• القوالب
  • نماذج بريد الرد على طلب الاسترداد

نماذج بريد الرد على طلب الاسترداد

طلبات إرجاع المنتج، وإلغاء الاشتراك، وطلبا الاسترداد، جميعها من طبيعة العمل على الإنترنت. وبينما تريد أن بوضوح تجنب قضايا الاسترداد بقدر الإمكان، إلا أن بعض الزبائن لن يكون سعيدًا بمنتجك – مهما كان جيدًا في نظرك – وسيطلبون منك إعادة مبالغهم. قد يكون هناك أسباب متعددة لقيام العملاء بطلبات الاسترداد، وربما قرروا أن منتجك أو خدمتك ليست مناسبة لهم، أو ليس الوقت المناسب لاستخدامها.

نماذج بريد الرد على طلب الاسترداد - App - Uploads - 2021 - 05 - Pexels Negative Space 34577 Scaled.jpg

مهما كان السبب، فإن الطريقة التي تقوم فيها بالرد على طلبات الاسترداد غالبًا ما تصبح عامل اتخاذ قرار خلال تجربتهم مع عملك التجاري بشكل عام. إذا لم تكون واثقًا من كيفية التعامل مع طلبات الاسترداد بطريقة لبقة، فقم بانتهاز الفرصة والاستفادة من نماذج بريد الرد على طلبات الاسترداد المعدة مسبقًا والتي يمكن أن تكون مفيدة عند صياغة الردود الخاصة بك.

كيف تتعامل مع طلبات الاسترداد من الزبائن في الحفاظ على ثقة العملاء؟

1. تأكد من امتلاكك سياسة استرداد واضحة

قم بتعريف سياسة الاسترداد بشكل واضح وتأكد من سهولة الوصول إليها على موقع الويب الخاص بك (مثل في بوابة العملاء). ينبغي أن تشمل السياسة على الشروط، والمواعيد النهائية، والأسباب المقبولة لإعادة منتج معين. يمكنك بهذه الطريقة إعادة توجيه الزبائن إلى سياسة الاستخدام في كل مرة يقوم أحدهم بطلب استرداد. بدون ذل، فأنت تفتقر إلى المقدرة على رفض طلبات الاسترداد في المقام الأول.

2. قم بالرد على طلبات الاسترداد فورًا

عندما يصلك طلب استرداد، تصرف أسرع ما يمكن. وذلك لأن العميل مستاء من التجربة مسبقًا، وانتظار الرد لفترة طويلة لا يزيدهم إلا إحباطًا. إذا لم تكن متأكدًا من آلية المتابعة، فقم بإعلامهم بوصول طلبهم وأنك ستعود إليهم في أسرع وقت ممكن.

موضوع طلب الاسترداد

3. حافظ على رباطة جأشك وتعامل بمهنية

إنه من السهل أن تصبح منزعجًا ومحبَطًا وقد أُرخيت جميع دفاعاتك عندما يتحدث شخص ما بسلبية تجاه منتجك أو خدمتك ويطلب منك إرجاع المبلغ الذي قام بدفعه. ولكن لن تساعدك أي من هذه المشاعر في معالجة الموقف والحرص على رضى العميل. خذ بعض الوقت لتنظر في الطلب الذي قدموه تأكد من الرد بطريقة غير عدائية.

4. قم بشرح قرارك

عندما تكون قد اتخذت القرار بشأن كيفية الرد على طلب الاسترداد من العميل، قم بإعلامه وبرّر له موقفك وقم بشرح الخطوات القادمة التي ستتخذها. إذا كنت ستنفذ طلب الاسترداد، فأخبرهم كيف ومتى سيقومون باستلام المبلغ. وإذا قمت برفض طلبهم، فقم بتزويدهم بشرح لماذا لم يكن الطلب أحد الأسباب المذكورة في سياسة الاسترداد الخاصة بالشركة.

Interested in making your own templates?

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

5. قم بتقديم حل بديل

في كثير من الحالات، ربما تكون قادرًا على التعامل مع طلب الاسترداد الخاص بالعميل بطريقة مختلفة، وبدون قيامك فعليًا بإعادة المال. إذا كان بإمكانك الحصول على فهم أفضل لحاجات العميل ومتطلباته، فربما تكون قادرًا على تعديل عرضك أو تقديم عرض آخر قد يبعث على الشعور بالرضى من طرف العميل.

6. اطلب تغذية راجعة

إن طلب الاسترداد دائمًا ما يكون فرصةً للحصول على تغذية راجعة من العميل. وإذا لم يكن سبب طلب الاسترداد واضحًا، فقم بطرح بعض أسئلة المتابعة لاكتشاف ما كانوا يأملون أن يجدوه في منتجك أو خدمتك، وكيف فشلت في الارتقاء إلى توقعاتهم. ومع أنها تغذية راجعة سلبية، إلا أنها يمكن أن تعطي بعض الأفكار القيّمة التي يمكن من خلالها الارتقاء بخدمتك أو منتجك لإرضاء الزبائن المستقبليين.

رد بتغذية راجعة من عميل LiveAgent على موقع Capterra
تخصيص نماذج البريد

نماذج بريد الرد على طلب الاسترداد

إن نماذج بريد الرد على طلب الاسترداد هي من أكثر نماذج بريد خدمة الزبائن أهمية والتي ينبغي أن تكون في متناول يدك للتأكد من أنك تقوم بالرد على طلبات الاسترداد بسرعة ومهنية.

الرد على طلب استرداد أساسي

Hi [Name],

Thanks for reaching out. Satisfying our customers is very important to us and I’m sorry our [product/ service] didn’t meet your expectations. I fully respect your decision and can only apologize for any problems your business experienced.

We’ve processed your refund, and you should expect to see the amount credited to your account in about 3 to 5 business days.

If you have any other questions or concerns, just reply to this email, I’ll be here to help you in any way I can.

Best,
[YOUR SIGNATURE]

قبول طلب الاسترداد

Hi [Name],

Thank you for reaching out to request a refund on your purchase of [name of product/ service].

I’m sorry to hear that our product didn’t meet your requirements. I completely understand that it isn’t for everyone.

Because your request falls under our refund policy [briefly state refund policy], we will gladly honor your decision. We have issued a refund to your [original payment method]. It may take up to [number of days] to see the amount reimbursed to your account.

If you’re still on the lookout for the right choice for you, please let me know. I’d be happy to talk you through some of our other options and see if any of them feel like a good fit.

Thank you for your time and for giving us a try.
[YOUR SIGNATURE]

طلب تغذية راجعة من العميل بعد طلب الاسترداد

Hi [Name],

I noticed you’ve issued a refund request for [product/ service]. I’m sorry to hear we weren’t able to meet your expectations. We’ve processed your refund and you should expect to see the credit appear on your billing statement within 1-3 business days – depending on your bank.

Is there something we could have done better? What specifically was it about the product that you didn’t like? We’re always looking for customer feedback we can use to improve, so anything you can tell us is helpful.

Thank you in advance!
[YOUR SIGNATURE]

الرد على عميل غاضب يطالب باسترداد المبلغ الذي دفعه

Hi [Name],

We’re so sorry to hear you’re not happy with your product, but we also fully respect your decision.

We’ve processed your refund request, and you should expect to see the amount appear in your bank account in the next couple of business days.

Once more, we apologize for the inconvenience this has caused you. In case you’re still in search of a similar product, feel free to reach out as we would love to assist you in finding the right product for you.

Thank you for your feedback, as this will help us improve our [product/ service].

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

مناقشة طلب الاسترداد

Hi [Name],

Thank you for reaching out and for bringing this to our attention. I am sorry that you’re disappointed with [name of product/ service]. Could you please let me know what specific issues you’ve encountered? I’d love to help where I can and pass along your suggestions to our team, but I need just a bit more information before doing so.

I understand how it can be frustrating [to purchase a product/ sign up for a service] and not have it meet your expectations, so hopefully, we can get this sorted out for you. If not, I’ll be happy to issue you a refund.

Please let me know how you’d like to proceed.

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

رفض طلب الاسترداد

Hi [Name],

Thanks so much for reaching out. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.

Unfortunately, our return policy allows for all merchandise to be returned up to 90 days after purchase, in like-new condition. Since your item shows signs of heavy use, we will not be able to refund you. Here is the link to our refund policy in case you need to reference it in the future: [link].

I can, however, provide you with a store credit for your purchase. Please let me know how you would like to proceed.

If you have any questions or concerns, I’d be happy to help.

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

بريد متابعة حالة طلب استرداد

Hi [Name],

I’m reaching out about the refund you initiated on [date].

Your refund has been deposited into your [original method of payment]. Typically, it takes 3 to 5 business days for the receiving bank to credit the money to your account.

If you don’t see the refund in your account, reply to this email, and we’ll look into it immediately. In the meantime, please let me know if you have any additional questions or concerns — I’d be happy to help!

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

تحديث حالة طلب استرداد عرضي

Hey [Name],

Just wanted to let you know that your payment has been refunded. If you paid with PayPal, you will see the refund in your account immediately. If you paid with a credit card, it will take anywhere between [number] business for the refund to be processed on your card.

We sincerely hope that you can find your way back to [brand/ product name] someday, and please let us know if there is any way we can improve our product to make it better!

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

لم يتم تلقي الاسترداد

Hi [Name],

I’m so sorry to hear that a refund hasn’t been deposited into your [original method of payment].

I’ve contacted our accounting department to look into this issue for you. A refund has been issued, but it may take a few days for your bank to process the transaction.

We apologize for the inconvenience this may have caused. In the meantime, feel free to reply to this email with any questions or concerns, and I’d be happy to assist you further.

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

نماذج بريد الرد على طلب الاسترداد – الأسئلة الشائعة

لماذا يعد من المهم التعامل مع طلبات الاسترداد بطريقة صحيحة؟

إن الطريقة التي تتعامل بها مع طلبات إعادة المنتج والاسترداد يمكن أن تحدد ما إذا كان بالإمكان المحافظة على علاقاتك مع الزبون وعلى تجارب عملاء إيجابية. وفي كثير من الحالات، إذا كانت عملية الاسترداد غير مؤذية، فإن المرجّح من المستهلكين أن يعودوا ويقومون بتوصية علامتك التجارية بسبب تجربة خدمة العملاء الإيجابية مع أن منتجك لم يكن مناسبًا بالنسبة لهم.

ما الذي ينبغي أن يتضمنه بريد الرد على طلب الاسترداد؟

بعض النقاط الهامة والتي يمكن أن يتم تضمينها في رسائل البريد الخاصة بك عند الرد على طلبات الاسترداد هي:

  • إعلام الزبون بأنك تلقيت طلبهم.
  • إعلام العميل الذي تعمل على السير في طلب الاسترداد الخاص به والمدة التي يمكن أن يستغرقها هذا الأمر.
  • تقديم شرح واضح عن سبب رفضك طلب الاسترداد، مع تزويد روابط لسياسة الإرجاع والاسترداد لمراجع مستقبلية.
  • التعبير عن بالغ الأسى من أن منتجك أو خدمتك فشلت في الارتقاء إلى توقعاتهم.
  • طلب تغذية راجعة وإظهار الرغبة في تحسين منتجك.
  • عرض أي مساعدة إضافية، إذا كانت لديهم أي أسئلة أخرى.

كيف يمكنني رفض طلب استرداد بدون إحباط العميل؟

متى أردت رفض طلب استرداد، فينبغي التصرف كما لو أنك ترد على شكوى أحد العملاء. قم باستلام طلبهم، وأظهر لهم الشعور بالاهتمام، وقم بتقديم شرح مقتضب عن سبب عدم مقدرتك على الموافقة على طلب الاسترداد (سواء كانت ضمانات قديمة، أو تفويت الموعد النهائي، أو حالة المنتج المرجع، إلخ.)، وقم بتقديم حل بديل، إذا كان ممكنًا.

كيف ينبغي الرد على عميل لم يستلم المبلغ المسترد؟

إذا لم يستلم أحد العملاء المبلغ المسترد، ففي معظم الأوقات، يكون التأخير من طرف البنك. قم بتذكير العميل بأنه قد يستغرق الأمر عددًا من أيام العمل للانتهاء من إجراء الاسترداد، بناءً على شروط البنك، وأظهر نيتك الحسنة في حل المشكلة في حال لم يكتمل طلب الاسترداد.

جرب LiveAgent اليوم​

نحن نقدم خدمات ترحيل الكونسيرج من معظم حلول مكتب المساعدة الشائعة.

3,000+ تعليق Trustpilot GetApp G2 Crowd

العودة الى القوالب انشئ حسابا مجانيا

يستخدم موقعنا ملفات تعريف الارتباط. من خلال الاستمرار ، نفترض إذنك لنشر ملفات تعريف الارتباط على النحو المفصل في سياسة الخصوصية وملفات تعريف الارتباط.

×
حدد موعدًا لمكالمة فردية واكتشف كيف يمكن لـ LiveAgent أن يفيد عملك.

نحن متواجدون في عدة تواريخ

جدولة عرض توضيحي