What kind of incidents are usually reported by customers?

There are many kinds of incidents that customers might report. The type of incident depends on many different factors, like the industry your company operates in, products or services offered, customer expectations, and their technical knowledge.

Should I solve every incident reported by customers?

You should definitely try to solve every incident that is reported. However, often even agents with the best approach to customer service may not be able to assist customers with every incident they report. There are many reasons for that, but the most common one is the fact that sometimes a certain situation is simply out of your company’s control and thus the customer's issue can’t be resolved.

How long should it take for my agents to resolve an incident?

Common incidents that are reported by different customers should be resolved as quickly as possible. This is because your agents should already know how to address specific situations, and it shouldn’t take them too long to deal with recurring problems.

قوالب البريد الالكتروني
نماذج حوادث مكتب المساعدة

نماذج حوادث مكتب المساعدة

موقع يوفر نماذج حوادث لمكتب المساعدة لتقديم خدمة العملاء الأفضل. يضم مجموعة من المعلومات والنصائح للعملاء للإبلاغ عن الحوادث وحل المشكلات بسرعة وكفاءة.

فئات:

مكتب المساعدة

حل المشكلات بشكل فعال في خدمة العملاء 1. اجعل عملائك يشعرون بأنهم مسموعون 2. وقت الاستجابة 3. تعويض العميل نماذج حوادث مكتب المساعدة نموذج حادث مكتب المساعدة 1 نموذج حادث مكتب المساعدة 2 نموذج حادث مكتب المساعدة 3 الأسئلة الشائعة ما نوع الحوادث التي يبلغ عنها العملاء عادةً؟هل يجب علي حل كل حادث أبلغ عنه العملاء؟ما هو الوقت الذي يجب أن يستغرقه وكلائي لحل مشكلة ما؟

حل المشكلات التي أبلغ عنها العملاء هو العمل اليومي للعديد من وكلاء خدمة العملاء.

إن تمكين العملاء من الإبلاغ عن الحوادث ووجود وكلاء مسؤولين عن حلها هو مجرد الخطوة الأولى نحو تقديم خدمة عملاء استثنائية. ما يهم حقًا هو الطريقة التي يتم بها معالجة هذه الحوادث وحلها.

قنوات اتصال موثوقة ، استجابات سريعة ، مواقف إيجابية ، لغة بسيطة … القائمة يمكن أن تطول وتطول. عناصر خدمة العملاء هذه ليست سوى عدد قليل من العديد من الجوانب الضرورية لضمان تفاعل سلس مع العملاء الذين يحتاجون إلى المساعدة.

دعنا نتعمق في هذا الموضوع ونناقش ركائز الحل الفعال للمشكلات في خدمة العملاء.

Happy customers are the best customers

نحن نقدم خدمات ترحيل الكونسيرج من معظم حلول مكتب المساعدة الشائعة.

حل المشكلات بشكل فعال في خدمة العملاء

اتبع هذه الخطوات الثلاث للتأكد من أن خدمة العملاء تعمل بشكل صحيح وأنها قادرة على حل مشاكل العملاء بالسرعة الكافية:

1. اجعل عملائك يشعرون بأنهم مسموعون

قد يبدو الأمر واضحًا ، لكن المشكلة الحقيقية هنا هي أن العديد من العملاء قد لا يعرفون حتى كيفية الإبلاغ عن حادث ، أو أن لا أحد من الشركة يتصل بهم عندما يفعلون ذلك. إذا ادعى أحد العملاء أن منتجك به عيوب ، فعليك الاتصال به مباشرة بعد الإبلاغ عن الحادث.

من المهم أن تستغرق بضع دقائق للتحدث مع العميل عبر الهاتف أو إرسال رسالة تسأل عن المشكلة. أظهر لهم أنك تهتم بآرائهم وأنه إذا تحدثوا فسيتم سماعهم.

2. وقت الاستجابة

في معظم الأحيان ، تكون سرعة الرد على حادثة أكثر أهمية من الاستجابة نفسها. عندما يبلغ العملاء عن الحوادث ، فإن آخر شيء يريدونه هو تجاهلهم أو الانتظار طويلاً لسماع الرد.

يجب ألا تنتظر أكثر من يوم للرد على أي رسائل بريد إلكتروني أو مكالمات أو تعليقات يشكو منها عملاؤك بشأن أحد المنتجات. كل ساعة بدون رد ستجعل العملاء أكثر إحباطًا. لذلك ، فإن الاستجابة في أسرع وقت ممكن أمر ضروري لتحسين علاقتك مع العميل.

3. تعويض العميل

يجب عليك تعويض العميل عن إخفاقاتك. إذا دفعوا ، على سبيل المثال ، تكاليف الشحن ولكن الطلب لم يصل في الوقت المحدد ، فإن الشيء العادل الذي يجب فعله هو تعويضهم عن هذه التكاليف. إذا كان المنتج معيبًا ، فيجب عليك استبداله وتقديم خصم على عملية الشراء التالية أو تقديم بطاقة هدايا لهم.

باختصار ، بغض النظر عن الوضع ، فإنه يؤتي ثماره لجعل العميل يشعر بالاستماع إليه ومعاملته بإنصاف. لماذا ا؟ لأن هذا سيعزز صورة الشركة لدى العميل ، وسيظل مخلصًا.

ضع في اعتبارك الاستفادة من قوالب حوادث مكتب المساعدة لتسهل على عملائك الإبلاغ عن الحوادث ولكي يتعامل فريق خدمة العملاء مع المشكلات المبلغ عنها. ستجد أدناه بعض القوالب الجاهزة للاستخدام والتي يمكنك تنفيذها في عملية الإبلاغ عن الحوادث. يمكنك ببساطة نسخها ولصقها أو تعديلها وفقًا لاحتياجاتك.

نماذج حوادث مكتب المساعدة

نموذج حادث مكتب المساعدة 1

Fill out the form below to help us assist you faster. It will only take you up to 3 minutes.

First name:
Last name:
Your email:
Order no.*:

When did you place your order? [Calendar for customer to select a date]

Please describe the incident. The more details you give, the easier it will be for us to help you.
[Long text field]

[Button] Click here to report the incident

*Your order number was sent to you via email.

[Message displayed after customers click on the button]

We have received your incident report. We will start working on your request today.

نموذج حادث مكتب المساعدة 2

If you want to report an incident, please fill out the form below. This will help us provide you with the right assistance as soon as possible.

Name and surname:
Client ID:
Email address:
Phone no.:
Preferred communication channel: [list of channels]

Please describe your issue below:
[Long text field]

…

When did this issue occur?
[Calendar for customer to select a date]

What is the priority of this incident? [Low/Medium/High]

[Button] Report an issue

[Message displayed after the form is submitted]

Thank you for reporting your issue! We have created a ticket no. [ticket number] for it. Click this link to check the status of your ticket.

نموذج حادث مكتب المساعدة 3

We are sorry you experienced an issue while using our [product/service]. Please fill out the form below. This information will help us provide you with a better service.

First name:
Last name:
Which sentence describes your problem best? [list of possible issues that a customer may have experienced]

Describe your issue in more detail below:
[Long text field]
…

[Button] Click here to report the incident

[Message after form submission]
We’ve just received your request, and our agents will start working on it shortly.

الأسئلة الشائعة

ما نوع الحوادث التي يبلغ عنها العملاء عادةً؟

هناك العديد من أنواع الحوادث التي قد يبلغ عنها العملاء. يعتمد نوع الحادث على العديد من العوامل المختلفة ، مثل الصناعة التي تعمل بها شركتك ، والمنتجات أو الخدمات المقدمة ، وتوقعات العملاء ، ومعرفتهم التقنية. لتسهيل قيام العملاء بالإبلاغ عن الحوادث ، يمكنك تضمين قائمة منسدلة في نموذج الإرسال تتضمن المشكلات الأكثر شيوعًا.

هل يجب علي حل كل حادث أبلغ عنه العملاء؟

يجب عليك بالتأكيد محاولة حل كل حادث يتم الإبلاغ عنه. ومع ذلك ، في كثير من الأحيان حتى الوكلاء الذين لديهم أفضل نهج لخدمة العملاء قد لا يتمكنون من مساعدة العملاء في كل حادث يبلغون عنه. هناك العديد من الأسباب لذلك ، ولكن السبب الأكثر شيوعًا هو حقيقة أنه في بعض الأحيان يكون موقفًا معينًا خارج سيطرة شركتك وبالتالي لا يمكن حل مشكلة العميل.

ما هو الوقت الذي يجب أن يستغرقه وكلائي لحل مشكلة ما؟

يجب حل الحوادث الشائعة التي تم الإبلاغ عنها من قبل عملاء مختلفين في أسرع وقت ممكن. هذا لأنه يجب أن يعرف وكلاؤك بالفعل كيفية التعامل مع مواقف معينة ، ولا ينبغي أن يستغرقوا وقتًا طويلاً للتعامل مع المشكلات المتكررة. من الطبيعي أن تستغرق بعض الحوادث وقتًا أطول لمعالجتها. ومع ذلك ، يجب على وكلائك إبلاغ العميل دائمًا إذا استغرق حل الحادث الذي أبلغوه وقتًا أطول من المعتاد.