أنظمة الاتصال الآلية

يمكن للشركات استخدام خدمة الاتصال الآلي لإرسال رسالة صوتية مسجلة مسبقاً إلى آلاف العملاء المحتملين والعملاء لأغراض التأهيل أو البيع. يمكنهم حتى إرسال تذكير حدث أو رسالة طوارئ إلى قائمة جهات الاتصال بالكامل، بما في ذلك أعضاء الفريق.

بالإضافة إلى ذلك، تساعد أنظمة الهاتف الآلية الشركات على تسليم رسائل الرد الآلي ذات الصلة على مكالمات دعم العملاء.

كيف تعمل أنظمة الاتصال الآلية؟

تعمل أنظمة الاتصال الآلية كنظام اتصالات واردة وكنظام إدارة اتصالات صادرة آلي.

تسمح أنظمة الاتصالات الواردة بتسجيل رسالة صوتية فريدة لنقاط ألم العملاء المختلفة بحيث يمكن لكل متصل الاختيار من خيارات القائمة الخاصة بك وحل مشكلة معينة. يمكنهم اختيار توجيه الاتصالات إلى الوكلاء المتاحين إذا لم تحل رسالة معينة المشكلة. بالإضافة إلى ذلك، تقدم بعض الأنظمة خيار رد اتصال تلقائي، مما يسمح للعملاء بطلب رد اتصال من وكيل في وقت لاحق.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام أنظمة الاتصال الآلي هذه لإرسال رسالة مسجلة مسبقاً إلى أي شخص في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك دون أن يتصل بهم وكلاؤك.

إليك كيفية عمل أنظمة قوائم الهاتف الآلية:

• تشغل رسالة مسجلة عندما يتصل العميل برقم محلي أو رقم مجاني للشركة.
• يمكن للعميل اختيار خيار قائمة مناسب بتحديد رقم مقابل لحل المشكلة أو الحصول على دعم وكيل مباشر.
• يتضمن البعض أنظمة الاستجابة الصوتية التفاعلية التي تسمح للعملاء بالتعبير عن المشكلة بدلاً من الضغط على زر.
• تعمل الاتصالات الصادرة بالطريقة المعاكسة. يقوم نظام المراسلة الآلي بإجراء اتصال، وإما تشغيل رسالة مسجلة أو توصيل المتصل بوكيل بمجرد اكتشاف صوت. وإلا، فإنه يستخدم ميزة “ترك رسالة تلقائية على البريد الصوتي”.

تدعم أنظمة قوائم الهاتف المخصصة هذه تكاملات طرف ثالث مختلفة. على سبيل المثال، يمكنك دمج نظامك مع برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) لتقسيم وتسجيل وتتبع عملاؤك المحتملين.

ما هي ميزات أنظمة الاتصال الآلية؟

تشمل أبرز ميزات أنظمة الاتصال الآلية ما يلي:

• معرفات المتصل القابلة للتخصيص – بعد التحقق من رقم هاتف صحيح، يمكنك تخصيص معرف المتصل الخاص بك بحيث يعرف عملاؤك من يتصل بهم.
• ترحيب الشركة المخصص – يمكنك الترحيب بكل متصل برسالة مخصصة.
• بث رسائل صوتية جماعية – تمكن أنظمة الاتصال بدون وكلاء أصحاب الأعمال من إجراء اتصالات متزامنة إلى قائمة جهات اتصال كاملة.
• جدولة الاتصالات – يمكن للشركات تعيين تاريخ ووقت محدد لكل اتصال صادر.
• كشف البريد الصوتي – إذا التقطت آلة الرد أو خدمة البريد الصوتي اتصالاً، ستعيد نظام الاتصال الآلي تشغيل الرسالة بعد النبرة.
• تحويل البريد الصوتي إلى نص – يمكن للنظام إرسال رسالة نصية إذا لم يكن لدى المتصل خيار بريد صوتي.
• خدمات الرد الآلي – يمكنك تسجيل رسائل للتعامل مع نقاط ألم العملاء الشائعة.
• قواعد التوجيه القابلة للتخصيص – يمكنك توجيه اتصالاتك بناءً على بيانات إدارة علاقات العملاء أو مركز المساعدة للاستمتاع بتوزيع العملاء المحتملين الآلي وتوفير دعم عملاء سلس. يمكنك تعيين التوجيه القائم على المهارات المركز على درجات الوكلاء أو التوجيه المستند إلى الوقت المتعلق بساعات عملهم.
• التحليلات في الوقت الفعلي – لوحة معلومات مباشرة مع ميزات المراقبة والإبلاغ في الوقت الفعلي يمكنها أن تعطيك رؤى حول متوسط وقت الاستجابة وأداء الوكيل والمزيد.
• ميزات متقدمة – تقدم معظم الأنظمة ميزات متقدمة مثل تسجيل الاتصالات والمؤتمرات الفيديوية وتسجيل الاجتماعات والنسخ والرد الآلي والنسخ الصوتي للبريد الصوتي وتحويل الاتصالات والاستطلاعات والمسوحات.

ما الذي يجب تجنبه عند استخدام أنظمة الاتصال الآلية؟

القائمة السيئة هي أحد أسوأ الأشياء التي قد تحتويها أنظمة الاتصال الآلية. يمكن أن تحول كل متصل إلى عميل غاضب وتجعله يريد الانتقال إلى خدمة أخرى.

يجب أن تكون القائمة الخاصة بك موجزة وتقدم خيارات تناسب حالات مختلفة. تجنب الترحيبات الطويلة والخيارات الخاطئة والخيارات الكثيرة جداً التي قد تربك العملاء.

يمكن للموسيقى الغير واضحة وواجهة المستخدم السيئة أن تفسد تجربة المستخدم أيضاً. لا يجب على المتصلين الخضوع لعمليات معقدة للحصول على الدعم اللازم، ولا يجب عليهم الاستماع إلى نفس الأغنية بشكل متكرر أثناء الانتظار. إذا قررت تشغيل موسيقى، دع المتصلين يختارون أغانيهم المفضلة لتحسين رضاهم.

ما هي فوائد استخدام أنظمة الاتصال الآلية؟

إذا استخدمت نظام اتصال آلي، ستستمتع بهذه الفوائد:

• كفاءة الوقت – يمكن للاتصالات الهاتفية الآلية إلى قائمة طويلة من أرقام الهواتف أن توفر وقتاً ثميناً، مما يعزز كفاءة الوكلاء والإنتاجية.
• توفير التكاليف – بفضل الاتصالات غير المحدودة والأسعار المعقولة، يمكنك توفير المال على الاتصالات الصادرة أثناء خدمة العملاء في جميع أنحاء العالم. يقلل الرد الآلي من وقت الاتصال بالوكلاء، مما يقلل التكاليف بشكل إضافي.
• تقليل وقت الاستجابة – يمكن لرسالة مسجلة مسبقاً ذات صلة الرد على استفسارات العملاء بسرعة.
• رضا العملاء – يمكن لأي عميل نقل الاتصال إلى وكيل مباشر لحل المشاكل المعقدة.
• تنمية العملاء المحتملين – يسمح لك نظام توزيع الاتصالات بالمتابعة مع العملاء المحتملين بسلاسة وزيادة معدلات التحويل والمبيعات. يمكنك إنشاء تقرير مفصل عن كل اتصال ودمج النظام مع تطبيقات الطرف الثالث مثل برنامج إدارة علاقات العملاء أو برنامج مركز المساعدة.
• تحسين التواصل والتعاون بين الفريق – تقدم العديد من الأنظمة ميزات المراسلة بين الفريق والاتصالات الداخلية للتواصل والتعاون المبسط. تقدم معظمها تخزين غير محدود لتسجيلات الاتصالات والرسائل والمستندات المشتركة.

كم تكلفة أنظمة الاتصال الآلية؟

أنظمة الاتصال الآلية هي حلول فعالة من حيث التكلفة لا تتطلب تثبيت أجهزة أو برامج.

اعتماداً على المزود، يمكنك الحصول على خطة أساسية تبدأ من حوالي 20 دولار لكل مستخدم شهرياً، لكنها قد تحتوي على قدرات محدودة. يفرض بعض المزودين ما يقرب من 200 دولار لكل مستخدم/شهر للخطة المتقدمة. يفرض البعض رسوم دقائق شهرية، بينما يوفر البعض الآخر دقائق ورسائل نصية غير محدودة.

إذا حصلت على خطة تسعير سنوية، قد تحصل على خصم تسعير سنوي. يعتبر خصم الحجم ممكناً أيضاً للعديد من حسابات المستخدمين الإضافية.

قد يكون LiveAgent هو الخيار الأكثر بأسعار معقولة. بدءاً من 49 دولار/وكيل/شهر وتقديم 180+ ميزة، إنها الخطة الأكثر بأسعار معقولة هناك.

إنها خطة شاملة وعالية الجودة تدفع حسب الاستخدام، لذلك لا توجد خيارات خطة سنوية. لا تتطلب عقداً أو رسوم إعداد، ويمكنك الترقية أو الإلغاء في أي وقت والحصول على نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يوماً (بدون بطاقة ائتمان مطلوبة) لاستكشاف الميزات.