قائمة تحقق شاملة للعمل عن بعد تساعد أصحاب العمل على إدارة الفرق البعيدة من خلال إعداد الأدوات وخطط الاتصال وثقافة الشركة. تغطي ساعات العمل والمسؤوليات والإجازات والاجتماعات والرفاهية الموظفة، مما يضمن الإنتاجية والوضوح.
قائمة التحقق من العمل عن بعد
المحتويات
0/0
يتزايد اتجاه العمل عن بعد في الشهرة بشكل مستمر، حيث يتبناه المزيد من الشركات. إذا كنت أحد أصحاب العمل الذين لديهم فريق بعيد، فمن الضروري الحفاظ على كل شيء يعمل بسلاسة.
تحدد قائمة التحقق هذه الخطوات الأساسية لإدارة فريقك البعيد حتى تزدهر عملك.
ما هي قائمة التحقق من العمل عن بعد؟
إنها دليل لأصحاب العمل لمساعدتهم على إدارة فرقهم عن بعد. يتضمن ذلك إعداد الأدوات والإجراءات الصحيحة، بالإضافة إلى إنشاء خطة اتصال.
أهمية قائمة التحقق من العمل عن بعد
هناك العديد من الفوائد للعمل عن بعد، لكن إدارة فريق بدون اتصال وجهاً لوجه يمكن أن تكون صعبة. تساعد قائمة التحقق هذه على ضمان بقاء فريقك على المسار الصحيح والإنتاجية أثناء غيابهم عن المكتب. سيستفيد الموظف وصاحب العمل من ذلك لأنه سيضع بعض القواعد الأساسية للاتصال.
من يمكنه الاستفادة من قائمة التحقق من العمل عن بعد الخاصة بنا؟
قائمة التحقق من العمل عن بعد الخاصة بنا مفيدة لـ:
أصحاب الأعمال: تحدد ما إذا كانت أعمالهم جاهزة لتوظيف وإدارة العاملين بالعمل عن بعد. بفعل ذلك، يكونون مستعدين للتحديات التي قد تنشأ.
أقسام الموارد البشرية: ستساعدهم على تحديد وتغطية المشاكل المحتملة مع تدريب الموظفين الجدد.
العاملون بالعمل عن بعد: يمكنهم التحقق من المناطق التي يجب أن يغطيها صاحب العمل.
الموظفون غير المعفيين: لتحديد ما إذا كان العمل عن بعد مناسباً لهم.
استكشف قائمة التحقق من العمل عن بعد
الأساسيات
قائمة التحقق من العمل عن بعد
حدد بوضوح الوقت الذي يُتوقع من موظفيك العمل فيه.
لماذا من المهم تحديد ساعات عملك؟
يجب أن يكون الموظفون وأصحاب العمل على دراية بذلك. إذا لم يكن الناس على دراية بساعات عملهم، فقد يؤدي ذلك إلى مشاكل في الإنتاجية والكفاءة.
كيفية تحديد ساعات عملك؟
اسأل الموظفين عن أنسب وقت لهم للقيام بعملهم. قرر ما هو الأفضل لفريقك، سواء كانت ساعات عمل دقيقة أو جداول مرنة.
ما هي الأدوات التي تساعد في تحديد ساعات عملك؟
أدوات إدارة الوقت مثل Trello أو Toggl وغيرها.
تأكد من أن موظفيك يفهمون مسؤولياتهم. تأكد من عدم الإفراط في الإدارة، لأن هذا سيؤدي فقط إلى الإحباط وانخفاض الإنتاجية.
لماذا من المهم تحديد المسؤوليات والتوقعات بوضوح؟
كلما فهم الجميع واجباتهم والتوقعات بشكل أوضح، كلما كان مكان العمل أكثر إنتاجية. سيتمكن أصحاب العمل من محاسبة العاملين على أفعالهم، بينما سيشعر الموظفون بأن لديهم صوتاً.
كيفية تحديد المسؤوليات والتوقعات بوضوح؟
قم بإعداد وصفات وظيفية تصف مسؤوليات كل منصب، وتأكد من تحديثها حسب الحاجة. أخبر موظفيك إذا حدثت أي تغييرات محتملة.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها في هذه الخطوة؟
أدوات التعاون مثل Trello أو Asana أو Basecamp تنشئ مهام محددة للموظفين وتتبع تقدمهم، أو يمكنك أيضاً التفكير في تطبيق قائمة التحقق.
ضع سياسة عمل بعيدة واضحة تتناول العطلات والفترات الراحة والإجازات والإجازات المرضية.
لماذا من المهم تحديد الإجازات؟
يحتاج أصحاب العمل إلى التعامل مع الغيابات حتى يستمر العمل، بينما يجب أن يعرف الموظفون ما هو مقبول فيما يتعلق بأخذ إجازة.
كيف أقرر بشأن الإجازات؟
من الأفضل السماح بعدة أيام إجازة على الأقل، بعضها مدفوع والبعض الآخر غير مدفوع حسب السياسة المحددة لكل موظف. يسمح بعض أصحاب العمل حتى بوقت إجازة غير محدود، لكن هذا عادة ما يتطلب ثقة من كلا الطرفين والتزاماً بالعمل بمسؤولية بدون إشراف. اطلب من الموظفين طلب أيام إجازتهم في أقرب وقت ممكن.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتحديد الإجازات؟
استخدم Google Docs أو Sheets لإنشاء ملف حيث يمكن للجميع طلب الأيام التي يريدونها، وإضافة ملاحظات، ورؤية أي تغييرات في الوقت الفعلي.
خطط لعدد مرات وأماكن وأوقات عقد الاجتماعات.
لماذا من المهم ترتيب الاجتماعات مقدماً؟
يجب أن تكون الاجتماعات عملية وفعالة إذا كنت ستعقدها بانتظام. بهذه الطريقة، يمكن للجميع البقاء مركزين على المهمة المطروحة دون إهدار الوقت.
كيفية ترتيب الاجتماعات مقدماً؟
يجب عليك إعداد اجتماع منتظم لتحديثات الفريق. على سبيل المثال، كل صباح الجمعة أو بعد ظهر الأربعاء. يمكنك أيضاً ترتيب اجتماعات عاجلة عندما يحتاج شيء ما إلى مناقشة فورية.
ما هي الأدوات التي تساعد في ترتيب الاجتماعات مقدماً؟
Slack و LiveWebinar و Zoom و Google Hangouts كلها أدوات اتصال فيديو رائعة.
الاتصال هو المفتاح لأي فريق بعيد. حدد إرشادات الاتصال وتأكد من أن الجميع يتبعونها.
لماذا من المهم تبسيط الاتصالات؟
يمكن أن تصبح الأمور فوضوية بسرعة إذا لم يكن لديك خطة اتصال في مكانها. للحفاظ على اطلاع الجميع، من الضروري إنشاء طريقة للناس للتواصل بفعالية وسرعة.
كيفية تبسيط الاتصالات؟
من الضروري أن يكون لديك طريقة لتتبع تقدم المشاريع حتى تتمكن من تحديد ما إذا كان شخص ما متأخراً. علاوة على ذلك، من المفيد معرفة ما يفعله الفريق يومياً.
لتبسيط الاتصالات مع العملاء، استخدم برنامج تذاكر مثل LiveAgent. ستنتهي رسائل البريد الإلكتروني والدردشات والمكالمات والإشارات على وسائل التواصل الاجتماعي والرسائل من القنوات الأخرى في صندوق وارد عام واحد. هذا يجعل الاتصال أسهل ويؤدي إلى مستويات رضا عملاء أعلى.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتبسيط الاتصالات؟
اتصالات الفريق – أدوات مثل Asana أو Basecamp مفيدة، لكن فقط إذا استخدمها الجميع بشكل متسق.
الاتصالات مع العملاء – برنامج مساعدة شامل مثل LiveAgent (إنه مجاني للتجربة!).
لكي يكون الجميع على نفس الصفحة والتحرك في نفس الاتجاه، يحتاج كل فريق إلى مجموعة من القيم والأهداف المشتركة.
لماذا من المهم الاعتناء بثقافة الشركة؟
ستساعد إرشادات الشركة على جذب الموظفين المستقبليين، لكنها ضرورية أيضاً للاحتفاظ بالموظفين. الموظفون الذين يشعرون بأنهم جزء من فريق وقيمهم تتوافق مع قيم المنظمة هم أكثر عرضة للبقاء مع الشركة.
كيفية الاعتناء بثقافة الشركة؟
أنشئ قائمة بالقيم الأساسية وتأكد من أن الجميع يفهمونها. أيضاً، يمكن لدليل الشركة أن يحدد توقعات الشركة والسياسات.
ما هي الأدوات التي تساعد في الاعتناء بثقافة الشركة؟
يمكنك إنشاء مستند Google Docs أو إنشاء فيديو/عرض توضيحي قصير حول القيم الأساسية لشركتك.
تحقق من أن موظفيك لديهم بيئات عمل منتجة قبل أن يبدأوا العمل عن بعد.
لماذا من المهم التحقق من بيئة العمل البعيدة لموظفيك؟
ليس لدى الجميع ظروف مثالية للعمل من المنزل. إذا كنت تريد من موظفيك التركيز على عملهم، فيجب أن يكون لديهم الموارد والأدوات التي يحتاجونها.
كيفية التحقق من بيئة العمل البعيدة لموظفيك؟
إن أمكن، استأجر مكان عمل فعلي في منطقتهم (مثل مساحة عمل مشتركة). إذا لم يكن الأمر كذلك، حاول توفير ظروف عمل أفضل في المنزل من خلال توفير بعض المعدات (الكراسي والمكاتب وما إلى ذلك).
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها للتحقق من بيئة العمل البعيدة لموظفيك؟
لمعرفة ما إذا كان شخص ما يفتقر إلى بيئة عمل بعيدة مناسبة، يمكنك إجراء استطلاع لهم عبر Google Forms.
عندما يبدأ فريقك العمل عن بعد، من الضروري أن يكون لديك خطة لتدريب الموظفين الجدد.
لماذا من المهم التخطيط للتدريب البعيد؟
إذا لم يكن لديك خطة تدريب، فقد يكون من الصعب جعل الموظفين الجدد يواكبون الوضع.
كيفية التخطيط للتدريب البعيد؟
خطط لاجتماعات فيديو وجلسات تدريب لموظفيك للتعرف على النظام الجديد بسرعة. أنشئ أدلة لكل موظف لقراءتها حتى يتمكنوا من التعرف على إرشادات الشركة.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها للتخطيط للتدريب البعيد؟
يمكنك استخدام LiveWebinar لجلسات التدريب عبر الإنترنت. أنشئ أدلة في Google Docs/Sheets.
الجوانب التقنية
قائمة التحقق من العمل عن بعد
لكي يكونوا منتجين، يحتاج العاملون بالعمل عن بعد إلى أدوات مناسبة، مثل جهاز كمبيوتر مع جميع البرامج التي يحتاجونها مثبتة.
لماذا من المهم التأكد من أن موظفيك لديهم الأجهزة المطلوبة؟
إذا لم يكن لدى العاملين بالعمل عن بعد الأجهزة الشخصية أو الأدوات المناسبة، فسيكون من الصعب عليهم إكمال عملهم.
كيفية التأكد من أن موظفيك لديهم الأجهزة المطلوبة؟
جهز موظفيك بالأدوات والأجهزة الصحيحة.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها للتأكد من أن موظفيك لديهم الأجهزة المطلوبة؟
يمكنك إنشاء قائمة بمتطلبات العمل عن بعد على Google Docs/Sheets. فكر في الاستثمار في التكنولوجيا مثل التخزين السحابي (مثل Dropbox) ومشاركة الملفات (Google Drive).
اتصال إنترنت موثوق به ضروري للعاملين بالعمل عن بعد.
لماذا من المهم منح إمكانية الوصول إلى الإنترنت؟
إذا توقف الإنترنت لدى الموظف حتى لبضع دقائق، فقد يكون له عواقب كبيرة. تحقق من أنهم لا يواجهون أي صعوبات في الاتصال عند العمل عن بعد.
كيفية منح الجميع إمكانية الوصول إلى الإنترنت؟
تحقق من سرعات الإنترنت لدى الجميع بشكل دوري. إذا كانت هناك أي مشاكل، اتصل بمزود الخدمة وحلها في أسرع وقت ممكن.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لمنح إمكانية الوصول إلى الإنترنت؟
يسمح لك Pingdom بمراقبة حالة اتصال الإنترنت من أي مكان في العالم.
تأكد من أن موظفيك لديهم إمكانية الوصول إلى الدعم الفني إذا لم يعمل شيء بشكل صحيح.
لماذا من المهم توفير الدعم الفني؟
إذا لم يكن لدى العاملين بالعمل عن بعد إمكانية الوصول إلى الدعم الفني، فقد يشعرون بالإحباط ويعتبرونه عقبة تمنعهم من إنجاز عملهم.
كيفية توفير الدعم الفني؟
وفر لموظفيك قائمة بجهات الاتصال للدعم بما في ذلك عنوان بريد إلكتروني ورقم هاتف وما إلى ذلك.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتوفير الدعم الفني؟
يمكنك إنشاء مستند (مثل في Google Docs) يحدد عملية الدعم الفني ومنح الجميع في فريقك إمكانية الوصول إليه. فكر في الاستثمار في برنامج يوفر لموظفيك إمكانية الوصول إلى الدعم 24 ساعة في اليوم.
الأمان
قائمة التحقق من العمل عن بعد
يجب أن يفهم موظفوك البعيدون ما هي التزاماتهم الأمنية.
لماذا من المهم تحديد التزامات الأمان؟
يجب أن تكون سلامة موظفيك دائماً أولوية قصوى. يحتاج موظفوك إلى أن يكونوا على دراية بالأخطار المرتبطة بالعمل من المنزل وفهم سياسات الأمان في الشركة.
كيفية تحديد التزامات الأمان؟
اشرح لهم بوضوح ما يجب تغطيته من جانبهم وعناصر الأمان التي يجب أن يركزوا عليها.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتحديد التزامات الأمان؟
يسمح لك Geofencing بتتبع موقع جهاز الموظف وتعيين حدود لا يمكنهم عبورها. ومع ذلك، هذه الخطوة ضرورية فقط إذا كانت شركتك تحتفظ ببيانات حساسة جداً، وإلا يجب عليك فقط الثقة في موظفيك – فهذا يؤتي ثماره.
حافظ على التحديثات المنتظمة لتطبيقات وأجهزة فريقك.
لماذا من المهم الاعتناء بالتحديثات المنتظمة؟
إذا لم يقم العاملون بالعمل عن بعد بتحديث أجهزتهم، فقد يصبحون عرضة للهجمات الإلكترونية. تحقق من أن الجميع يواكبون التحديثات المنتظمة وليسوا مهملين لها.
كيفية الاعتناء بالتحديثات المنتظمة؟
أنشئ مستند يحتوي على قائمة بالتحديثات الضرورية حتى يتمكن الجميع من الوصول إلى هذه المعلومات.
ما هي الأدوات التي تساعد في الاعتناء بالتحديثات المنتظمة؟
يجب عليك التفكير في الاستثمار في أدوات مثل Microsoft AutoUpdate (لـ Windows) أو Mac OS X Update (لأجهزة Apple)، والتي ستسمح لك بتحديث جميع برامج موظفيك تلقائياً.
تحتاج إلى تحديد المناطق التي يرجح أن يواجه موظفوك فيها مشاكل أمنية.
لماذا من المهم تحديد مخاطر الأمان؟
إذا كنت تعرف أين تكمن الأخطار، يمكنك اتخاذ خطوات ستساعد في تخفيفها. حدد جميع التهديدات المحتملة قبل أن تصبح مشكلة.
كيفية تحديد مخاطر الأمان؟
فكر في إنشاء خريطة مخاطر أمنية تحدد المناطق التي قد يواجه فيها موظفوك خطراً.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتحديد مخاطر الأمان؟
هناك أدوات مختلفة تحدد مناطق مخاطر الأمان، بما في ذلك Geofencing وبرنامج مراقبة وسائل التواصل الاجتماعي (مثل Mediatoolkit) و Google Alerts.
في حالة حدوث خطأ ما، تحتاج إلى توفير خطة طوارئ وجعل مساحة عملك أكثر أماناً.
لماذا من المهم كتابة خطة طوارئ؟
في حالة حدوث حالة طوارئ، قد يشعر العاملون بالعمل عن بعد بالذعر ويزيدون الأمور سوءاً. يمكن لخطة الطوارئ منع حدوث ذلك.
كيفية كتابة خطة طوارئ؟
أنشئ مستند يحتوي على قائمة مهام تحدد خطة الطوارئ خطوة بخطوة.
ما هي الأدوات التي تساعدك على كتابة خطة طوارئ؟
الأدوات التي يستخدمها موظفوك في أغلب الأحيان ستكون الأدوات التي يعرفونها بشكل أفضل ويمكنهم التعامل معها بسرعة.
الصحة العقلية
قائمة التحقق من العمل عن بعد
إحدى أكبر المشاكل في العمل عن بعد هي عدم القدرة على التواصل مع الناس بشكل مباشر. نظراً لأن العاملين بالعمل عن بعد قد يقضون معظم وقتهم داخل أربعة جدران، فإن صحتهم العقلية حاسمة.
لماذا من المهم الاعتناء برفاهية موظفيك؟
إذا بدأ الموظف يعاني من مشاكل الصحة العقلية، فقد يكون لذلك تأثير ضخم على كفاءة الشركة.
كيفية المساعدة في الاعتناء برفاهية موظفيك؟
سواء كان الأمر يتعلق بالعمل أم لا، تأكد من أن الجميع لديهم إمكانية الوصول إلى المساعدة إذا احتاجوا إليها.
ما هي الأدوات التي تساعد في الاعتناء برفاهية موظفيك؟
يمكنك إجراء استطلاع مجهول عبر Google Forms أو SurveyNuts.
شجع موظفيك على إجراء دردشات عارضة مع زملائهم، حتى لأغراض غير متعلقة بالعمل. سيساعدهم هذا على الشعور بارتباط أقوى بالفريق ومنع مشاعر العزلة.
لماذا من المهم تسهيل الدردشات العارضة مع زملاء الفريق؟
إذا بدأ موظفوك يشعرون بأنهم في حوض سمك، فقد يصبح من الصعب عليهم التركيز والقيام بعملهم.
كيفية تسهيل الدردشات العارضة مع زملاء الفريق؟
انتبه لكل فرصة لـ “اجتماعات بعيدة”، ليس فقط تلك المتعلقة بالعمل بل أيضاً للاحتفال بأعياد ميلاد الموظفين على سبيل المثال.
ما هي الأدوات التي تساعدك على تسهيل الدردشات العارضة مع زملاء الفريق؟
كل أداة ويبينار ومراسلة (LiveWebinar و Zoom و Google Hangout وما إلى ذلك) ستعمل هنا.
من الصعب بكثير تعلم مهارة جديدة عندما تعمل عن بعد مقارنة بالعمل في مكتب. وفر لموظفيك خيارات بديلة وحوافز لتعلم مهارات جديدة وفرص لتحسين أنفسهم. امنحهم إمكانية الوصول إلى التكنولوجيا التي ستساعدهم على القيام بكل تلك الأشياء.
لماذا من المهم توفير التدريب لموظفيك؟
السماح لموظفيك بالتطور يساعدهم على رؤية عملهم كمهنة وليس مجرد وظيفة أخرى. شجعهم على حضور الندوات عبر الإنترنت أو أخذ دورات تتعلق باهتماماتهم المهنية.
كيفية توفير خيارات تدريب لموظفيك؟
فكر في تقديم أنواع مختلفة من التدريب، مثل البرامج التعليمية بالفيديو أو الندوات عبر الإنترنت أو الكتب الإلكترونية. يمكنك أيضاً دعم موظفيك لإكمال الدورات في وقتهم الخاص.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتوفير خيارات تدريب لموظفيك؟
يمكنك استخدام برنامج مؤتمرات الفيديو مثل Skype أو Zoom لإجراء تدريب مباشر أو منصات مثل Lynda.com و Coursera لتقديم دورات عبر الإنترنت.
إحدى الطرق الشهيرة هي إنشاء بوابة عبر الإنترنت تحتوي على جميع المعلومات التي سيحتاجها الموظف الجديد، مثل السياسات والإجراءات ومعلومات الاتصال ومواد التدريب. طريقة أخرى قياسية هي تعيين مرشد يمكنه مساعدة الموظف الجديد على التكيف مع ثقافة الشركة والإجابة على أي أسئلة. تشمل الطرق الأخرى محادثات الفيديو والمؤتمرات الهاتفية والتدريب أثناء العمل. قرر الطريقة الأنسب لعملك.
ما الذي يجعل تجربة تدريب الموظفين البعيدين ناجحة؟
يجب أن تتضمن تجربة التدريب الناجحة للموظفين البعيدين: بناء علاقات مع العاملين الآخرين، والتعلم عن كيفية العمل خارج المكتب، وفهم سياسات الشركة والإجراءات وثقافة الشركة بالإضافة إلى الاتصال بقنوات الاتصال الداخلية. أعط الناس الوقت والدعم للتكيف قبل أن يتم إلقاؤهم في مواقف 'عالية المخاطر'.
هل يستفيد الموظفون الافتراضيون من تجربة العمل عن بعد؟
نعم، يستفيدون في معظم الحالات. في الواقع، يميل الموظفون البعيدون إلى أن يكونوا أكثر إنتاجية وأقل إجهاداً من نظرائهم في المكتب. يشعرون بالراحة في العمل في بيئات منازلهم ولا يتشتتون بسياسات المكتب أو الدراما أو محادثات المياه.
ما هي عملية تدريب الموظف البعيد الجديد؟
بشكل عام، تتضمن عملية تدريب الموظف البعيد الجديد مراجعة واجباتهم الوظيفية والتوقعات، والتأكد من أن لديهم الأدوات اللازمة، وشرح سياسات وإجراءات الشركة، وتعريفهم ببقية الفريق. أخيراً، ساعدهم على البدء في مشروعهم الأول.
كيفية تدريب الموظفين الافتراضيين؟
قيّم المهارات المحددة وطبع الفرد لتحديد استراتيجية تدريب مناسبة. قد يشمل ذلك جلسات تدريب رسمية أو تدقيق المهارات أو الإرشاد من زميل أكثر خبرة. قد يفضل بعض الموظفين البعيدين الذين لديهم قدراتهم التقنية الخاصة إدارة التبعيات بأنفسهم، بينما سيحتاج آخرون إلى مساعدة في إعداد البرامج اللازمة. على هذا النحو، يجب عليك التفكير في مستوى الاكتفاء الذاتي الذي تتوقعه من موظف جديد قبل تحديد استراتيجية لكيفية تدريبهم.
ما هي أفضل طريقة لتنظيم العمل عن بعد في عام 2023؟
كل هذا يعتمد على السياسات وفلسفة الإدارة وكمية الاستقلالية التي تريد الشركة منحها لموظفيها. بشكل عام، يمكن تطبيق ثلاث هياكل تنظيمية مختلفة عند إدارة فريق من العاملين الافتراضيين: فرق موزعة بالكامل مع ساعات عمل مرنة، وفرق موزعة جزئياً مع ساعات محددة، وفرق مركزية بالكامل مع موظفين يعملون من مكتب معين. لكل من هذه الهياكل فوائدها وعيوبها، لذا من الضروري تقييم ما سيناسب شركتك بشكل أفضل.
أين يمكنني العثور على قائمة تحقق من تدريب الموظفين البعيدين؟
لقد غطينا قائمة التحقق من العمل عن بعد أعلاه، لكن العديد من خطواتها يمكن أن تعمل أيضاً كقائمة تحقق من تدريب الموظفين البعيدين المستقلة.
حسّن خدمة العملاء لديك باستخدام قائمة التحقق الشاملة من التدقيق. قيّم الجودة وحدد فجوات التحسين وجمع البيانات وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية. قم بتدريب الموظفين و...
أتقن وسائل التواصل الاجتماعي باستخدام قائمة التحقق الخاصة بنا لعام 2025! قم بتبسيط المهام والتفاعل مع الجماهير وتتبع الأداء وزيادة الكفاءة من خلال نصائح الخبراء...
