تجربة مجانية
  • القوالب
  • نماذج بريد الرد على طلب الاسترداد

نماذج بريد الرد على طلب الاسترداد

طلبات إرجاع المنتج، وإلغاء الاشتراك، وطلبا الاسترداد، جميعها من طبيعة العمل على الإنترنت. وبينما تريد أن بوضوح تجنب قضايا الاسترداد بقدر الإمكان، إلا أن بعض الزبائن لن يكون سعيدًا بمنتجك – مهما كان جيدًا في نظرك – وسيطلبون منك إعادة مبالغهم. قد يكون هناك أسباب متعددة لقيام العملاء بطلبات الاسترداد، وربما قرروا أن منتجك أو خدمتك ليست مناسبة لهم، أو ليس الوقت المناسب لاستخدامها.

نماذج بريد الرد على طلب الاسترداد

مهما كان السبب، فإن الطريقة التي تقوم فيها بالرد على طلبات الاسترداد غالبًا ما تصبح عامل اتخاذ قرار خلال تجربتهم مع عملك التجاري بشكل عام. إذا لم تكون واثقًا من كيفية التعامل مع طلبات الاسترداد بطريقة لبقة، فقم بانتهاز الفرصة والاستفادة من نماذج بريد الرد على طلبات الاسترداد المعدة مسبقًا والتي يمكن أن تكون مفيدة عند صياغة الردود الخاصة بك.

كيف تتعامل مع طلبات الاسترداد من الزبائن في الحفاظ على ثقة العملاء؟

1. تأكد من امتلاكك سياسة استرداد واضحة

قم بتعريف سياسة الاسترداد بشكل واضح وتأكد من سهولة الوصول إليها على موقع الويب الخاص بك (مثل في بوابة العملاء). ينبغي أن تشمل السياسة على الشروط، والمواعيد النهائية، والأسباب المقبولة لإعادة منتج معين. يمكنك بهذه الطريقة إعادة توجيه الزبائن إلى سياسة الاستخدام في كل مرة يقوم أحدهم بطلب استرداد. بدون ذل، فأنت تفتقر إلى المقدرة على رفض طلبات الاسترداد في المقام الأول.

2. قم بالرد على طلبات الاسترداد فورًا

عندما يصلك طلب استرداد، تصرف أسرع ما يمكن. وذلك لأن العميل مستاء من التجربة مسبقًا، وانتظار الرد لفترة طويلة لا يزيدهم إلا إحباطًا. إذا لم تكن متأكدًا من آلية المتابعة، فقم بإعلامهم بوصول طلبهم وأنك ستعود إليهم في أسرع وقت ممكن.

موضوع طلب الاسترداد

3. حافظ على رباطة جأشك وتعامل بمهنية

إنه من السهل أن تصبح منزعجًا ومحبَطًا وقد أُرخيت جميع دفاعاتك عندما يتحدث شخص ما بسلبية تجاه منتجك أو خدمتك ويطلب منك إرجاع المبلغ الذي قام بدفعه. ولكن لن تساعدك أي من هذه المشاعر في معالجة الموقف والحرص على رضى العميل. خذ بعض الوقت لتنظر في الطلب الذي قدموه تأكد من الرد بطريقة غير عدائية.

4. قم بشرح قرارك

عندما تكون قد اتخذت القرار بشأن كيفية الرد على طلب الاسترداد من العميل، قم بإعلامه وبرّر له موقفك وقم بشرح الخطوات القادمة التي ستتخذها. إذا كنت ستنفذ طلب الاسترداد، فأخبرهم كيف ومتى سيقومون باستلام المبلغ. وإذا قمت برفض طلبهم، فقم بتزويدهم بشرح لماذا لم يكن الطلب أحد الأسباب المذكورة في سياسة الاسترداد الخاصة بالشركة.

Interested in making your own templates?

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

Try LiveAgent

5. قم بتقديم حل بديل

في كثير من الحالات، ربما تكون قادرًا على التعامل مع طلب الاسترداد الخاص بالعميل بطريقة مختلفة، وبدون قيامك فعليًا بإعادة المال. إذا كان بإمكانك الحصول على فهم أفضل لحاجات العميل ومتطلباته، فربما تكون قادرًا على تعديل عرضك أو تقديم عرض آخر قد يبعث على الشعور بالرضى من طرف العميل.

6. اطلب تغذية راجعة

إن طلب الاسترداد دائمًا ما يكون فرصةً للحصول على تغذية راجعة من العميل. وإذا لم يكن سبب طلب الاسترداد واضحًا، فقم بطرح بعض أسئلة المتابعة لاكتشاف ما كانوا يأملون أن يجدوه في منتجك أو خدمتك، وكيف فشلت في الارتقاء إلى توقعاتهم. ومع أنها تغذية راجعة سلبية، إلا أنها يمكن أن تعطي بعض الأفكار القيّمة التي يمكن من خلالها الارتقاء بخدمتك أو منتجك لإرضاء الزبائن المستقبليين.

رد بتغذية راجعة من عميل LiveAgent على موقع Capterra
تخصيص نماذج البريد

نماذج بريد الرد على طلب الاسترداد

إن نماذج بريد الرد على طلب الاسترداد هي من أكثر نماذج بريد خدمة الزبائن أهمية والتي ينبغي أن تكون في متناول يدك للتأكد من أنك تقوم بالرد على طلبات الاسترداد بسرعة ومهنية.

الرد على طلب استرداد أساسي

قبول طلب الاسترداد

طلب تغذية راجعة من العميل بعد طلب الاسترداد

الرد على عميل غاضب يطالب باسترداد المبلغ الذي دفعه

مناقشة طلب الاسترداد

رفض طلب الاسترداد

بريد متابعة حالة طلب استرداد

تحديث حالة طلب استرداد عرضي

لم يتم تلقي الاسترداد

نماذج بريد الرد على طلب الاسترداد – الأسئلة الشائعة

لماذا يعد من المهم التعامل مع طلبات الاسترداد بطريقة صحيحة؟

إن الطريقة التي تتعامل بها مع طلبات إعادة المنتج والاسترداد يمكن أن تحدد ما إذا كان بالإمكان المحافظة على علاقاتك مع الزبون وعلى تجارب عملاء إيجابية. وفي كثير من الحالات، إذا كانت عملية الاسترداد غير مؤذية، فإن المرجّح من المستهلكين أن يعودوا ويقومون بتوصية علامتك التجارية بسبب تجربة خدمة العملاء الإيجابية مع أن منتجك لم يكن مناسبًا بالنسبة لهم.

ما الذي ينبغي أن يتضمنه بريد الرد على طلب الاسترداد؟

بعض النقاط الهامة والتي يمكن أن يتم تضمينها في رسائل البريد الخاصة بك عند الرد على طلبات الاسترداد هي:

  • إعلام الزبون بأنك تلقيت طلبهم.
  • إعلام العميل الذي تعمل على السير في طلب الاسترداد الخاص به والمدة التي يمكن أن يستغرقها هذا الأمر.
  • تقديم شرح واضح عن سبب رفضك طلب الاسترداد، مع تزويد روابط لسياسة الإرجاع والاسترداد لمراجع مستقبلية.
  • التعبير عن بالغ الأسى من أن منتجك أو خدمتك فشلت في الارتقاء إلى توقعاتهم.
  • طلب تغذية راجعة وإظهار الرغبة في تحسين منتجك.
  • عرض أي مساعدة إضافية، إذا كانت لديهم أي أسئلة أخرى.

كيف يمكنني رفض طلب استرداد بدون إحباط العميل؟

متى أردت رفض طلب استرداد، فينبغي التصرف كما لو أنك ترد على شكوى أحد العملاء. قم باستلام طلبهم، وأظهر لهم الشعور بالاهتمام، وقم بتقديم شرح مقتضب عن سبب عدم مقدرتك على الموافقة على طلب الاسترداد (سواء كانت ضمانات قديمة، أو تفويت الموعد النهائي، أو حالة المنتج المرجع، إلخ.)، وقم بتقديم حل بديل، إذا كان ممكنًا.

كيف ينبغي الرد على عميل لم يستلم المبلغ المسترد؟

إذا لم يستلم أحد العملاء المبلغ المسترد، ففي معظم الأوقات، يكون التأخير من طرف البنك. قم بتذكير العميل بأنه قد يستغرق الأمر عددًا من أيام العمل للانتهاء من إجراء الاسترداد، بناءً على شروط البنك، وأظهر نيتك الحسنة في حل المشكلة في حال لم يكتمل طلب الاسترداد.

جرب LiveAgent اليوم​

نحن نقدم خدمات ترحيل الكونسيرج من معظم حلول مكتب المساعدة الشائعة.

3,000+ تعليق Trustpilot GetApp G2 Crowd

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Wلماذا يعد من المهم التعامل مع طلبات الاسترداد بطريقة صحيحة؟”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “إن الطريقة التي تتعامل بها مع طلبات إعادة المنتج والاسترداد يمكن أن تحدد ما إذا كان بالإمكان المحافظة على علاقاتك مع الزبون وعلى تجارب عملاء إيجابية. وفي كثير من الحالات، إذا كانت عملية الاسترداد غير مؤذية، فإن المرجّح من المستهلكين أن يعودوا ويقومون بتوصية علامتك التجارية بسبب تجربة خدمة العملاء الإيجابية مع أن منتجك لم يكن مناسبًا بالنسبة لهم.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “ما الذي ينبغي أن يتضمنه بريد الرد على طلب الاسترداد؟”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “بعض النقاط الهامة والتي يمكن أن يتم تضمينها في رسائل البريد الخاصة بك عند الرد على طلبات الاسترداد هي: إعلام الزبون بأنك تلقيت طلبهم، وإعلام العميل الذي تعمل على السير في طلب الاسترداد الخاص به والمدة التي يمكن أن يستغرقها هذا الأمر، وتقديم شرح واضح عن سبب رفضك طلب الاسترداد، وغير ذلك.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “كيف ينبغي الرد على عميل لم يستلم المبلغ المسترد؟”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “إذا لم يستلم أحد العملاء المبلغ المسترد، ففي معظم الأوقات، يكون التأخير من طرف البنك. قم بتذكير العميل بأنه قد يستغرق الأمر عددًا من أيام العمل للانتهاء من إجراء الاسترداد، بناءً على شروط البنك، وأظهر نيتك الحسنة في حل المشكلة في حال لم يكتمل طلب الاسترداد.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “كيف يمكنني رفض طلب استرداد بدون إحباط العميل؟”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “متى أردت رفض طلب استرداد، فينبغي التصرف كما لو أنك ترد على شكوى أحد العملاء. قم باستلام طلبهم، وأظهر لهم الشعور بالاهتمام، وقم بتقديم شرح مقتضب عن سبب عدم مقدرتك على الموافقة على طلب الاسترداد (سواء كانت ضمانات قديمة، أو تفويت الموعد النهائي، أو حالة المنتج المرجع، إلخ.)، وقم بتقديم حل بديل، إذا كان ممكنًا.” } }] }

العودة الى القوالب انشئ حسابا مجانيا

يستخدم موقعنا ملفات تعريف الارتباط. من خلال الاستمرار ، نفترض إذنك لنشر ملفات تعريف الارتباط على النحو المفصل في سياسة الخصوصية وملفات تعريف الارتباط.

×
حدد موعدًا لمكالمة فردية واكتشف كيف يمكن لـ LiveAgent أن يفيد عملك.

نحن متواجدون في عدة تواريخ

جدولة عرض توضيحي