توفر قائمة التحقق من إعداد مركز الاتصالات خطوات لبدء مركز اتصالات، بما في ذلك تحديد الأهداف وتقدير حجم المكالمات واختيار البرامج والموظفين وتحسين الميزات وإنشاء خطة استرجاع. يُوصى باستخدام LiveAgent كخيار برنامج موثوق.
Call Center
Setup
Business
قائمة التحقق من إعداد مركز الاتصالات
المحتويات
0/0
مركز الاتصالات هو شكل من أشكال خدمة العملاء الموجود منذ عقود. إنه جزء لا يتجزأ من أي عمل تجاري، لكن إعداده وتنفيذه قد يكون معقداً.
سيساعدك هذا الدليل على إعداد مركز الاتصالات الخاص بك بأكثر الطرق كفاءة. سنقدم لك نصائح من البحث عن أعضاء فريقك، وصولاً إلى البرنامج الذي يجب عليك استخدامه لتشغيله.
أهمية قائمة التحقق من إعداد مركز الاتصالات
يمكن لـ مركز الاتصالات
أن يكون فائدة كبيرة لأي عمل تجاري، لكن على العكس من ذلك، يمكن أن يكون كارثة إذا لم يتم إعداده بشكل صحيح. لهذا السبب يعتبر وجود قائمة التحقق من إعداد مركز الاتصالات مهماً جداً. سيساعدك على التأكد من أن كل شيء في محله قبل أن يبدأ الوكلاء
في الرد على المكالمات.
مرّ عبر جميع مراحل إعداد مركز الاتصالات للتأكد من أن كل خطوة يتم تنفيذها بشكل صحيح. الهدف من هذا الدليل بسيط: مساعدتك على إعداد مركز الاتصالات الخاص بك وتشغيله بنجاح.
من يمكنه الاستفادة من قائمة التحقق من إعداد مركز الاتصالات؟
أصحاب الأعمال – لمساعدتهم على تشغيل مركز الاتصالات الخاص بهم بأكثر الطرق كفاءة وفعالية
وكلاء المركز – لمساعدتهم على فهم عملية إعداد وتنفيذ مركز الاتصالات
مديرو مركز الاتصالات – لمساعدتهم على إعداد مركز اتصالات فعال
هل أنت في أحد هذه المجموعات؟ إذا كان الأمر كذلك، فاستمر في القراءة.
استكشف قائمة التحقق من إعداد مركز الاتصالات
قائمة التحقق من إعداد مركز الاتصالات
قبل إطلاق مركز الاتصالات الخاص بك، حدد أهداف عملك بوضوح. سيساعدك هذا في توجيه قراراتك على طول الطريق.
لماذا يعتبر تحديد الأهداف مهماً؟
عند إعداد مركز الاتصالات، من السهل الانحراف عن المسار. قد تريد إضافة الكثير من الميزات أو تغيير الهدف من مركز الاتصالات الخاص بك في منتصف التنفيذ. يساعدك تحديد الأهداف مقدماً على إعداد خطة عمل وتلبية جميع المتطلبات.
كيفية التعامل مع تحديد الأهداف؟
حدد المنتجات والخدمات التي ستبيعها من مركز الاتصالات. من الضروري أن يكون لديك هدف واضح في الذهن.
حدد حجم مركز الاتصالات الخاص بك. كم عدد الوكلاء الذين ستحتاج؟ فكر في أصغر عدد والعدد المثالي. سيساعدك هذا على تحديد مقدار المساحة والمعدات التي ستحتاجها.
حدد نوع خدمة العملاء التي تريد تقديمها.
فكر في كيفية ملاءمة مركز الاتصالات الخاص بك للمنظمة، على سبيل المثال هل هو قسم مستقل أم جزء من قسم آخر؟ ما هي أهدافه وأغراضه بالنسبة للأقسام الأخرى، إن وجدت؟
إعداد مركز الاتصالات الخاص بك بناءً على احتياجاتك الخاصة أمر حيوي لأن كل عمل تجاري مختلف وله طرقه الخاصة.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتحديد أهداف مركز الاتصالات الخاص بك؟
يمكن لأدوات إدارة المشاريع مثل Asana أن تساعدك على التخطيط وتنظيم أهداف مركز الاتصالات الخاص بك.
يمكن لبرنامج إدارة علاقات العملاء
(CRM) مثل Salesforce أو LiveAgent أن يساعدك على إدارة عملاءك المحتملين وتتبع أهداف وأغراض كل وكيل.
أحد أهم الخطوات في إعداد مركز اتصالات وارد أو صادر
هو تقدير عدد المكالمات التي سيتم إجراؤها واستقبالها. سيساعدك هذا على معرفة عدد الوكلاء الذين تحتاجهم، بالإضافة إلى نوع البرنامج والمعدات التي ستحتاجها.
لماذا يعتبر تقدير عدد المكالمات مهماً؟
من الضروري معرفة عدد المكالمات التي سيجريها ويستقبلها مركز الاتصالات الخاص بك يومياً وأسبوعياً وشهرياً. حتى تتمكن من تزويد مركز الاتصالات الخاص بك بالموظفين بشكل كافٍ وإعداد المعدات اللازمة.
كيفية تقدير عدد المكالمات؟
استطلع آراء العملاء – اسأل ما هي الخدمات التي يودون رؤيتها من خلال مركز الاتصالات.
انظر إلى سجلات خدمة العملاء الخاصة بك – كم عدد المكالمات التي تتلقاها حالياً؟ هذه نقطة انطلاق جيدة لتقدير عدد المكالمات المستقبلية.
راجع تحليلات موقع الويب الخاص بك – ما هي الصفحات التي تحصل على أكثر حركة مرور، وماذا يبحث الناس عنه على موقع الويب الخاص بك؟ سيساعدك هذا على تحديد زوار موقع الويب الذين من المحتمل أن يتصلوا.
تكمل هذه الطرق الثلاث بعضها البعض، واستخدام جميعها أمر حاسم للحصول على صورة كاملة للمكالمات التي ستتم في المستقبل.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتقدير عدد المكالمات؟
يمكن لـ برنامج مركز الاتصالات
مثل Callfire أو LiveAgent أو أنظمة الاتصال التنبؤية مثل Noble Systems أن تساعدك على تقدير عدد المكالمات التي سيتم إجراؤها واستقبالها.
يجب أن يناسب تصميم مركز الاتصالات
الذي تختاره احتياجاتك واحتياجات عملائك بشكل أفضل. هناك نوعان من إعدادات مركز الاتصالات: في الموقع والافتراضي. الأول يحتوي على وكلاء وأجهزة وبرامج مخزنة وتشغيلها داخل عملك، بينما الثاني يستضيفه شركة هاتفية على خادم خارج الموقع.
لماذا يعتبر تحديد نوع الإعداد مهماً؟
نوع الإعداد حيوي لنجاح مركز الاتصالات الخاص بك. لكل واحد منهما مزاياه وعيوبه الخاصة التي يجب عليك الموازنة بينها قبل الاتخاذ القرار.
كيفية تحديد نوع الإعداد لعملي؟
عادة ما تكون مراكز الاتصالات
في الموقع أفضل للشركات التي لديها الكثير من احتياجات خدمة العملاء أو تريد المزيد من التحكم في وكلائها. ومع ذلك، فإنها تتطلب مساحة ومعدات أكثر.
مراكز الاتصالات الافتراضية
مناسبة للشركات ذات الميزانيات المحدودة أو تلك التي تقدم خدمة العملاء 24/7. لا يلزم وجود موقع فعلي لأنها تستخدم السحابة لتخزين جميع البيانات، مما يعني أيضاً أن هذه المنظمات يمكن أن تكون أكثر مرونة وقابلية للتوسع (يمكن للوكلاء الوصول إلى البرنامج أينما كانوا).
أفضل طريقة لتحديد نوع الإعداد لعملك هي طرح بعض الأسئلة على نفسك:
هل لديك موظفون يعملون بشكل بعيد؟
ما نوع المعدات التي تمتلكها أو تخطط لشرائها؟
كم عدد المكالمات التي تتوقع استقبالها كل يوم/أسبوع/شهر؟
ما هي الميزانية المخصصة لمركز الاتصالات الخاص بك؟
الإجابة على هذه الأسئلة ستساعدك على تحديد ما إذا كان مركز الاتصالات في الموقع أو الافتراضي أفضل ملاءمة لعملك.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتحديد نوع الإعداد؟
تحقق من عروض الإعدادات المختلفة – على سبيل المثال، انتقل إلى موقع LiveAgent وتحقق من الإمكانيات وأيها سيعمل بشكل أفضل لعملك.
يمكن أن تكون أنظمة الهاتف مكلفة جداً. إنها مكلفة للشراء والصيانة، لذا فإن اختيار نظام هاتف عمل مناسب أمر ضروري لأي عمل تجاري يريد تشغيل مركز اتصالات ناجح.
لماذا يعتبر تقييم تكاليف نظام الهاتف مهماً؟
من الحاسم تقييم تكاليف نظام الهاتف لأن القيام بذلك سيساعدك على تحديد النظام الأفضل لعملك. هناك أنواع عديدة من أنظمة الهاتف المتاحة، ولكل منها فوائده وعيوبه الخاصة.
كيفية تقييم تكاليف نظام الهاتف؟
لتقييم تكلفة نظام الهاتف، يجب عليك مراعاة ما يلي:
سعر نظام الهاتف نفسه
تكاليف صيانة نظام الهاتف
الميزات الإضافية وخدمات مركز الاتصالات المتاحة
لا توجد إجابة واحدة تناسب الجميع على هذا السؤال. بدلاً من ذلك، تحتاج إلى مراعاة احتياجات عملك ونوع نظام الهاتف الذي سيلبي تلك الاحتياجات بشكل أفضل.
ما هي أكثر أنظمة الهاتف شيوعاً المتاحة في السوق؟
أنظمة الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) الافتراضية
خطوط الهاتف التقليدية
أنظمة PBX المستضافة
أنظمة IP PBX
بمجرد أن تقرر تشغيل مركز اتصالات في الموقع أو افتراضي
، فإن الخطوة التالية هي تحديد مقدار المال والموظفين المطلوبين.
لماذا يعتبر تقدير متطلبات الميزانية والموظفين مهماً؟
متطلبات الميزانية والموظفين لمركز الاتصالات الخاص بك ضرورية لتحديد مقدار المال والقوى العاملة التي ستحتاجها للبدء في تشغيل مركز الاتصالات الخاص بك. هذه المعلومات ضرورية أيضاً عند جمع الأموال أو توظيف الموظفين.
كيفية تقدير متطلبات الميزانية والموظفين؟
لتقدير متطلبات الميزانية والموظفين لمركز الاتصالات الخاص بك، تحتاج إلى مراعاة ما يلي:
المال المطلوب لإعداد مركز الاتصالات
تكاليف صيانة مركز الاتصالات
عدد الموظفين المطلوبين
نوع الموظفين المطلوبين
أخذ جميع الورديات وغياب الموظفين وأيام الإجازة في الاعتبار
يمكنك إنشاء خطة ميزانية وموظفين واقعية لمركز الاتصالات من خلال الإجابة على هذه الأسئلة.
نصيحة: عند إنشاء خطة الميزانية والموظفين، من المهم أن تتذكر أن هذه الأرقام ستتغير بمرور الوقت. مع نمو مركز الاتصالات الخاص بك، قد تحتاج إلى إضافة المزيد من الموظفين أو ترقية معداتك. تأكد من أنك مستعد لهذه التغييرات حتى يتمكن مركز الاتصالات الخاص بك من الاستمرار في العمل بسلاسة.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتقدير متطلبات الميزانية والموظفين؟
التنبؤات
التنبؤ بحجم المكالمات
هناك أنواع عديدة من برامج مركز الاتصالات
المتاحة في السوق. من المهم اختيار البرنامج المناسب لمركز الاتصالات الخاص بك لتشغيل عملك بفعالية.
لماذا يعتبر تحديد نوع برنامج مركز الاتصالات مهماً؟
اختيار برنامج مركز الاتصالات
المناسب أمر حاسم لأن الحلول المتاحة تختلف في التكلفة ونموذج النشر والصيانة والقابلية للتوسع والقوة. تحتاج إلى العثور على الحل الذي يناسب عملك بشكل أفضل.
كيفية تحديد نوع برنامج مركز الاتصالات؟
يجب عليك مراعاة العوامل التالية عند اختيار نوع برنامج مركز الاتصالات
الذي تحتاجه:
عدد الوكلاء العاملين في مركز الاتصالات الخاص بك – يعتمد مقدار البرنامج المطلوب على عدد الأشخاص الذين سيردون على المكالمات. إذا كان لديك عدد كبير من الموظفين، فمن المحتمل أن يكون برنامج مركز اتصالات أكثر تقدماً مطلوباً.
كم سيكون حجم البيانات – لا يمكن لجميع برامج مركز الاتصالات التعامل مع كمية كبيرة من البيانات. إذا كان مركز الاتصالات الخاص بك سيتعامل مع الكثير من معلومات العملاء، فتحتاج إلى التأكد من أن البرنامج يمكنه التعامل مع هذا الحمل.
ما نوع التقارير المطلوبة – تحتاج أنواع مختلفة من الأعمال إلى أنماط تقارير مختلفة. تأكد من أن البرنامج الذي تختاره يمكنه توفير نوع التقارير التي تحتاجها.
ما نوع خدمة العملاء المطلوبة – يوفر بعض برامج مركز الاتصالات دعم العملاء المباشر بينما لا يوفره البعض الآخر. تأكد من أن البرنامج الذي تختاره يلبي احتياجاتك.
ما برنامج مركز الاتصالات الذي يجب عليك اختياره؟
في الموقع – مثبت على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بشركتك
قائم على السحابة – مستضاف من قبل طرف ثالث والوصول إليه عبر الإنترنت
مستضاف – مثبت على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بمزود الخدمة
قائم على المتصفح – يمكن الوصول إليه من خلال موقع ويب
بمجرد أن تقرر نوع برنامج مركز الاتصالات، حان الوقت لاختيار مزود. هناك العديد من المزودين المختلفين المتاحين، لذا من المهم إجراء البحث والعثور على الذي يناسب احتياجاتك بشكل أفضل.
لماذا يعتبر اختيار مزود البرنامج مهماً؟
سيكون لمزود البرنامج الذي تختاره تأثير كبير على نجاح مركز الاتصالات الخاص بك. تأكد من اختيار مزود يوفر الميزات والدعم الذي تحتاجه.
كيفية اختيار مزود البرنامج؟
عند اختيار مزود البرنامج، يجب عليك مراعاة ما يلي:
الميزات المقدمة – تأكد من أن المزود يوفر جميع الميزات التي تحتاجها.
السعر – قارن الأسعار بين المزودين المختلفين للعثور على أفضل صفقة.
الدعم المقدم – تأكد من أن المزود يوفر دعماً 24/7 في حالة واجهت أي مشاكل.
القابلية للتوسع – تأكد من أن المزود يمكنه التوسع أو الانكماش مع نمو مركز الاتصالات الخاص بك.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لاختيار مزود البرنامج؟
مواقع المقارنة
التقييمات
النسخ التجريبية المجانية
بمجرد اختيار برنامج مركز الاتصالات الخاص بك، حان الوقت لتحسين ميزاته. سيساعدك هذا على الحصول على أقصى استفادة من استثمارك.
لماذا يعتبر تحسين ميزات مركز الاتصالات مهماً؟
يساعدك تحسين ميزات مركز الاتصالات على الحصول على أقصى استفادة من برنامجك وتحسين كفاءة مركز الاتصالات الخاص بك.
كيفية تحسين ميزات مركز الاتصالات؟
إعداد IVR – يسمح الرد الصوتي التفاعلي (IVR) للعملاء بالتنقل عبر قائمة الخيارات للوصول إلى القسم الصحيح.
تكوين توجيه المكالمات – تأكد من توجيه المكالمات إلى الوكلاء المناسبين بناءً على مهاراتهم وتوفرهم.
إعداد تسجيل المكالمات – سجل المكالمات لأغراض ضمان الجودة والتدريب.
أجرِ تمارين لعب الأدوار – محاكاة سيناريوهات العالم الحقيقي لمساعدة الوكلاء على ممارسة مهاراتهم.
قدّم تدريباً مستمراً – استمر في تدريب الوكلاء مع إدخال منتجات وإجراءات جديدة.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتدريب فريقك؟
أنظمة إدارة التعلم (LMS)
أدوات المؤتمرات الفيديوية
تمارين لعب الأدوار
وجود المعدات المناسبة أمر ضروري لتشغيل مركز اتصالات فعال. يتضمن هذا الأجهزة والبرامج والأدوات الأخرى.
لماذا تعتبر المعدات المناسبة مهمة؟
تضمن المعدات المناسبة أن وكلاءك يمكنهم العمل بكفاءة وتقديم مستوى عالٍ من خدمة العملاء.
ما المعدات التي تحتاجها لمركز الاتصالات؟
أجهزة الكمبيوتر – يحتاج كل وكيل إلى جهاز كمبيوتر للوصول إلى برنامج مركز الاتصالات.
سماعات الرأس – سماعات الرأس عالية الجودة ضرورية للتواصل الواضح.
اتصال الإنترنت – اتصال إنترنت سريع وموثوق أمر حاسم لمكالمات VoIP.
الهواتف – اعتماداً على إعدادك، قد تحتاج إلى هواتف فعلية أو هواتف برمجية.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتوفير المعدات المناسبة؟
بائعو الأجهزة
مزودو البرامج
دعم تكنولوجيا المعلومات
تنظيم عمليات مركز الاتصالات أمر ضروري لضمان العمليات السلسة. يتضمن هذا كل شيء من إدراج الموظفين الجدد إلى التعامل مع الشكاوى.
لماذا يعتبر تنظيم العمليات مهماً؟
تساعد العمليات المنظمة جيداً على ضمان أن مركز الاتصالات الخاص بك يعمل بسلاسة وأن الوكلاء يعرفون ما يجب فعله في أي موقف.
ما العمليات التي تحتاج إلى تنظيم؟
هناك العديد من العمليات التي تحتاج إلى تنظيم عند إعداد مركز الاتصالات، بما في ذلك:
عملية الإدراج – هذه هي الطريقة التي تجعل الوكلاء الجدد يتعلمون الأساسيات الخاصة بالوظيفة
جلسات التدريب – تعريف جميع الوكلاء ببرنامج مركز الاتصالات والإجراءات
عملية التعامل مع الشكاوى – درّب موظفيك على كيفية التعامل مع الشكاوى
عملية الإبلاغ – قياس النجاح وتتبع البيانات
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتنظيم عمليات مركز الاتصالات؟
جداول البيانات – رائعة لتتبع البيانات وتنظيم المعلومات
أدوات إدارة المشاريع – يمكن أن تساعدك على تتبع جميع عمليات مركز الاتصالات الخاص بك والتأكد من إكمالها في الوقت المحدد
نمذج الهيكل التنظيمي لمركز الاتصالات بناءً على الهيكل التنظيمي لشركتك الخاصة، مما سيساعد الوكلاء على الشعور براحة أكبر في وظائفهم الجديدة. علاوة على ذلك، ستكون الاتصالات الداخلية بين الأقسام أسهل بكثير.
كيفية نمذجة الهيكل التنظيمي؟
هناك طرق عديدة لنمذجة الهيكل التنظيمي لمركز الاتصالات، بما في ذلك:
حسب القسم – شائع في مراكز الاتصالات الكبيرة، يساعد الوكلاء على التخصص في مهام محددة
حسب العملية – ينظم الوكلاء حسب نوع المهمة التي يقومون بها (على سبيل المثال خدمة العملاء والمبيعات والدعم الفني)
حسب المنتج أو الخدمة – يصنف الوكلاء حسب نوع المنتج أو الخدمة التي يقدمونها
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لنمذجة الهيكل التنظيمي؟
الرسوم البيانية التنظيمية – يمكن أن تساعدك على تصور هيكل مركز الاتصالات الخاص بك وتسهيل فهمه
حلول المؤتمرات الفيديوية مثل LiveWebinar
يمكن لتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) الصحيحة أن يكون لها تأثير كبير على نجاح مركز الاتصالات.
لماذا تعتبر مؤشرات الأداء الرئيسية مهمة؟
من خلال تتبع المقاييس، يمكنك معرفة كيفية يعمل مركز الاتصالات الخاص بك وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين. سيساعدك هذا على اتخاذ قرارات تستند إلى البيانات حول تحسين عمليات عملك.
ما مؤشرات الأداء الرئيسية التي يجب عليك تتبعها؟
بعض أهمها تشمل:
عدد المكالمات المجابة/المستقبلة
متوسط وقت المعالجة
درجة رضا العملاء
إنتاجية الوكيل
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية؟
جداول البيانات – رائعة لتتبع البيانات وتنظيم المعلومات
أدوات مراقبة الأداء – يمكن أن تساعدك على تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية بمرور الوقت وتحديد الاتجاهات
LiveAgent – احصل على رؤى حول أداء المكالمات للوكيل وجميع المقاييس
بغض النظر عن مدى جودة التخطيط، يمكن أن يحدث خطأ ما دائماً في مركز الاتصالات.
لماذا يعتبر وجود خطة استرجاع مهماً؟
يمكن لخطة استرجاع الكوارث أن تساعدك على إعادة تشغيل مركز الاتصالات الخاص بك بسرعة إذا حدث شيء ما. يساعد هذا على تقليل التأثير الذي يمكن أن تحدثه الأزمة على عمليات مركز الاتصالات
.
ما الذي يجب أن يتضمنه خطة استرجاع الكوارث؟
الخطوات التي ستتخذها للتعافي من كارثة
الأشخاص المسؤولون عن تنفيذ هذه الخطوات
الأدوات والموارد التي سيحتاجونها للقيام بذلك
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لإنشاء خطة استرجاع قوية؟
قائمة التحقق من مركز الاتصالات الموثوقة
لضمان أن مركز الاتصالات الخاص بك يوفر تجربة عملاء متسقة، من الضروري الاهتمام أكثر بإجراءات ضمان الجودة الخاصة به.
لماذا تعتبر إجراءات ضمان الجودة مهمة؟
يساعدك على تتبع مستوى خدمة العملاء التي يقدمها مركز الاتصالات الخاص بك وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.
كيفية التعامل مع إجراءات ضمان الجودة؟
استطلاعات العملاء المنتظمة
مراجعة تسجيلات مكالمات الوكيل
إجراء عمليات تدقيق التسوق السري
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لإنشاء إجراءات ضمان جودة خدمة العملاء؟
برنامج ضمان الجودة – يمكن أن يساعدك على تتبع مستوى خدمة العملاء التي يقدمها مركز الاتصالات الخاص بك
قبل الانتقال للعمل مع مركز الاتصالات الصادر/الوارد
، من الضروري إجراء سلسلة من الاختبارات للتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل صحيح.
لماذا يعتبر الاختبار مهماً؟
يجب تحديد أي مشاكل موجودة وإصلاحها قبل أن يتمكن مركز الاتصالات الخاص بك من الوصول إلى جمهور أكبر. من خلال التحضير مقدماً، ستضمن عدم حدوث أي خطأ أثناء الإطلاق.
ما الذي يجب عليك اختباره؟
قبل الانتقال للعمل، يجب عليك اختبار ما يلي:
تدفق المكالمات
نصوص مركز الاتصالات
التوجيه
التكنولوجيا
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لإجراء الاختبارات قبل الانتقال للعمل؟
برنامج اختبار مركز الاتصالات – يمكن أن يساعدك على محاكاة ظروف العالم الحقيقي وتحديد أي مشاكل قد تكون موجودة
نصوص اختبار المكالمات – تحقق من تدفق المكالمات والنصوص الخاصة بك
الآن بعد أن أصبح مركز الاتصالات الخاص بك جاهزاً، يمكنك إطلاقه.
قد يكون إعداد مركز الاتصالات صعباً، لكن مع الأدوات المناسبة، يمكن أن تكون عملية مباشرة نسبياً. إذا اتبعت الخطوات واحدة تلو الأخرى وتحققت من النقاط التي غطيتها بالفعل، فلن تفوتك أي شيء. باستخدام هذه الطريقة، يمكنك منع التغييرات المستقبلية من تعطيل مركز الاتصالات الخاص بك، بالإضافة إلى توفير المال والجهد.
كيف يجب أن يبدو يوم الإطلاق؟
في يوم إطلاق مركز الاتصالات الخاص بك، تأكد من أن كل شيء في محله. يجب أن تعمل جميع التقنيات بشكل صحيح، بينما يجب اختبار جميع النصوص والإجراءات. كن مستعداً لبعض الأعطال في اليوم الأول، لكن كل شيء يجب أن يعمل بسلاسة مع عملية التخطيط الدقيق.
ما هي الخطوات المتضمنة في إعداد مركز الاتصالات؟
لإعداد مركز الاتصالات، يجب عليك اختيار التكنولوجيا المناسبة وإنشاء الإجراءات وإجراء الاختبارات. ستوجهك قائمة التحقق من إعداد مركز الاتصالات الخاص بنا خلال كل خطوة من هذه العملية.
هل يمكن لـ LiveAgent مساعدتي في بدء عملي الخاص بمركز الاتصالات؟
نعم، يمكن لـ LiveAgent مساعدتك في بدء عملك الخاص بمركز الاتصالات. يوفر جميع الأدوات والموارد التي تحتاجها للبدء، بالإضافة إلى أن فريق الخبراء لدينا متاح لمساعدتك في كل خطوة من الطريق.
ما هي المستندات المطلوبة لمركز الاتصالات؟
من الضروري توضيح أن المستندات المطلوبة لموظفي مركز الاتصالات قد تختلف بناءً على الصناعة والدولة والشركة. بشكل عام، قد يحتاجون إلى وثائق الهوية وإثبات العنوان وربما رقم الضمان الاجتماعي أو رقم الضريبة والمؤهلات التعليمية ذات الصلة. يجب على الأفراد استشارة صاحب العمل أو قسم الموارد البشرية للحصول على متطلبات التوثيق الخاصة بالدور.
كيف أدير مركز اتصالات صادر ناجح؟
يحتاج مركز الاتصالات الصادر الناجح إلى وكلاء مدربين ومتحفزين يمكنهم التفاعل مع المستهلكين بشكل إيجابي، مدعومين بتدريب مستمر. تشمل أدوات التكنولوجيا الأساسية نظام CRM موثوق وتتبع المكالمات وبرنامج التسجيل وأنظمة الاتصال التنبؤية. يجب تحديد أهداف واضحة ومقاييس النجاح مثل معدلات التحويل وأوقات حل المكالمات. الامتثال للوائح مثل TCPA وسجل عدم الاتصال الوطني أمر حاسم أيضاً لبناء الثقة ومنع المشاكل القانونية.
قائمة تحقق شاملة من متطلبات مركز الاتصالات تغطي البرنامج والإنترنت والمعدات والتكنولوجيا وإدارة علاقات العملاء وميزات الاتصال والموظفين والامتثال والأمان والمزي...
