Why should you close contact over the phone?

One of the reasons to close contact may include an inability to solve the customer’s request or moving the conversation to a different channel. In rare situations, contact may be closed because of the client’s behavior: being rude, aggressive, or unwilling to cooperate with the agent, for example.

Should I explain why the contact is being closed/paused?

Yes, your agents should always explain why something is happening, and that doesn’t only apply to explaining the reasons for closing or pausing a contact.

Why should you pause contact over the phone?

Pausing contact usually happens when finding a solution to the customer’s problem is taking longer than usual or additional time is needed to involve different stakeholders.

قوالب البريد الالكتروني
مركز الاتصال: إغلاق / إيقاف قوالب جهات الاتصال مؤقتًا

مركز الاتصال: إغلاق / إيقاف قوالب جهات الاتصال مؤقتًا

إغلاق / إيقاف قوالب جهات الاتصال مؤقتًا - دليل على كيفية إنهاء المراسلات مع العملاء بطريقة إيجابية

فئات:

مركز الاتصال

التقنيات:

مركز الاتصال: إغلاق / إيقاف قوالب جهات الاتصال مؤقتًا إغلاق / إيقاف نموذج جهة الاتصال 1 إغلاق / إيقاف نموذج جهة الاتصال 1 إغلاق / إيقاف نموذج جهة الاتصال 1 أسئلة شائعة لماذا يجب عليك إغلاق / إيقاف الاتصال عبر الهاتف؟هل يجب أن أشرح سبب إغلاق جهة الاتصال / إيقافها مؤقتًا؟

يرغب العديد من العملاء في التواصل مع العلامات التجارية المفضلة لديهم عبر الهاتف. ومع ذلك ، فإن معظم المنشورات التي تركز على خدمة العملاء تعلن أن “المكالمة الهاتفية قد ماتت” ، وهي في الواقع جملة من مقال TechCrunch في 14 نوفمبر 2010 (!). وعلى الرغم من أن المؤلف أضاف أن صناعة التكنولوجيا “ميتة” تعني “في حالة تراجع” ، إلا أنه بعد سنوات ، أثبتت دراسات مختلفة مثل هذه التي أجرتها شركة Forrester عكس ذلك.

حضور تحويل المكالمة — تواصل مع العملاء من خلال حل مركز الاتصال الافتراضي من LiveAgent

ومع ذلك ، لا يمكننا القول بأن قنوات الاتصال الأخرى المستخدمة في خدمات العملاء ، مثل الدردشة المباشرة أو روبوتات المحادثة أو برامج المراسلة الفورية ، لا تزداد شعبيتها. لكن هذا لا يعني أن العملاء لم يعودوا مهتمين بالمساعدة الهاتفية.

ستجد أدناه بعض الأمثلة على إغلاق / إيقاف قوالب جهات الاتصال مؤقتًا. استخدمها لإنهاء أو إيقاف التواصل مع عملائك بطريقة إيجابية ، مما يضمن رضاهم وولائهم.

Design your own templates

LiveAgent gives you the power to design<br> your own customer email templates.<br> Curious about all the opportunities?

Try LiveAgent جدولة عرض توضيحي

مركز الاتصال: إغلاق / إيقاف قوالب جهات الاتصال مؤقتًا

إغلاق / إيقاف نموذج جهة الاتصال 1

Hello, my name is [agent’s name], and I’m calling from [company/department/team] regarding your reported issue. Am I speaking to [customer’s name]?
[Customer confirms]
Perfect, [customer’s name]. I’d like to inform you that your ticket was resolved a few minutes ago. Everything [add a more detailed description of the issue/flaw/problem with an order] should work fine now. Please check and let me know if everything is okay on your end.
[Wait for the customer to answer]
[Customer’s name], because we found a solution to [issue/problem/technical flaw], I’m closing your ticket. It will be removed from the list of pending tickets, which you can access via the [company] dashboard. If you have any other questions or problems, I’m happy to help.
[If the customer says that they don’t have any more problems, the agent can finish the conversation. If there’s another issue, the agent should act upon it].
Thank you for contacting us, and have a nice day!

إغلاق / إيقاف نموذج جهة الاتصال 1

Hey! It’s [name] from [company/department/team] speaking. I’m contacting you regarding the issue with [product/service] that you reported [two days ago/one week ago/etc.]. I’m happy to inform you that the problem was resolved and we can close your ticket now. I hope that works for you.
[Customer confirms]
You can still check the history of this ticket and access any others that you have submitted. Just head to [website address], login into your customer account, and click on the “Support” tab in the menu section. If you need help with any other issue, I’m happy to help now.
[If the customer says that they don’t have any more problems, the agent can finish the conversation. If there’s another issue, the agent should act upon it].
If you encounter any problems with [product/service] later, you can always reach out to us via phone, live chat, or email.

إغلاق / إيقاف نموذج جهة الاتصال 1

Hey there! My name is [agent’s name], am I speaking with [customer’s name]?
[Customer confirms]
Great, [Customer’s name]. I’m calling because I’d like to inform you that the request you submitted on [exact submission date and time] has been put on hold for now.
[Pause to let the customer speak if they want to. If the customer doesn’t say anything, the agent can continue]
It was paused because [the reason for the ticket to be paused, for example, the tech team is looking for the best solution and it may take longer than expected/many customers are experiencing the same issue and we would like to take some time to address this problem on a company level/your request involves the work of agents from a few different departments and we need a few more days to arrange things]. I hope it’s not a huge inconvenience for you.
[Pause to let the customer speak if they want to. If the customer doesn’t say anything, the agent can continue]
I promise that we will do our best to resolve this issue as fast as possible. I’ll also inform you about the progress of your request. Let’s stay in touch, okay?
[Customer confirms]
Once again, thank you for your patience, and talk to you soon.

أسئلة شائعة

لماذا يجب عليك إغلاق / إيقاف الاتصال عبر الهاتف؟

قد يكون أحد أسباب إغلاق الاتصال هو حقيقة أن مشكلة العميل يتم حلها. بعد ذلك ، الشيء الوحيد الذي يجب فعله هو شكر العميل على المحادثة والتأكيد له أنه يمكنه التواصل مرة أخرى في أي وقت يحتاج فيه إلى المساعدة.

قد تتضمن الأسباب الأخرى لإغلاق جهة الاتصال عدم القدرة على حل طلب العميل أو نقل المحادثة إلى قناة مختلفة. عادةً ما يحدث إيقاف الاتصال مؤقتًا عندما يستغرق إيجاد حل لمشكلة العميل وقتًا أطول من المعتاد أو عند الحاجة إلى وقت إضافي لإشراك أصحاب المصلحة المختلفين. في حالات نادرة ، قد يتم إغلاق الاتصال بسبب سلوك العميل: أن يكون فظًا أو عدوانيًا أو غير راغب في التعاون مع الوكيل ، على سبيل المثال.

هل يجب أن أشرح سبب إغلاق جهة الاتصال / إيقافها مؤقتًا؟

نعم ، يجب أن يشرح وكلاؤك دائمًا سبب حدوث شيء ما ، وهذا لا ينطبق فقط على شرح أسباب إغلاق جهة اتصال أو إيقافها مؤقتًا. لذلك يجب التعامل معها كقاعدة من قبل وكلائك لتوضيح سبب إغلاق التذكرة أو جهة الاتصال أو إيقافها مؤقتًا. ليس من الضروري أن يكون حديث طويل. جملتان قصيرتان تغطيان ما حدث ، ولماذا حدث ، والخطوات التالية كافية لإبقاء عملائك على اطلاع جيد.