كيفية إنهاء محادثة
تعلم كيفية إنهاء محادثات العملاء بأدب واحترافية عبر قنوات مختلفة باستخدام نصوص وقوالب قابلة للتخصيص من LiveAgent. عزز تفاعلات العملاء من خلال بيانات إغلاق مخصصة...
6 دقيقة قراءة
LiveAgent
Customer Service
+2
نظرًا لأن غالبية المراسلات التجارية اليوم تتم عبر البريد الإلكتروني، من الضروري بدء وإنهاء رسائل البريد الإلكتروني بقوة. ومع ذلك، مع كل الاهتمام الموجه إلى أسطر موضوع البريد الإلكتروني والبدايات، غالبًا ما يتم إغفال نهايات البريد الإلكتروني.
في الواقع، إنهاء رسالة بريد إلكتروني متعلقة بالأعمال بشكل صحيح مهم تمامًا مثل بدء البريد الإلكتروني. نهاية البريد الإلكتروني الصحيحة تترك المستقبل بانطباع نهائي إيجابي، وتحفز القارئ على اتخاذ إجراء، وتحدد هوية المرسل ونواياه، وتوفر للمستقبل معلومات الاتصال الخاصة بك (حتى يسهل عليه التواصل معك).
تابع القراءة لتتعلم كل شيء عن كيفية إنهاء رسائل البريد الإلكتروني للأعمال بشكل مناسب واستفد من قائمتنا بالإغلاقات البريدية الاحترافية وأمثلة أسطر الإغلاق المناسبة في مجموعة متنوعة من السياقات.
ما يجب تضمينه في نهاية رسائلك الإلكترونية
1. سطر إغلاق
قبل إرسال بريدك الإلكتروني، تأكد من أنه يحتوي على جملة إغلاق قصيرة تنشئ انتقالاً سلسًا بين الموضوع الرئيسي لبريدك الإلكتروني وتوقيعك. يمكن لسطر الإغلاق هذا أن يعبر عن امتنانك لوقت المستقبل، أو يشير إلى أنك منفتح على المزيد من التواصل، أو يكون دعوة للعمل، أو بدلاً من ذلك يكون بيانًا يظهر أنك تتوقع ردًا.
2. الإغلاق (التوقيع)
ما لم تكن قريبًا جدًا من المستقبل، فإن كل رسالة بريد إلكتروني للأعمال تتطلب إغلاقًا احترافيًا، يمكن أن يكون رسميًا أو غير رسمي بناءً على نوع العلاقة التي لديك وسياق تواصلك. التوقيعات البريدية الأكثر استخدامًا هي “أطيب التحيات” و “أفضل” لكننا أعددنا قائمة كاملة بالأمثلة (أدناه)، رسمية وغير رسمية.
3. اذكر اسمك
تأكد دائمًا من تضمين اسمك الكامل (الاسم الأول والأخير) في توقيع بريدك الإلكتروني إذا كنت تكتب إلى شخص ما للمرة الأولى. بالنسبة للمحادثات مع الزملاء، أو الأشخاص الذين تعرفهم بالفعل وتبادلت معهم عدة رسائل بريد إلكترونية، يكفي التوقيع باسمك الأول. يرجى ملاحظة أنه من المستحسن عدم إنهاء محادثة بأسماء مستعارة ما لم يكن اسمك المستعار معروفًا على نطاق واسع ويُستخدم بدلاً من اسمك الأول.
4. العنوان والشركة
تأكد من إضافة عنوانك الوظيفي الحالي واسم شركتك في توقيع بريدك الإلكتروني حتى لا يكون هناك مجال للالتباس حول من أنت، خاصة إذا كنت ترسل بريدًا باردًا إلى عملاء محتملين. إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على وظيفة، فننصحك بترك معلومات التوظيف الحالية (البريد الإلكتروني ورقم الهاتف) خارج توقيعك.
5. معلومات الاتصال
على الرغم من أن مستقبل رسالتك يعرف بالفعل عنوان بريدك الإلكتروني، فمن المفيد دائمًا تقديم معلومات اتصال إضافية في توقيع بريدك الإلكتروني، مثل رقم هاتفك المباشر، حيث قد يفضل بعض الأشخاص الوصول إليك من خلال قنوات اتصال أخرى.
6. موارد إضافية
قد تفكر أيضًا في إضافة روابط إلى توقيعك. يمكن أن يكون الرابط رابطًا إلى موقع الويب الخاص بك أو ملف تعريف LinkedIn الخاص بك أو حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الأخرى ذات الصلة أو صفحة هبوط تريد الترويج لها أو محفظتك الرقمية أو آخر منشور مدونة لك، إلخ.
أمثلة وقوالب لإنهاء رسائل البريد الإلكتروني
توقيعات البريد الإلكتروني الاحترافية وعبارات الإغلاق
عند تحديد نوع التوقيع الذي تريد استخدامه لإنهاء بريدك الإلكتروني للأعمال، فكر في من تراسله ولماذا. إذا لم تكن متأكدًا من التوقيع الأنسب في موقف معين، فمن الأفضل اختيار عبارة إغلاق أكثر رسمية. “أفضل”، “أطيب التحيات”، “كل التوفيق”، و “أطيب التحيات” هي بعض من أأمن إغلاقات البريد الإلكتروني التي يمكن استخدامها في جميع الحالات وجميع أنواع رسائل البريد الإلكتروني. إليك بعض الأمثلة الأخرى على أكثر إغلاقات البريد الإلكتروني الاحترافية شيوعًا واستخدامًا:
عبارات إغلاق البريد الإلكتروني الرسمية:
- أطيب التحيات،
- أطيب التحيات،
- أطيب التحيات،
- أفضل،
- أطيب الأمنيات،
- مع أطيب الأمنيات،
- كل التوفيق،
- بصدق،
- بصدق،
- بصدق،
- بصدق،
- أطيب الأمنيات،
عبارات إغلاق البريد الإلكتروني غير الرسمية:
- نتحدث قريبًا،
- إلى اللقاء،
- تحياتي،
- اعتن بنفسك،
- حظًا موفقًا،
- أتمنى لك نهاية أسبوع رائعة!
- أتمنى لك يومًا رائعًا!
- أتمنى لك يومًا منتجًا!
- استمتع بـ [يوم الأسبوع]/الأسبوع/نهاية الأسبوع]،
- سعيد [يوم الأسبوع]،
- عطلة سعيدة،
- آمل أن يكون هذا مفيدًا،
عبارات الإغلاق التي تظهر التقدير:
- شكرًا لك،
- شكرًا،
- شكرًا جزيلاً،
- شكرًا مرة أخرى،
- شكرًا جزيلاً،
- أقدر ذلك كثيرًا،
- مع التقديرات،
- أقدر [مساعدتك/ مدخلاتك/ ملاحظاتك]
- شكرًا لك مقدمًا،
- شكرًا على القراءة،
- شكرًا على مساعدتك،
- شكرًا على اعتبارك،
- شكرًا لك على [صبرك/ وقتك/ تعاونك].
أمثلة على أسطر إغلاق البريد الإلكتروني
بناءً على سياق رسالة بريدك الإلكتروني، يمكنك أيضًا إضافة جملة إغلاق قصيرة قبل توقيعك. استخدم أحد أسطر الإغلاق المجربة والموثوقة التالية للتأكد من إنهاء رسالتك على ملاحظة إيجابية وإعلام المستقبلين بأنك تتوقع ردهم أو مزيدًا من الحوار.
- أتطلع إلى سماع رأيك.
- أتطلع إلى ردك.
- أتطلع إلى التواصل قريبًا.
- أتطلع إلى رؤيتك الأسبوع القادم.
- آمل أن أسمع منك قريبًا.
- سأقدر ردك.
- آمل أن يكون أسبوعك قد بدأ بشكل جيد.
- يسعدني المساعدة إذا كنت تريد معرفة المزيد.
- يرجى عدم التردد في الاتصال بي في أي وقت.
- إذا كان لديك أي أسئلة، يرجى إرسال بريد إلكتروني أو الاتصال بي.
- إذا كان هناك أي شيء يمكنني فعله لمساعدتك، فقط أرسل لي رسالة
- إذا كان هناك أي شيء يمكنني مساعدتك به، فقط أخبرني.
- إذا كان بإمكاني تقديم أي مساعدة إضافية، يرجى إعلامي.
- أنا تحت تصرفك لأي أسئلة أو مخاوف قد تكون لديك.
- يمكنك الوصول إلي على [رقم الهاتف] إذا كان هناك أي شيء تود مناقشته.
- إذا كنت بحاجة إلى أي معلومات إضافية، يمكنك جدولة مكالمة معي باستخدام هذا الرابط.
- لا تتردد في الاتصال بنا مرة أخرى إذا كان هناك أي شيء يمكننا مساعدتك به.
- أتطلع إلى التعامل معك في المستقبل.
- استمتعت بالعمل معك وأتطلع إلى…
- شكرًا مرة أخرى على مساعدتك في هذا الأمر.
- شكرًا لك على وقتك.
- شكرًا لك على أخذ هذا في الاعتبار.
- أود أن أسمع ملاحظاتك.
- سأقدر حقًا ملاحظاتك على…
- يرجى إعلامي برأيك.
كيفية إنهاء بريد إلكتروني بارد للمبيعات
قد يكون من الصعب على أي متخصص في المبيعات معرفة الطريقة الصحيحة لإنهاء بريد إلكتروني للتواصل البارد. إليك بعض الأمثلة على ما يمكنك تضمينه في نهاية رسائل البريد الإلكتروني الباردة للمبيعات لحث العميل المحتمل على الرد:
“إذا كنت تريد معرفة المزيد عن كيفية مساعدة [الشركة] لك في [تحقيق أهداف محددة]، فلا تتردد في حجز وقت في تقويمي هنا: [الرابط]. أتطلع إلى سماع رأيك.”
“هل أنت متاح لمكالمة مدتها 10 دقائق في [التاريخ والوقت]؟ فقط أخبرني بما يناسبك، سأكون سعيدًا بالعمل حول جدولك الزمني.”
“هل لديك 5-10 دقائق لمناقشة كيفية مساعدة [شركتهم] على تحقيق [أهداف محددة]؟ إذا كان الأمر كذلك، كيف يبدو تقويمك هذا الأسبوع؟”
“سيكون من الرائع سماع أفكارك واستكشاف كيفية توافق هذا [الحل/ الأداة/ الاستراتيجية] مع [شركتهم]. هل لديك 15 دقيقة هذا الأسبوع؟”
“إذا كنت تريد سماع المزيد عن هذا بالتفصيل، فسأكون سعيدًا بقضاء 30 دقيقة لإخبارك بكل ما تحتاج إلى معرفته. فقط أخبرني إذا كان لديك أي أسئلة أو تريد محادثة أكثر تعمقًا.”
كيفية إنهاء بريد إلكتروني متابعة للمبيعات
رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة ضرورية في أي استراتيجية بريد إلكتروني بارد. إليك كيفية إنهاء بريد إلكتروني متابعة للمبيعات لتشجيع عميلك المحتمل على الرد حتى لو كانت محاولاتك السابقة للتواصل غير ناجحة:
“إذا كنت الشخص المناسب للتحدث معه، كيف يبدو تقويمك؟ إذا لم تكن كذلك، من تنصح بأن أتحدث معه؟”
“هل أنت الشخص المناسب للتحدث معه بشأن هذا؟ إذا لم تكن كذلك، هل يمكنك مساعدتي في العثور على صانع القرار ذي الصلة؟ أتطلع إلى ردك.”
“أود حقًا أن أحصل على 20 دقيقة من وقتك لأنني أشعر أنه يمكننا إضافة قيمة حقيقية إلى [مجال عملياتك]. هل يمكننا حجز مكالمة أو اجتماع؟”
“هل فكرت أكثر في اقتراحي؟ سأكون سعيدًا بإجراء مراجعة سريعة له عبر الهاتف والإجابة على أي أسئلة قد تكون لديك. ما الوقت المناسب لك لإجراء محادثة سريعة؟”
“يرجى إعلامي عندما تتاح لك فرصة للنظر في هذه المعلومات وتريد مني أن أتصل بك لمناقشتها. سأكون سعيدًا بالإجابة على أي أسئلة لديك.”
كيفية إنهاء بريد إلكتروني بعد الشراء/ترحيب العميل
رسائل البريد الإلكتروني بعد الشراء ورسائل ترحيب العميل هي من بين أهم رسائل البريد الإلكتروني في حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني التي تهدف إلى بناء علاقات عملاء طويلة الأجل. إليك كيف قد تبدو عبارات إغلاق بريدك الإلكتروني لهذه الأنواع من رسائل البريد الإلكتروني:
“شكرًا مرة أخرى على التسوق معنا في [العلامة التجارية]. إذا كان لديك أي أسئلة أو تحتاج إلى مساعدة - أخبرنا! سنفعل كل ما في وسعنا للتأكد من أنك تحب تجربتك معنا.”
“إذا فشلنا في تلبية توقعاتك بشأن جودة منتجاتنا أو أوقات التسليم أو أي شيء آخر - يمكنك دائمًا التواصل مع فريق دعم العملاء لدينا على [البريد الإلكتروني] أو [الرقم].”
“إذا كنت مهتمًا بمعرفة المزيد عن منتجك، فلا تتردد في الاتصال بي أو أي شخص آخر في فريق الدعم لدينا في أي وقت. نحن هنا دائمًا لمساعدتك بأي طريقة يمكننا.”
“أود أن أسمع رأيك في [المنتج] وإذا كان هناك أي شيء يمكننا تحسينه. إذا كان لديك أي أسئلة، يرجى الرد على هذا البريد الإلكتروني. أنا دائمًا سعيد بالمساعدة!”
“شكرًا مرة أخرى على الاشتراك في [المنتج/ الخدمة]. نحن هنا دائمًا ونحب سماع أخبارك. إذا احتجت إلى مساعدة أو لديك أفكار أو تريد فقط أن تقول مرحبا، يرجى التواصل معنا، وسنرد عليك في غضون بضع ساعات.”
كيفية إنهاء بريد إلكتروني لخدمة العملاء
عند إنهاء رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء، من الجيد دائمًا تشجيع عملائك على التواصل في حالة وجود أي أسئلة أو مشاكل أو مخاوف أخرى. يجب عليك أيضًا طمأنتهم بأنك مستعد دائمًا للمساعدة. إليك بعض الأمثلة المفيدة التي يمكنك استخدامها لإنهاء رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء:
“سأتواصل مع فريق المنتج الخاص بنا وسأعود إليك في غضون ثلاثين دقيقة برد شامل. في الوقت الحالي، أخبرني إذا كان لديك أي أسئلة أو تعليقات أو مخاوف أخرى.”
“نحن نحب مساعدة عملائنا على الحصول على أفضل ما يمكن من منتجاتنا. إذا كان هناك أي شيء آخر يمكننا مساعدتك به، فلا تتردد في التواصل.”
“يرجى إعلامنا إذا كنت لا تزال غير قادر على [ … ] حتى نتمكن من مساعدتك في حل هذه المشكلة والتأكد من أنك تستمتع بـ [الأداة/ التطبيق] في أسرع وقت ممكن. شكرًا مرة أخرى على الاتصال بنا، نحن دائمًا سعداء بالمساعدة.”
“نحن هنا دائمًا للإجابة على أي أسئلة أو مخاوف قد تكون لديك. يرجى عدم التردد في الاتصال بفريق الدعم لدينا على [رقم الهاتف]، أو الرد على هذه الرسالة وسنكون سعداء جدًا بالمساعدة.”
“سنكون ممتنين إذا تركت تقييمًا على صفحة Facebook الخاصة بنا حيث يمكن لرؤيتك أن تساعد الآخرين في وضعك. شكرًا مرة أخرى على إعلامنا وشعور حر بالاتصال بنا إذا كان لديك أي أسئلة.”
كيفية إنهاء بريد إلكتروني اعتذار العميل
عندما يتعلق الأمر بكتابة رسائل بريد إلكتروني اعتذار العميل والتعامل مع العملاء الغاضبين، يجب عليك إعادة بيان اعتذارك مرة أخرى في نهاية بريدك الإلكتروني، وقول أنك تقدر صبرهم وفهمهم:
“مرة أخرى، أعتذر بصدق عن الإزعاج. يرجى الاتصال بفريق دعم العملاء لدينا لأي مخاوف أخرى قد تكون لديك - وكلائنا هنا دائمًا للمساعدة.”
“لقد نقلت ملاحظاتك إلى بقية الفريق ويمكنني أن أؤكد لك أن هذا الخطأ لن يحدث في المستقبل. ومع ذلك، إذا كان هناك أي شيء آخر يمكنني مساعدتك به في الوقت الحالي، فلا تتردد في التواصل وسأكون سعيدًا جدًا بالمساعدة.”
“شكرًا مرة أخرى على صبرك وعلى إحضار المشكلة إلى انتباهنا. في الوقت الحالي، سنعطيك [تفاصيل عرضك] كاعتذار إضافي. إذا كانت هناك أي مشاكل أخرى تحتاج إلى معالجة، فلا تتردد في الاتصال بنا.”
“شكرًا لك على صبرك وفهمك. كن مطمئنًا، نحن نفعل كل ما في وسعنا لمنع حدوث هذا مرة أخرى. إذا كان لديك أي أسئلة أخرى أو واجهت أي مشكلة أخرى، أخبرني، سأكون سعيدًا بالمساعدة.”
“مرة أخرى، اقبل اعتذاراتنا. نحن نقدر حقًا فهمك في هذا الأمر. يرجى عدم التردد في التواصل معي بأي أسئلة قد تكون لديك - أنا على بعد بريد إلكتروني واحد فقط!”
الخلاصة
نهاية البريد الإلكتروني عادة ما تكون مجرد ملاحظة إغلاق أو جملة قصيرة متبوعة بتوقيعك، ومع ذلك فإن العثور على الكلمات الصحيحة والنبرة الصحيحة لإغلاق رسالة بريدك الإلكتروني غالبًا ما يتطلب قدرًا كبيرًا من التفكير. يمكن لطريقة إنهاء البريد الإلكتروني أن تؤثر بشكل كبير على قرار المستقبل بالرد على بريدك الإلكتروني. معرفة كيفية إنهاء رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية هي مفتاح التواصل التجاري الفعال، وترك القارئ بانطباع إيجابي، وزيادة معدلات الرد على البريد الإلكتروني. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية إنهاء بريدك الإلكتروني التجاري التالي، فقد تكون الأمثلة المذكورة أعلاه لإغلاقات البريد الإلكتروني مفيدة.
