إدارة المحتوى مقابل إدارة المعرفة

يدفعنا العصر الرقمي الحديث إلى فهم أهمية استغلال قوة المعلومات. وفي سياق إدارة البيانات القيّمة، تظهر مصطلحات إدارة المحتوى وإدارة المعرفة بشكل متكرر. يهدف هذا المقال إلى تسليط الضوء على الفروق الرئيسية بينهما والطرق التي يتداخلان بها لدفع نمو الأعمال.

فماذا يعني ذلك عملياً؟ تضمن إدارة المحتوى توفر المحتوى المناسب للأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. يتضمن ذلك إنشاء المحتوى وتحريره وتنظيمه وتقديمه بطريقة فعّالة وسهلة الاستخدام.

يمكن أن تكون إدارة المحتوى أداة لا تقدر بثمن لأي شخص يحتاج إلى التعامل مع كميات كبيرة من المعلومات، سواء كانت نصوصًا أو صورًا أو فيديوهات أو غيرها من أشكال البيانات.

ما هي إدارة المعرفة؟

إدارة المعرفة، والتي تعرف أيضًا بـ KM، هي نهج أكثر شمولية يشمل إنشاء المعرفة ومشاركتها واستخدامها وإدارتها داخل المؤسسة. لا يقتصر الأمر على إدارة المحتوى فقط، بل يشمل أيضًا استثمار هذا المحتوى لتحسين الكفاءة وإنتاجية الموظفين واتخاذ القرارات.

تعد إدارة المعرفة عملية عمل أساسية للمؤسسات التي ترغب في الاستفادة القصوى من خبرتها الجماعية. يشمل ذلك الشركات، ويمتد أيضًا إلى الهيئات الحكومية، والمؤسسات البحثية، وغيرها من المنظمات ذات النهج القائم على المعرفة.

مقارنة بين إدارة المحتوى وإدارة المعرفة

على الرغم من أن إدارة المحتوى وإدارة المعرفة قد تبدو متشابهتين، إلا أنهما تخدمان أغراضًا مختلفة وتلعبان أدوارًا فريدة في المؤسسة. إن فهم الفروق الرئيسية بينهما أمر بالغ الأهمية لكي تدير الشركات معلوماتها بفعالية وتستثمرها لدفع النمو والابتكار.

1. التركيز والغرض

كما ذكرنا، تتمثل المسؤولية الأساسية لإدارة المحتوى في إنشاء المحتوى الرقمي وتنظيمه ونشره. تهدف إلى تبسيط عمليات إنشاء المحتوى، وضمان الاتساق وسهولة الوصول عبر مختلف المنصات.

أما إطار عمل إدارة المعرفة، فيركز على استقطاب المعرفة وتنظيمها ومشاركتها داخل المؤسسة باستخدام برامج إدارة المعرفة وقواعد المعرفة الداخلية والخارجية.

غالبًا ما تحتوي قطع المحتوى الموجودة في قاعدة المعرفة الخاصة بالشركة ومستودعات إدارة المعرفة الأخرى على أدلة إرشادية وسجلات لحلول مشاكل العملاء ودلائل فنية شاملة. تهدف إدارة المعرفة إلى تعزيز التعاون وتحسين اتخاذ القرار ودعم الابتكار من خلال استثمار الخبرة الداخلية الجماعية.

2. نطاق المعلومات

تتعامل إدارة المحتوى مع المحتوى المنظم وغير المنظم، بما في ذلك النصوص والصور والفيديوهات ووسائط أخرى. تركز على إدارة المحتوى طوال دورة حياته، من الإنشاء إلى الأرشفة، باستخدام أدوات خدمة العملاء عبر وسائل التواصل الاجتماعي.

تشمل إدارة المعرفة نطاقًا أوسع من المعلومات، بما في ذلك المعرفة الصريحة (مثل المستندات وقواعد البيانات) والمعرفة الضمنية (مثل الخبرات). تهدف إلى استقطاب وتوزيع كلا النوعين من المعرفة لصالح المؤسسة ككل.

3. هيكلة المعلومات

تنظم أنظمة إدارة المحتوى المحتوى بناءً على تصنيفات وفئات أو علامات محددة مسبقًا. وهي تضمن سهولة البحث والوصول إلى المحتوى من قبل المستخدمين.

تركز ميزات برامج إدارة المعرفة على استقطاب المعرفة الجماعية وهيكلتها لتعكس سياقها وعلاقاتها. وتستخدم تقنيات مثل الرسوم البيانية المعرفية، والمصطلحات الدلالية، والشبكات الدلالية لتسهيل استرجاع المعرفة بسهولة من منصة واحدة.

4. أدوار المستخدمين والمساهمات

تتضمن إدارة المحتوى أدوارًا مثل منشئي المحتوى والمحررين والناشرين. يساهم كل من هؤلاء في إنشاء المحتوى وصيانته. في حين أن المستخدمين يكونون غالبًا هم المستهلكون لهذا المحتوى.

أما في إدارة المعرفة، فيُنظر إلى كل عضو في المؤسسة على أنه أصل يمتلك معرفة يمكنه مشاركتها. يشجع هذا النهج على المشاركة الفعّالة من جميع الموظفين، بغض النظر عن أدوارهم. تركز عملية إدارة المعرفة على مشاركة المعرفة، والتعاون، والتعلم الجماعي.

5. سير العمل والتعاون

غالبًا ما تتضمن أنظمة إدارة محتوى المؤسسات ميزات سير عمل لتسهيل عمليات إنشاء المحتوى ومراجعته واعتماده. يكون التعاون عادةً مقتصرًا على إنشاء المحتوى وتحريره.

أما أنظمة إدارة المعرفة، فتعطي الأولوية للتعاون وتعزز ثقافة المشاركة ونشر المعرفة. وتوفر أدوات لتأليف المحتوى التعاوني، ومنتديات النقاش، وشبكات التواصل الاجتماعي لتشجيع المشاركة النشطة.

6. السياق والملاءمة

تركز إدارة المحتوى على تقديم محتوى ملائم للمستخدمين استنادًا إلى معايير محددة مسبقًا، مثل استعلامات البحث أو تفضيلات المستخدم. وتهدف إلى تقديم تجارب مخصصة للعملاء وتحسين تقديم المحتوى.

تضمن إدارة المعرفة أن تكون المعلومات في قواعد المعرفة الداخلية ذات صلة وقابلة للتطبيق على مواقف محددة. وتستفيد من الخبرة الواقعية لتقديم أدلة إرشادية ومحتوى مفيد لكافة أفراد المؤسسة.

7. القيمة طويلة الأمد والتعلم

تركز إدارة المحتوى بشكل أساسي على تقديم المعلومات للمستخدمين في الوقت الحالي. وبينما يمكن أرشفة المحتوى، غالبًا ما تقتصر قيمته طويلة المدى على المرجعية التاريخية.

أما أنظمة إدارة المعرفة، فتهدف إلى استقطاب وحفظ المعرفة المؤسسية، وضمان قيمتها على المدى الطويل. وهي تيسر التعلم المستمر، مما يمكّن الموظفين من البناء على المعرفة الحالية وتجنب إعادة اختراع العجلة.

8. الأدوات المناسبة

عند الحديث عن إدارة المحتوى، تتبادر إلى الذهن أدوات مثل WordPress. هذا الحل هو أداة رائدة لإدارة المحتوى، يسمح للمستخدمين بإنشاء المحتوى وإدارته وتخزينه ونشره على مواقع إلكترونية متعددة.

أما بالنسبة لأدوات إدارة المعرفة، فيمكننا الحديث عن منشئ قاعدة المعرفة الداخلية والخارجية في LiveAgent أو حتى Confluence. يعد LiveAgent حلاً أكثر شمولية وتكاملاً، لكن كلا النظامين يسهلان التعاون الداخلي والتوثيق وإدارة المشاريع.

أمثلة على إدارة المحتوى مقابل إدارة المعرفة

لتقريب النظرية إلى الواقع، دعونا نتناول بعض الأمثلة العملية على إدارة المحتوى وإدارة المعرفة التي ربما قد صادفتها بالفعل.

ويكيبيديا

تعد ويكيبيديا مثالًا بارزًا على إدارة المعرفة وإدارة المحتوى في الوقت نفسه. فهي منصة تعاونية يساهم فيها المستخدمون بمقالات معرفية ومحتوى في مجالات متنوعة.

تستخدم المنصة إدارة المحتوى لتنظيم المقالات وتصنيفها، وضمان عرض المعلومات بطريقة منظمة وسهلة الوصول.

أدوبي

تقدم شركة أدوبي حلولاً في البرمجيات الإبداعية والتسويق. وتستخدم إدارة المعرفة لتمكين التعاون بين الموظفين عالميًا، ومشاركة الخبرات والرؤى.

كما أن إدارة المحتوى ضرورية لمنصات التسويق لدى أدوبي، حيث تدير وتوزع المحتوى على قنوات متعددة، لضمان اتساق الرسائل وتمثيل العلامة التجارية.

هل تحتاج إلى إدارة محتوى أم إدارة معرفة؟

من المثالي أن تعتمد الأعمال المزدهرة على كليهما. ففي عالم اليوم، أصبح إنشاء المعلومات وتنظيمها وتخزينها وتقديمها فنًا بحد ذاته. ونتيجة لذلك، تستفيد معظم الشركات من وجود استراتيجية موثوقة لإدارة المحتوى وإدارة المعرفة.

كيف يمكن أن تفيدك إدارة المحتوى؟

• تدفق معلومات منظم: تضمن أنظمة إدارة المحتوى وإدارة المعرفة تدفقًا سلسًا للمعلومات داخل المؤسسة، مما يقلل التكرار ويحسن الكفاءة.
• تحسين التعاون: تعزز هذه الأنظمة التعاون بين الموظفين من خلال توفير منصة لمشاركة المعلومات والوصول إليها بسهولة.
• اتساق الرسائل: تضمن إدارة المحتوى اتساق رسائل الشركة عبر جميع المنصات، وهو أمر أساسي للحفاظ على هوية العلامة التجارية.
• الكفاءة من حيث التكلفة: تساعد على تقليل التكاليف التشغيلية عن طريق أتمتة المهام المتعلقة بإنشاء المحتوى وتوزيعه وتخزينه.
• الامتثال التنظيمي: تساهم أنظمة إدارة المحتوى في حفظ السجلات والمستندات حسب المتطلبات التنظيمية، مما يقلل من مخاطر عدم الامتثال.
• رضا العملاء: من خلال تقديم معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب، تساعد هذه الأنظمة في تحسين خدمة العملاء ورضاهم.
• قابلية التوسع: كلا النظامين قابلان للتوسع ويمكنهما النمو مع تطور الأعمال، لضمان تلبية احتياجات إدارة المعلومات دائمًا.

كيف يمكن أن تفيدك إدارة المعرفة؟

• تحسين اتخاذ القرار: توفر معلومات دقيقة وحديثة وشاملة، مما يساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة.
• الاحتفاظ بالمعرفة: تساعد إدارة المعرفة في الاحتفاظ بالمعرفة القيمة للموظفين التي قد تضيع عند مغادرتهم المؤسسة.
• زيادة الإنتاجية: من خلال سهولة الوصول إلى المعلومات وتقليل الوقت المستغرق في البحث، تزيد هذه الأنظمة من الإنتاجية بشكل عام.
• ميزة تنافسية: تساهم إدارة المعرفة في تحقيق ميزة تنافسية من خلال استثمار المعرفة والخبرات الجماعية للمؤسسة.
• تشجيع الابتكار: تعزز إدارة المعرفة الابتكار من خلال تشجيع مشاركة الأفكار وأفضل الممارسات داخل المؤسسة.
• إدارة المخاطر: تساعد في تحديد المخاطر وإدارتها من خلال توفير رؤية شاملة لمعرفة ومحتوى المؤسسة.

ما هي أنواع أنظمة إدارة المحتوى وإدارة المعرفة؟

فيما يلي الأنواع المختلفة من أنظمة إدارة المحتوى وإدارة المعرفة:

أنظمة إدارة المحتوى:

نظام إدارة محتوى الويب (WCMS): تُستخدم هذه الأنظمة لإدارة ونشر المحتوى على المواقع الإلكترونية. تتيح للمستخدمين إنشاء وتحرير وتنظيم ونشر المحتوى الرقمي دون الحاجة إلى خبرة تقنية. من أشهر الأمثلة: WordPress وJoomla وDrupal.

نظام إدارة محتوى المؤسسات (ECM): تهدف هذه الأنظمة إلى إدارة المعلومات غير المنظمة للمؤسسة، بما في ذلك المستندات والصور والفيديوهات والأصول الرقمية الأخرى. بعض الأمثلة: SharePoint وOpenText Content Suite وDocumentum.

نظام إدارة المستندات (DMS): يركز هذا النوع من إدارة المحتوى بشكل خاص على إدارة المستندات طوال دورة حياتها. من الأمثلة المعروفة: M-Files وAlfresco وLogicalDOC.

نظام إدارة الأصول الرقمية (DAM): تُستخدم أنظمة DAM لتخزين وتنظيم وإدارة الأصول الرقمية مثل الصور والفيديوهات والملفات الصوتية ووسائط أخرى. توفر أدوات لإدارة البيانات الوصفية، ووضع العلامات، وسهولة الاسترجاع. من أشهرها: Widen Collective وBynder وAdobe Experience Manager Assets.

نظام إدارة التعلم (LMS): رغم أنه يُستخدم بشكل أساسي للتعليم الإلكتروني والتدريب، إلا أن هذه المنصات تدير وتقدم المحتوى أيضًا. من أدوات LMS: Moodle وCanvas وBlackboard.

أنظمة إدارة المعرفة:

نظام إدارة المعرفة المؤسسي: تركز هذه الأنظمة على جمع المعرفة وتنظيمها ومشاركتها داخل المؤسسة. تشمل ميزات مثل مشاركة المستندات، ودلائل الخبراء، ومنتديات النقاش، ومستودعات أفضل الممارسات. من الأمثلة الواقعية: Confluence وIBM Watson Knowledge Center وBloomfir.

نظام إدارة المعرفة التعاوني: تركز هذه الأنظمة على التعاون ومشاركة المعلومات بين أعضاء الفريق. غالبًا ما تشمل ميزات مثل الويكي، والمدونات، ولوحات المناقشة، وأدوات التعاون الفوري. من الحلول البارزة: LiveAgent وMediaWiki وTiki Wiki.

نظام تحديد خبراء المعرفة: تساعد هذه الأدوات مستخدمي المؤسسة في العثور على الخبراء بناءً على المهارات والمجالات والخبرات. تساعد في ربط الباحثين عن المعلومات مع ذوي الخبرة المناسبة. من أمثلة هذه الأدوات: Swoop وTalla وProFinda.

نظام تنسيق المحتوى: يساعد هذا النوع من أنظمة إدارة المعرفة في اختيار وتنظيم وعرض المعلومات ذات الصلة من مصادر متعددة. وهو مفيد لإنشاء قواعد المعرفة أو النشرات الإخبارية أو مكتبات الموارد. من أشهر الأنظمة: Scoop.it وFlipboard وPearltrees.

نظام إدارة المعرفة الدلالية: تستخدم هذه الأنظمة تقنيات دلالية لاستقطاب وتنظيم المعرفة بناءً على العلاقات بين المفاهيم. تعزز دقة البحث وتتيح فهمًا أفضل للسياق. من الأمثلة البارزة: PoolParty Semantic Suite وTopQuadrant وSynaptica.

نظام الاستدلال القائم على الحالات: يخزن هذا النوع من الأنظمة حلول المشاكل أو الحالات السابقة ويسترجعها. يساعد المستخدمين في العثور على حلول مناسبة من خلال مطابقة المشكلات الحالية مع الحالات المشابهة في الماضي. من الأدوات في هذه الفئة: Coveo وIntraFind وPrimedius.

نظام إدارة الابتكار: تعزز هذه الأنظمة مشاركة الأفكار والتعاون والابتكار داخل المؤسسة. غالبًا ما تشمل أدوات لجمع الأفكار وتقييمها وتنفيذ الأنسب منها. من الأدوات الشائعة: Spigit وIdeaScale وBrightidea.

تذكر أن هذه الفئات قد تتداخل، وقد تتضمن بعض الأنظمة ميزات من عدة أنواع.

هل يمكن دمج هذه الأنظمة مع بعضها؟

الإجابة ببساطة: نعم، يمكن ذلك. من خلال دمج كلا النظامين، يمكنك إنشاء حل أكثر شمولية وفعالية لإدارة كل من المحتوى والمعرفة داخل المؤسسة. ولتحقيق هذا التكامل، يجب اختيار أنظمة متوافقة وتوفر واجهات برمجية (APIs) أو وسائل أخرى للربط والتواصل بين النظامين.

هل تحتاج الشركات إلى كلا من أنظمة إدارة المحتوى وإدارة المعرفة؟

الإجابة المباشرة أيضًا هي نعم. ففي كثير من الحالات، تجد الشركات أن دمج كلا النظامين يعزز استراتيجية إدارة المعلومات الشاملة لديها. وبينما يعتمد الأمر على حجم المؤسسة وطبيعة عملياتها، فإن الجمع بين إدارة المحتوى واستراتيجية إدارة المعرفة يخلق نهجًا أكثر شمولية في إدارة بيانات الشركة.