناء البناء، تذكر الحفاظ على المعلومات ذات صلة ومحدثة لضمان أن الموظفين لديهم دائماً إمكانية الوصول إلى أحدث التفاصيل.

5. الانتهاء والإطلاق

بمجرد وضع جميع المحتوى الخاص بك في مكانه وتنظيمه، راجع كل شيء مرة أخيرة للتأكد من الدقة والشمول. عندما تكون راضياً، قم بإطلاق قاعدة المعرفة الداخلية وأخبر فريقك بتوفرها.

6. التحديث المستمر

قم بتحديث قاعدة المعرفة الداخلية بانتظام لعكس أحدث معلومات الشركة والأخبار والعمليات. يضمن الحفاظ على المحتوى الحالي أن الموظفين لديهم دائماً إمكانية الوصول إلى المعلومات الأكثر دقة وحداثة.

هذه هي الطريقة التي يمكنك بها إنشاء قاعدة معرفة داخلية قوية داخل LiveAgent، مما يعزز الكفاءة ويضمن أن جميع الموظفين لديهم إمكانية الوصول السهل إلى معلومات الشركة الحيوية.

التحديات المحتملة والحلول لضمان أمان البيانات والخصوصية داخل قاعدة المعرفة الداخلية

• الوصول غير المصرح به: أحد أكبر التحديات هو الوصول غير المصرح به إلى بيانات الشركة والموظفين الحساسة داخل قاعدة المعرفة. يمكن لتنفيذ ضوابط وصول قوية مثل المصادقة متعددة العوامل (MFA) والدخول الموحد (SSO)، مقترنة بتحديد أدوار وأذونات المستخدم، منع مثل هذه الانتهاكات بشكل فعال وضمان أن الموظفين المصرح لهم فقط يصلون إلى معلومات محددة.
• انتهاكات البيانات الخارجية: التهديدات الخارجية وانتهاكات البيانات مصدر قلق دائم. يعتبر تحديث برنامج قاعدة المعرفة بانتظام لمعالجة الثغرات الأمنية إجراءً استباقياً. يعزز استخدام التشفير من طرف إلى طرف وأنظمة كشف الاختراق الأمان بشكل أكبر، مما يضمن أن قاعدة المعرفة مرنة ضد التهديدات الخارجية.
• الإفراط في المشاركة من قبل الموظفين: يعتبر المشاركة غير المقصودة للمعلومات الحساسة أو الملكية من قبل الموظفين تحدياً آخر. يمكن لجلسات التدريب المنتظمة على خصوصية البيانات، مقترنة بعملية مراجعة وموافقة صارمة على المحتوى، تخفيف المخاطر المرتبطة بالإفراط في المشاركة.

الخلاصة

تقف قاعدة المعرفة الداخلية كحجر زاوية أساسي في الأعمال الحديثة. فهي تبسط الوصول إلى المعلومات وتعزز التعاون وتقوي المنظمة من خلال ضمان توافق جميع الأعضاء والإطلاع عليهم. استكشف هذا الدليل كل شيء من تحديد الحاجة إلى مثل هذا النظام إلى الدقائق التفصيلية لإعداده والأمان.

مع أفضل الممارسات وأداة إدارة المعرفة المثلى، يمكن أن تنطلق كفاءة فريقك. تذكر أن الوصول إلى المعلومات الصحيحة عند الحاجة يمكن أن يكون لعبة تغيير، مما يدفع الحدود بين مجرد الوجود والابتكار الحقيقي. فضولي حول هذه الرحلة التحويلية؟ انغمس في عالم إدارة المعرفة الكفؤة مع النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يوماً!