تساعد قائمة التحقق من إعداد العميل الجديد من LiveAgent الشركات على تبسيط الإعداد من خلال تعيين ممثلي المبيعات والعناية بالعملاء والتحقق من العقود وجدولة الاجتماعات وتحديد الأهداف. إنها تضمن إعدادًا فعالاً، مما يحسن رضا العملاء والاحتفاظ بهم.
قائمة التحقق من إعداد العميل الجديد
المحتويات
0/0
هل أنت صاحب عمل تبحث عن طرق لتحسين عملية إعداد العميل الخاصة بك؟ إذا كان الأمر كذلك، فأنت في المكان الصحيح – ستوفر لك هذه المقالة قالب قائمة تحقق من إعداد العميل الجديد لمساعدتك على جعل العملية أكثر سلاسة وأقل إجهادًا لك ولعملائك. تابع القراءة للحصول على مزيد من المعلومات.
أهمية قائمة التحقق من إعداد العميل الجديد
كصاحب عمل، من المهم أن يكون لديك قائمة تحقق من إعداد العميل الجديد لضمان أن الأشخاص يحصلون على أفضل تجربة عملاء ممكنة مع شركتك. من خلال اتباع قائمة تحقق، يمكنك تسريع عملية إعداد العميل وجعلها أكثر كفاءة.
من يمكن أن يستفيد من قائمة التحقق من إعداد العميل الجديد؟
أصحاب الأعمال
يمكن لقائمة التحقق من إعداد العميل الجديد أن تساعدك على تبسيط عملياتك والتأكد من أنك تقدم أفضل خدمة ممكنة لعملائك. من خلال اتباع قائمة تحقق، يمكنك التأكد من أن جميع الخطوات الضرورية يتم الاعتناء بها بحيث يكون عملاؤك راضين عن تجربتهم.
المديرون
غالبًا ما يكون المديرون مسؤولين عن تجربة إعداد العميل، لذلك يجب تزويدهم بمثل هذه القائمة. يساعدهم على تجنب إغفال شيء مهم، والتأكد من اتخاذ جميع الخطوات الضرورية، وتحسين الكفاءة بتجنب التكرار.
ممثلو خدمة العملاء
تسمح قائمة التحقق من إعداد العميل الجديد لوكلاء خدمة العملاء بإعداد عميل جديد بسرعة وسهولة مع شركتك ومنتجاتك أو خدماتك. يمكن أن تساعد أيضًا في تجنب الأخطاء وتقديم تجربة عميل إيجابية من البداية.
العملاء
يستفيد العملاء أيضًا من قائمة التحقق من إعداد العميل الجديد. من خلال وجود جميع المعلومات والمستندات الضرورية في مكان واحد، سيعرفون ما يتوقعونه وبالتالي تجنب الإحباط. يمكن لتجربة إعداد عميل جيدة أن تؤدي إلى إجراء أعمال متكررة مع شركتك وترك تقييمات إيجابية عبر الإنترنت.
استكشف قائمة التحقق من إعداد العميل الجديد الخاصة بنا
قائمة التحقق من إعداد العميل الجديد
سيكون هذا الشخص مسؤولاً عن الحفاظ على الاتصال مع العميل، وكذلك تزويده بمعلومات حول شركتك ومنتجاتك أو خدماتك.
لماذا من المهم تعيين ممثل مبيعات؟
ممثل المبيعات هو جهة الاتصال الرئيسية بين العميل والشركة التي يتعامل معها. سيكون الشخص المعين مسؤولاً عن بناء العلاقات والتأكد من أن العميل يحصل على تجربة إيجابية. لذلك يجب أن يكون ممثل مبيعات العميل شخصًا يمكن الاعتماد عليه للإجابة على أي أسئلة أو مخاوف رئيسية.
كيفية تعيين ممثل مبيعات؟
يجب على المدير المسؤول عن عملية إعداد العميل تعيين ممثل مبيعات. سيأخذ المدير في الاعتبار احتياجات العميل ومتطلباته، وكذلك منتجات أو خدمات الشركة، لتحديد من سيكون أفضل شخص لتعيينه لكل عميل معين.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتعيين ممثل مبيعات؟
نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) – لتتبع التفاعلات وحالة الحساب
دليل الشركة – للعثور على معلومات الاتصال للموظفين
عميل البريد الإلكتروني – للتواصل مع ممثل المبيعات المعين للعميل
سيكون المعين في هذه الحالة مسؤولاً عن دعم العميل والإجابة على أي أسئلة قد تكون لديهم.
لماذا من المهم تعيين ممثل العناية بالعملاء؟
كلما كان لدى العميل سؤال أو واجه مشكلة، سيحتاج إلى أن يكون قادرًا على الاعتماد على شخص يمكنه تزويده بالإجابات وحل المشكلة في الوقت المناسب.
كيفية تعيين ممثل العناية بالعملاء؟
يمكن تعيين ممثل العناية بالعملاء بنفس الطريقة التي يتم بها تعيين ممثل المبيعات، من قبل المدير المسؤول عن عملية إعداد العميل. لذلك سيتبعون عملية مماثلة للخطوة السابقة لتعيين شخص يعتقدون أنه سيكون الأنسب لعميل معين.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتعيين ممثل العناية بالعملاء؟
نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) – لتتبع التفاعلات وحالة الحساب
دليل الشركة – للعثور على معلومات الاتصال للموظفين
عميل البريد الإلكتروني – للتواصل مع ممثل العناية بالعملاء المعين للعميل
العقد هو وثيقة رئيسية ستحدد شروط الاتفاق بين شركتك والعميل.
لماذا من المهم التحقق من العقد؟
العقد هو وثيقة ملزمة قانونًا تحدد شروط الاتفاق بين طرفين أو أكثر. من المهم التحقق من العقد للتأكد من أن الشروط عادلة ومعقولة، وأن جميع التفاصيل صحيحة، وأن كلا الطرفين راضيان عن اتفاق عملية البيع قبل المتابعة.
كيفية التحقق من العقد؟
سيراجع المدير المسؤول عن عملية إعداد العميل العقد والتأكد من أن جميع الشروط واضحة وموجزة. سيتحققون أيضًا من أن جميع التفاصيل دقيقة وأن كلا الطرفين راضيان عن الاتفاق.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها للتحقق من العقد؟
دليل الشركة – للعثور على معلومات الاتصال للعميل
عميل البريد الإلكتروني – للتواصل مع العميل بشأن العقد
قالب العقد – لإنشاء مسودة الاتفاق
الترحيب بعميلك الجديد هو طريقة رائعة لبدء عملية الإعداد.
لماذا من المهم إرسال بريد ترحيب؟
بريد الترحيب هو إيماءة مجاملة تساعد على خلق انطباع أول جيد. كما أنه يوفر فرصة لتقديم الشركة ومنتجاتها أو خدماتها، وكذلك شرح ما يمكن للعميل توقعه من عملية الإعداد.
كيفية كتابة بريد ترحيب؟
إنها من واجبات ممثل المبيعات المعين سابقًا، الذي سيقدم نفسه في العملية، لإرسال بريد ترحيب للعميل. يجب أن تتضمن هذه الرسالة أيضًا نظرة عامة على ما يمكن للعميل توقعه أثناء إعدادهم، وتفاصيل الاتصال (مثل عنوان البريد الإلكتروني) لممثل العناية بالعملاء الخاص بهم، ونسخة مرفقة من العقد، وأي معلومات أخرى ذات صلة.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لإرسال بريد ترحيب؟
دليل الشركة – للعثور على تفاصيل العميل بما في ذلك معلومات الاتصال
قالب العقد – لإرفاق نسخة من الاتفاق برسالة البريد الإلكتروني
للمتابعة مع عملية إعداد العميل، يجب عليك ترتيب لقاء معهم شخصيًا أو عبر الإنترنت.
لماذا من المهم جدولة اجتماع مع العميل؟
هذه هي أفضل فرصة للمراجعة على جميع تفاصيل العقد والإجابة على أي أسئلة لديهم والتأكد من أنهم يفهمون الاتفاق. يمنحك هذا الاجتماع أيضًا فرصة لشرح ما يمكن للعميل توقعه من بقية عملية الإعداد.
كيفية جدولة اجتماع مع العميل؟
سيرتب ممثل المبيعات المسؤول عن العميل وقتًا وتاريخًا يناسب كلا الطرفين، وسيختار أيضًا أفضل صيغة للاجتماع (شخصيًا أو عبر الإنترنت). لاحظ أن هذا يمكن أن يتم بدؤه كجزء من بريد الترحيب في الخطوة السابقة.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لجدولة اجتماع مع العميل؟
جدولة الاجتماعات – للعثور على وقت يناسب كلا الطرفين
برنامج المؤتمرات الفيديوية – لعقد اجتماع عبر الإنترنت (إن أمكن)
أثناء الاجتماع، من المحتمل أن يكون لدى العميل أسئلة رئيسية وبعض المخاوف بشأن عملية الإعداد والعقد و/أو علاقتك المستقبلية.
لماذا من المهم قائمة بجميع أسئلة واهتمامات العميل؟
سيسمح لك ذلك بمعالجة جميعها أثناء الاجتماع. سيساعد هذا على ضمان شعور العميل بأنه مسموع وأن مخاوفه يتم أخذها على محمل الجد، وكذلك تحديد أي مجالات قد يحتاج فيها العميل إلى توضيح إضافي.
كيفية قائمة بجميع أسئلة واهتمامات العميل؟
يجب على ممثل المبيعات المعين أن يأخذ ملاحظات حول أي مشاكل يثيرها العميل أثناء الاجتماع. بدلاً من ذلك، يمكنهم أن يسألوا العميل ما إذا كان من الممكن تسجيل المحادثة حتى يتمكنوا من العودة ومراجعة التفاصيل لاحقًا.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لقائمة بجميع أسئلة واهتمامات العميل؟
دفتر ملاحظات (فعلي أو برنامج) – لكتابة جميع الأسئلة والمخاوف
مسجل صوتي – لتسجيل الاجتماع (إن أمكن)
برنامج المؤتمرات الفيديوية – لتسجيل الاجتماع عبر الإنترنت (إن أمكن)
أثناء مراجعتك للأسئلة والمخاوف التي أثارها العميل، قد تحدد بعض العقبات المحتملة.
لماذا من المهم فهرسة أي أعلام حمراء أو مشاكل لدى العميل؟
هذه فرصة لمعالجتها مباشرة وجعل العميل يشعر بالراحة للمتابعة مع عملية الإعداد. سيسمح لهم أيضًا بالإشارة إلى أي مجالات قد تحتاج فيها الشركة إلى إجراء بعض التغييرات.
كيفية فهرسة أي أعلام حمراء أو مشاكل لدى العميل؟
لاحظ أي أعلام حمراء أو مشاكل يثيرها العميل. يمكن لممثل المبيعات المسؤول عن العميل أن يكتبها أو يسجلها.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لفهرسة أي أعلام حمراء أو مشاكل لدى العميل؟
معالج الكلمات – لملاحظة الأعلام الحمراء أو المشاكل
جدول البيانات – لفهرسة الأعلام الحمراء أو المشاكل وحالتها
بعد معالجة جميع الأسئلة والمخاوف، حان الوقت لمعرفة بالضبط ما يأمل العميل في الحصول عليه من خلال التعامل مع شركتك.
لماذا من المهم تحديد توقعات العميل؟
هذا يعني أن كلا الطرفين سيكونان على نفس الصفحة للمتابعة وأنه لن تكون هناك مفاجآت في الطريق. إنها أيضًا فرصة لتحديد أهداف واقعية لما يمكن للشركة تقديمه وما لا يمكنها تقديمه.
كيفية تحديد توقعات العميل؟
أثناء الاجتماع، يجب عليك أن تسأل العميل مباشرة عن توقعاته. يمكنك أيضًا الاستفسار عن أهدافهم والأهداف للحصول على فهم أفضل لما يبحثون عنه.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتحديد توقعات العميل؟
دفتر ملاحظات (فعلي أو برنامج)
معالج الكلمات
برنامج المؤتمرات الفيديوية
الآن بعد أن تعرف ما يريده العميل، حان الوقت لبدء تحديد بعض الأهداف.
لماذا من المهم تحديد الأهداف قصيرة وطويلة الأجل؟
يعطيك خريطة طريق لعلاقتك المستقبلية مع العميل. كما يسمح لك بتتبع التقدم وقياس النجاح بمرور الوقت.
كيفية تحديد الأهداف قصيرة وطويلة الأجل؟
يجب أن تكون الأهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة بوقت. يجب أن تكون متوافقة أيضًا مع توقعات العميل.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتحديد الأهداف قصيرة وطويلة الأجل؟
ورقة عمل تحديد أهداف SMART – لقائمة الأهداف
أداة إدارة المشاريع – لتتبع تقدم الأهداف بمرور الوقت
برنامج CRM – لتتبع علاقة العميل
الآن بعد أن حصلت على عميل جديد، من المهم تخزين معلوماتهم والحفاظ على تحديثها.
لماذا من المهم تتبع بيانات العميل؟
سيتم استخدام هذه المعلومات للتواصل مع العميل وفهم احتياجاته وتقديم أفضل خدمة ممكنة له. سيساعدك أيضًا على تتبع تفاعلاتك مع العميل وقياس رضاهم بمرور الوقت.
كيفية تتبع بيانات العميل؟
يمكنك استخدام جهات اتصال مكتب المساعدة في LiveAgent لتخزين اسم العميل وبريده الإلكتروني ورقم هاتفه ومعلومات شخصية أخرى. يتيح برنامج مكتب المساعدة مثل LiveAgent أيضًا إنشاء حقول اتصال مخصصة لتخزين معلومات فريدة عن عملائك للتواصل الأكثر تخصيصًا.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتتبع بيانات العميل؟
LiveAgent – لتخزين معلومات العميل باستخدام ميزة جهات اتصال مكتب المساعدة
بمجرد أن يبدأ العميل الجديد مع عملك، حان الوقت لتحديد كيفية استخدامهم لخدماتك أو أدواتك.
لماذا من المهم تقييم استخدام العميل للخدمات/الأدوات؟
سيساعدك على فهم كيفية استخدام العميل لمنتجاتك أو خدماتك وما إذا كانوا يحصلون على أقصى استفادة منها. يمكن أن يساعدك أيضًا على تحديد أي مجالات قد يحتاج فيها العميل إلى دعم إضافي.
كيفية تقييم استخدام العميل للخدمات/الأدوات؟
من خلال السؤال المباشر للعميل، ومراقبة سلوكهم، ومراجعة البيانات والتحليلات، و/أو إجراء اختبارات المستخدم. بعد ذلك، يمكنك مقارنة هذه المعلومات بأهدافك والأهداف لمعرفة مدى جودة استخدام العميل مقارنة.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتقييم استخدام العميل للخدمات/الأدوات؟
برنامج اختبار المستخدم – لمراقبة كيفية استخدام العميل لمنتجك أو خدمتك
برنامج التحليلات – لمراجعة بيانات استخدام العميل
استبيان إعداد العميل – لسؤالهم مباشرة عن تجربتهم
بعد تقييمك لاستخدام العميل لخدماتك، لاحظ أي تغييرات في سلوكهم.
لماذا من المهم ملاحظة أي زيادة أو انخفاض في الاستخدام؟
يسمح لك بفهم مدى جودة استخدام العميل لمنتجاتك أو خدماتك. وفقًا لهذه المعلومات، يمكنك اقتراح خدمات أو دعم إضافي.
كيفية ملاحظة أي زيادة أو انخفاض في الاستخدام؟
من خلال تتبع البيانات والتحليلات بمرور الوقت، يمكنك معرفة كيفية تغير استخدام العميل. إذا لاحظت انخفاضًا في الاستخدام، يمكنك التواصل مع العميل لمعرفة ما إذا كانوا بحاجة إلى أي مساعدة.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لملاحظة أي زيادة أو انخفاض في الاستخدام؟
برنامج التحليلات
برنامج نجاح العميل – للتواصل مع العميل وتقديم الدعم
استبيان العميل
نصائح للمتابعة مع العملاء الجدد
أرسل رسالة شكر مخصصة في غضون 24 ساعة من لقاء العميل
من الجيد دائمًا إرسال رسالة شكر بعد لقاء عميل محتمل جديد. تُظهر رسالة المتابعة هذه، أو نوع آخر من الرسائل، أنك مهتم ببناء العلاقة وأنك ممتن لعملهم.
أضف العميل الجديد إلى قائمة البريد الخاصة بك وأرسل له تحديثات عرضية حول عملك
ستتمكن من إبقائهم على اطلاع بآخر أخبار عملك وبناء علاقة قوية معهم بمرور الوقت. نتيجة لذلك، سيكونون أكثر عرضة لاستخدام منتجاتك أو خدماتك في المستقبل.
تواصل مع العميل على وسائل التواصل الاجتماعي وتابع تحديثاتهم
وسائل التواصل الاجتماعي هي طريقة رائعة للبقاء على اتصال مع عملائك – من خلال متابعة تحديثاتهم، يمكنك معرفة المزيد عنهم واهتماماتهم. نتيجة لذلك، ستتمكن من تقديم خدمة أفضل لهم وتقليل تحول العملاء.
ادعُ العميل إلى الأحداث أو اجتماعات التواصل ذات الصلة بصناعتهم
من خلال القيام بذلك، ستتمكن من إظهار أنك مهتم بعملهم وأنك تريد مساعدتهم على النمو. سيسمح لك أيضًا بمعرفة المزيد عن صناعتهم وبناء شبكتك.
قدم موارد مجانية أو خدمات استشارية قد تكون مفيدة للعميل
سيُظهر هذا للعميل أنك مهتم بنجاحهم، كما يسمح لك بتقديم معلومات أو خدمات قيمة لهم. يمكن لإيماءة صغيرة مثل هذه أن تقطع شوطًا طويلاً في بناء علاقة قوية مع العميل.
تحقق من العميل بشكل دوري لمعرفة كيف حالهم
من خلال الاتصال بهم بانتظام، حتى لو كان مجرد اتصال سريع أو بريد إلكتروني، يمكنك التأكد من أنهم راضون عن منتجاتك أو خدماتك. بهذه الطريقة يمكنك أيضًا تقديم دعم إضافي لهم إذا لزم الأمر.
كم مرة يجب أن أحدث قائمة التحقق من إعداد العميل الجديد الخاصة بي؟
هذا يعتمد على عملك وعدد مرات تغيير عملياتك، لكن من الناحية المثالية، يجب عليك تحديثها كلما حدثت تغييرات في إجراءات شركتك أو منتجاتك أو قاعدة العملاء. قد يكون من المفيد أيضًا مراجعة قائمة التحقق الخاصة بك بشكل دوري لمعرفة ما إذا كانت هناك أي مجالات يمكنك تحسين الكفاءة فيها.
هل يمكنني أتمتة أجزاء من عملية إعداد العميل الجديد الخاصة بي باستخدام الأدوات؟
نعم، باستخدام برامج مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء ومنصات التسويق عبر البريد الإلكتروني وأدوات إدارة المشاريع. يمكن لاستخدام التكنولوجيا لأتمتة عملية إعداد العميل الجديد أن يوفر لك الوقت والطاقة، وكذلك يساعدك على تتبع عملائك الجدد بسهولة أكبر.
كيف يمكنني جعل عملية إعداد العميل الجديد أسهل لهم ولنفسي؟
خطط للخطوات التي ستتخذها مقدمًا، أي باتباع قائمة تحقق مثل تلك المعطاة هنا، وتأكد من أن كل شيء يحتاجه عميلك الجديد جاهز وينتظره عند الانضمام. كلما جعلت الأمر أسهل على عملائك الجدد للبدء، زادت احتمالية رضاهم عن خدماتك والبقاء معك لفترة طويلة. هذا بدوره سيزيد من متوسط عمر العميل والاحتفاظ به.
ما هي بعض الأخطاء الشائعة التي تقع فيها الشركات أثناء عملية إعداد العميل الجديد؟
هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها عند إعداد عميل جديد، لكن من أكثر الأخطاء الشائعة عدم توصيل توقعات وأهداف المشروع للعميل، وعدم شرح أو عرض كيفية عمل منتجك أو خدمتك بشكل كافٍ، وعدم إنشاء جدول زمني أو تحديد مواعيد نهائية للإكمال، وعدم المتابعة مع العملاء بعد انتهاء العمل.
هل يمكنني الاستعانة بمصادر خارجية لعملية إعداد العميل الجديد الخاصة بي لمزود طرف ثالث؟
عند اتخاذ هذا القرار، اسأل نفسك 'هل سيكونون قادرين على تقديم مستوى من الخدمة يلبي أو يتجاوز توقعاتي؟'، 'هل هم قادرون على مواكبة نمو شركتي؟'، 'هل يمكن الوثوق بهم للتعامل مع بيانات العملاء الحساسة؟'، و'هل سيكون حلهم فعالاً من حيث التكلفة؟' إذا أجبت بـ 'نعم' على جميع هذه الأسئلة، فقد تكون الاستعانة بمصادر خارجية لعملية إعداد العميل الجديد هي الخيار الأفضل لعملك. لكن إذا أجبت بـ 'لا' على أي منها، فقد يكون من الأفضل الاحتفاظ بعملية الإعداد داخل الشركة.
بسّط عملية إعداد عملائك في SaaS من خلال قائمة التحقق الشاملة هذه. تعرّف على الخطوات الأساسية مثل تحديد الأهداف، تعيين مدير نجاح العملاء، إعداد الدروس، وتطبيق أد...
تأكد من الامتثال وبناء الثقة باستخدام قائمة التحقق من معرفة العميل من LiveAgent. تحقق من الهوية والعنوان وملفات المخاطر بسهولة. قم بتبسيط عملية KYC الخاصة بك با...
11 دقيقة قراءة
Customer Service
Compliance
+2
ستكون بين أيادٍ أمينة!
انضم إلى مجتمع عملائنا السعداء وقدّم دعماً مميزاً مع LiveAgent.
