ما هو التحقق من التذاكر، ولماذا يمنع فريقك من إضاعة الوقت على الطلبات غير الصالحة؟

كل فريق دعم يواجه نفس مضيعة الوقت الهادئة: تذاكر كان من المفترض ألا تصل إلى الوكيل أساسًا. طلب يفتقد رقم الطلب. نسخة مكررة من شيء تمت الإجابة عليه بالأمس. رسالة وُجهت إلى القسم الخطأ بالكامل. لا شيء من هذه المشكلات صعب الحل، لكن كل واحدة منها لا تزال تسحب انتباه الوكيل بعيدًا عن التذاكر التي تحتاجه فعلًا.

التحقق من التذاكر هو الحل لهذه المشكلة تحديدًا، وهو بالضبط ما صُممت ميزة التحقق من التذاكر والرد التلقائي بالذكاء الاصطناعي من LiveAgent لحله.

ما هو التحقق من التذاكر؟

التحقق من التذاكر هو عملية فحص طلب الدعم الوارد مقابل مجموعة من القواعد قبل أن يصل إلى قائمة انتظار الوكيل. بدلاً من أن تذهب كل رسالة مباشرة إلى بشري، يتحقق النظام مما إذا كانت التذكرة تملك ما تحتاجه للعمل عليها فعلًا: المعلومات الصحيحة، القسم الصحيح، طلب ليس مكررًا أو تم حله بالفعل.

إذا كان هناك شيء مفقود أو غير صحيح، يتم وضع علامة على التذكرة، أو توجيهها، أو الرد عليها تلقائيًا، بدلاً من أن تبقى في قائمة الانتظار كوزن ميت حتى يفتحها الوكيل، يكتشف أن هناك خطأ ما، ويضطر إلى متابعتها فقط للحصول على الأساسيات.

لماذا التذاكر غير الصالحة أغلى مما تبدو عليه

تذكرة واحدة غير مكتملة لا تبدو مشكلة كبيرة. لكن عند تجميع النمط على مدار أسبوع، تتحول إلى تكلفة حقيقية:

• الوكلاء يفتحون تذاكر لا يمكنهم العمل عليها. كل رد من نوع “هل يمكنك إرسال رقم طلبك؟” هو تحول كامل في السياق، لمشكلة كان يمكن اكتشافها قبل أن تصل التذكرة إليهم.
• أوقات الاستجابة ترتفع بهدوء. التذكرة التي تتنقل ذهابًا وإيابًا بسبب نقص المعلومات تستغرق ضعف أو ثلاثة أضعاف الوقت لإغلاقها مقارنة بتذكرة وصلت مكتملة.
• الطلبات الحقيقية تنتظر أطول. كل دقيقة تُقضى في مطاردة التفاصيل الأساسية على تذكرة غير صالحة هي دقيقة لا تُقضى مع عميل لديه مشكلة حقيقية قابلة للحل.
• التذاكر المكررة والعشوائية تزعج التقارير. تتشوه مقاييس مثل متوسط وقت المعالجة وحجم التذاكر بسبب تذاكر لم تكن أبدًا بحاجة إلى عمل حقيقي.

لا يظهر أي من هذا كفشل كبير ودراماتيكي واحد. بل يظهر كاستنزاف بطيء ومستمر لكفاءة الفريق يسهل تفويته حتى تقوم بقياسه فعليًا.

كيف يعمل التحقق من التذاكر المدعوم بالذكاء الاصطناعي

مع التحقق من التذاكر والرد التلقائي بالذكاء الاصطناعي من LiveAgent، يتم فحص التذاكر الواردة تلقائيًا فور وصولها، قبل أن يراها الوكيل:

• يتم وضع علامة على المعلومات المفقودة. إذا كانت التذكرة تفتقد شيئًا يحتاجه الفريق للعمل (رقم طلب، بريد إلكتروني للحساب، أو أي تفصيل مطلوب آخر)، يمكن للنظام أن يطلبها تلقائيًا من العميل، بدلاً من ترك هذه الخطوة للوكيل.
• يتم اكتشاف الطلبات المكررة أو التي تمت الإجابة عليها مسبقًا. يتم التعرف على التذاكر التي تطابق محادثة مفتوحة موجودة أو تم حلها مؤخرًا، بدلاً من إنشاء خيط موازٍ ثانٍ.
• يتم توجيه الطلبات غير الصالحة أو الخارجة عن النطاق بشكل صحيح، بحيث لا يظل طلب مخصص للفوترة دون معالجة في قائمة انتظار الدعم الفني.
• التذاكر الكاملة والصالحة تمر مباشرة إلى الوكيل المناسب، دون فقدان أي شيء في هذه العملية.

النتيجة ليست عددًا أقل من التذاكر بشكل عام. بل هي عدد أقل من التذاكر التي تتطلب بشريًا فقط لبيان ما هو مفقود.

ما الذي يغيره هذا فعليًا لفريق الدعم

الفرق التي تضع التحقق أمام قائمة انتظارها تميل إلى ملاحظة نفس الأشياء القليلة:

• الوكلاء يقضون وقتهم على تذاكر قابلة للحل فعليًا من أول اتصال
• متوسط وقت المعالجة ينخفض، ليس لأن الوكلاء يعملون أسرع، ولكن لأنهم لم يعودوا عالقين في فك تشابك الطلبات غير المكتملة
• تصبح التقارير أكثر دقة، حيث تعكس مقاييس حجم التذاكر والحلول عملًا حقيقيًا بدلاً من الضوضاء الناتجة عن المراسلات ذهابًا وإيابًا
• يحصل العملاء على إجابات أسرع عندما يكون طلبهم صالحًا من البداية، لأنه لا ينتظر خلف كومة من التذاكر التي كانت بحاجة إلى تنظيف أولاً

اشترك في نشرتنا

أحدث النصائح والعروض مباشرة إلى بريدك.

البريد الإلكتروني

اشتراك

هل هذا هو نفسه تصفية البريد العشوائي؟

ليس تمامًا، على الرغم من أن الاثنين يعملان معًا بشكل جيد. تصفية البريد العشوائي يلتقط الرسائل التي لم تكن أبدًا طلبات دعم حقيقية: حركة مرور البوتات، ردود تسويقية غير ذات صلة، ردود تلقائية للخارج تعود إلى قائمة الانتظار. التحقق من التذاكر هو مستوى أعلى من ذلك. فهو يفترض أن الرسالة هي طلب حقيقي من عميل حقيقي، ويتحقق مما إذا كان هذا الطلب يملك بالفعل ما يلزم لحله.

عند استخدامهما معًا، يقوم تصفية البريد العشوائي بإزالة ما لا يجب أن يكون في قائمة الانتظار أصلًا، ويضمن التحقق من التذاكر أن ما تبقى جاهز بالفعل للعمل عليه.

أين يتناسب هذا مع استراتيجية أتمتة أوسع

التحقق من التذاكر يعمل بشكل أفضل كجزء من نهج أوسع لتقليل التعامل اليدوي مع التذاكر، إلى جانب ميزات مثل فرز وتصنيف التذاكر بالذكاء الاصطناعي ، والذي يفرز التذاكر الصالحة للفريق المناسب بعد اجتيازها الفحص الأولي. التحقق يقرر ما إذا كانت التذكرة جاهزة للعمل عليها. الفرز يقرر من يجب أن يعمل عليها. معًا، يقللان معظم التصنيف اليدوي الذي كان يقع بالكامل على عاتق الوكلاء.

إذا كان فريقك لا يزال يطارد التفاصيل المفقودة يدويًا على التذاكر غير المكتملة، فهذه عادةً أوضح علامة على أن الوقت قد حان لإضافة التحقق أمام قائمة انتظارك ، وليس المزيد من الوكلاء خلفها.